Mutuelle d'entreprise à l'embauche et départ d'un salarié : que devez-vous faire ?

Les entreprises ont l’obligation de mettre en place une assurance santé collective à proposer à l’ensemble de leur personnel, et de la financer à hauteur de 50 % minimum.

En cas d’arrivée d’un employé dans l’entreprise, elle doit donc s’assurer qu’il adhère à l’assurance complémentaire santé de l’entreprise.

Concrètement, elle devra :

Le salarié remplit alors le bulletin et l’envoie à l’assureur santé, accompagné des justificatifs demandés (relevé d’identité bancaire, attestation de Sécurité sociale, etc.) et reçoit ensuite une attestation d’affiliation à la complémentaire santé collective.

Bien que l’adhésion soit obligatoire, il existe des  cas de dispense prévus par la loi . Le salarié doit alors fournir un justificatif en cours de validité (par exemple une attestation de couverture collective au titre d’ayant droit).

Notez qu’il appartient à l’entreprise de contrôler que les justificatifs fournis par ses salariés sont valables et d’effectuer une veille régulière quant à leur mise à jour. C’est important, car, en cas de contrôle de l’URSSAF, l’inspecteur vérifie que les effectifs sont bien affiliés à la complémentaire santé. Il peut également contrôler la validité des dispenses d’adhésion, et appliquer des pénalités et sanctions financières si besoin.

Si vous êtes chez Alan, par contre, les arrivées comme les départs se gèrent en quelques clics sur votre espace administrateur tandis qu’on s’occupe de vérifier à votre place la validité des justificatifs d’adhésion et de dispense.

Lorsqu’un salarié quitte son entreprise, il peut continuer à bénéficier gratuitement du contrat de santé collectif, même après son départ. C’est ce qu’on appelle la « portabilité des droits ».

Ce dispositif a été créé par la loi Evin n° 89-1009 du 31 décembre 1989 et renforcé par la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 pour la sécurisation de l’emploi.

Pour profiter de la portabilité, le salarié doit remplir trois conditions :

Le type de contrat n’a pas d’importance : les employés en CDI, CDD d’une durée supérieure à 1 mois, mais aussi les intérimaires, alternants et apprentis, peuvent tous bénéficier de la prolongation des droits à la mutuelle d’entreprise.

L’article L911-8 du Code de la Sécurité sociale impose à l’employeur trois obligations principales en matière de mutuelle en cas de départ du salarié :

De son côté, le salarié doit transmettre à l’organisme de mutuelle une attestation d’indemnités Pôle emploi pour pouvoir bénéficier de la portabilité.

C'est la complémentaire santé de l'entreprise qui prend la couverture de l'ancien salarié en charge. Dans l'absolu, le coût est répercuté sur le reste des adhérents, mais ça ne rajoute pas de frais à l'entreprise. L'ancien salarié, quant à lui, ne paye rien.

Un salarié en CDD, intérim, contrat d’apprentissage ou d’alternance est arrivé au terme naturel de sa mission : il bénéficie automatiquement de la portabilité.

Le salarié qui quitte l’entreprise de son plein gré n’est pas éligible à la portabilité, sauf s’il le fait pour un motif légitime. Pourquoi ? Tout simplement parce que pour bénéficier de la prolongation de la protection santé, il faut avoir le droit de toucher l’assurance chômage, ce qui n’est généralement pas le cas quand on démissionne.La seule obligation de l’entreprise est alors d’avertir l’assureur de la fin du contrat.

Dans le cadre d’une fin de période d’essai, la solution dépend de la personne à l’origine de la rupture. Si c’est l’entreprise qui rompt la période d’essai, le salarié bénéficie de la portabilité, à condition qu’il ait adhéré à la couverture collective pendant au moins 1 mois.Si c’est lui qui prend l’initiative de mettre un terme à la période d’essai, il perd ce droit, comme pour une démission.

La rupture du contrat de travail d’un commun accord ouvre les droits du salarié aux allocations Pôle emploi : il est donc éligible à la portabilité. L’entreprise doit remplir l’ensemble de ses obligations évoquées plus haut.

Pour savoir si le salarié a droit à la portabilité, il faut regarder la cause du licenciement :

Attention, donc, à ne pas confondre « faute grave » et « faute lourde ».

Les salariés qui partent en retraite n’ont pas accès à la portabilité. Par contre, ils peuvent demander à leurs frais le maintien de la complémentaire sous forme de mutuelle individuelle. Ce dispositif s’appelle le « droit de suite » (on en parle juste en dessous).

Les personnes reconnues invalides ou en incapacité de travail ne bénéficient pas de la prolongation des droits à l’assurance santé. Le droit de suite leur est en revanche également ouvert. En effet, la Sécurité Sociale prévoit un système de pension d’invalidité, différent de la portabilité, pour compenser la perte de salaire pour les personnes concernées.

La portabilité s’étend sur une durée égale au nombre de mois passés par l’employé dans l’entreprise, pour une période de 12 mois maximum. Elle cesse lorsque l’assuré trouve un nouvel emploi.

Notez que les mois entamés comptent comme des mois complets : si un salarié passe 3 mois et 1 jour dans l’entreprise, il a droit à 4 mois de portabilité.

À son terme s’ouvre le droit de suite, c’est-à-dire la possibilité pour l’employé de transformer sa complémentaire santé collective en contrat individuel, à ses frais, moyennant un nouvel accord de tarifs avec l’organisme d’assurance. En pratique, ce dernier doit formuler une nouvelle proposition contractuelle et l’assuré a jusqu’à 6 mois pour l’accepter.