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La mise en place de la mutuelle d’entreprise doit suivre certaines règles pour être conforme à la législation. On fait le point sur les obligations de l'employeur.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise : une obligation légale

Depuis la loi ANI (accord national interprofessionnel) du 14 juin 2013, les employeurs du secteur privé ont l’obligation de proposer une complémentaire santé à leurs salariés. 

Toutes les entreprises sont concernées, quelle que soit leur taille. Cette obligation légale s’applique à l’ensemble des salariés qu’ils soient en CDD, en CDI, apprentis, etc. Ils ont l’obligation d’adhérer à la complémentaire santé proposée par leur employeur sauf à justifier d’un cas de dispense.

La loi ANI est entrée en vigueur le 1er janvier 2016. Depuis cette date, toutes les entreprises ont normalement souscrit une mutuelle d’entreprise. Mais pas n’importe laquelle ! Entre autres obligations, l’employeur doit :

  • Choisir un contrat contenant les garanties minimales du panier de soins ANI ;

  • Prendre en charge au minimum 50 % des cotisations à la mutuelle d’entreprise ;

  • Respecter les règles posées par la convention collective de son secteur d’activité ou de sa branche professionnelle, etc.

Les étapes de la mise en place de la mutuelle 

La consultation du conseil économique et social

Depuis le 1er janvier 2020, le conseil économique et social (CSE) est l’unique instance représentant les salariés dans l’entreprise. 

Avant la souscription ou la modification de la mutuelle d’entreprise, l’employeur a l’obligation d’informer et de consulter le CSE.

Le rôle du CSE en matière de complémentaire santé est principalement consultatif. Le dirigeant peut ne pas tenir compte de son avis. En pratique, les recommandations émises par le CSE peuvent aiguiller l’employeur sur les besoins et attentes des salariés pour leur complémentaire santé.

Le contenu de l’acte fondateur de la mutuelle

L’acte instaurant la mutuelle d’entreprise devra contenir diverses informations : 

  • Le caractère obligatoire de la couverture santé collective ;

  • Les bénéficiaires du contrat : création de catégories objectives de salariés (par exemple cadres/non-cadres), prise en charge des ayants droit…;

  • Le montant de la participation de l’employeur aux cotisations ;

  • Les dispenses d’adhésion ; 

  • Les modalités de révision ou de dénonciation du contrat ;

  • Le niveau des garanties, etc.

⚠️ Attention

Ne détaillez pas excessivement le contenu de l’acte, sans non plus tomber dans l’excès inverse en rédigeant un acte trop succinct (et potentiellement non-conforme).

Par exemple, on peut renvoyer vers le contrat d’assurance pour les tarifs, le nom de l’assureur ou les petits détails des garanties. 

Notons que depuis une décision du Conseil constitutionnel de 2013, l’employeur est totalement libre de choisir l’assureur qu’il souhaite. Une convention collective ne peut plus lui imposer de recourir à un assureur en particulier (ce qu’on appelle les « clauses de désignation »).

Les modes de mise en place de la mutuelle

La mutuelle d’entreprise peut être mise en place par 3 modes différents : 

  • Un accord collectif (accord d’entreprise, accord de branche) ;

  • Un référendum au sein de l’entreprise ;

  • Une décision unilatérale de l’employeur (DUE).

En règle générale, la mutuelle d’entreprise est mise en place par la voie de la négociation. Mais dans les petites entreprises (TPE, PME), l’employeur préfère souvent recourir à une décision unilatérale. 

L’intérêt de la DUE est sa simplicité et sa rapidité. La négociation avec les partenaires sociaux est optionnelle. Point important : la DUE doit être notifiée à chaque salarié individuellement par écrit.

En cas de modification ultérieure de la mutuelle, le mode de modification est conditionné par l’acte fondateur :

  • La mutuelle a été mise en place par un référendum : les modifications sont possibles par référendum ou accord collectif ;

  • La mutuelle a été mise en place par un accord collectif : seul un autre accord collectif peut la modifier ;

  • La mutuelle a été mise en place par une DUE : les 3 options sont possibles.

Le devoir d’information de l’employeur

L’employeur doit remettre à ses salariés une notice d’information complète sur la complémentaire santé. Fournie par l’assureur, cette notice d’information permet à l’assureur de s’acquitter de son devoir d’information et de conseil envers l’entreprise. Elle contient notamment les informations suivantes :

  • Le détail des garanties ;

  • L’identification des bénéficiaires ; 

  • Les formalités de souscription, etc.

L’employeur doit aussi transmettre aux salariés : 

  • Une copie de l’acte instaurant la couverture complémentaire ;

  • Un bulletin d’adhésion à la complémentaire santé.

En cas de modification de la mutuelle d’entreprise, les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant leur entrée en vigueur. Si l’acte fondateur de la mutuelle est une DUE, il doit être dénoncé auprès de chaque salarié. Il est conseillé de conserver une preuve de cet écrit.

Après la mise en place de la mutuelle d’entreprise

La paie des salariés

Les cotisations à la mutuelle d’entreprise doivent apparaître sur les fiches de paie des salariés. Il faut donc prévenir le gestionnaire de paie pour qu’il en tienne compte dans les bulletins de paie.

Il doit également veiller à ce que la déclaration sociale nominative (DSN) soit bien configurée. Généralisée en 2017, la DSN assure une circulation efficace des informations entre la mutuelle et l’entreprise et limite le risque d’erreur grâce à une actualisation régulière des données.

Les arrivées et départs des salariés

Les arrivées et départs des salariés sont fréquents dans une entreprise. À chaque fois, il faut respecter certaines formalités.

En cas d’embauche d’un salarié : 

  • Transmettre les documents relatifs à la mutuelle (bulletin d’adhésion et copie de l’acte fondateur) ;

  • Contrôler les justificatifs des dispenses demandées. 

En cas de départ d’un salarié :

  • Permettre l’utilisation de son droit à la portabilité, c’est-à-dire la possibilité de conserver la mutuelle d’entreprise pendant 12 mois maximum après son départ de l’entreprise ;

  • Avertir l’assureur de la rupture du contrat de travail ;

  • Mentionner le maintien éventuel des garanties santé dans le certificat de travail du salarié.

***

Si vous suivez ces étapes, la mise en place de la mutuelle d’entreprise sera un jeu d’enfant. 

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