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Comment mettre en place sa mutuelle d’entreprise ?

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La mise en place d’une mutuelle d’entreprise ressemble à un parcours du combattant pour de nombreux employeurs. On vous rassure, il n’en est rien. 

Vous cherchez un guide complet pour vous aider à proposer une complémentaire santé à votre équipe ? Le voici.👇

Au programme : 

  • on fait le point sur les obligations légales de l’employeur ;

  • on revient sur les différentes étapes de mise en place d’une mutuelle d’entreprise ;

  • on vous explique comment gérer les formalités liées à la mutuelle en cas d’arrivées et de départs de salariés.

Vous êtes prêt ? C’est parti 🚀 

Mise en place d’une mutuelle d’entreprise : que dit la loi ?

Pas d’exception : depuis 2016 et l’entrée en vigueur de la loi ANI (Accord National Interprofessionnel), toutes les entreprises doivent proposer une complémentaire santé à leurs salariés. 

C’est à l’employeur que revient le choix de la mutuelle d’entreprise. Et désormais, chaque employé doit y adhérer, sauf s’il justifie d’un cas de dispense.

✅ En gros, voici ce qu’impose la loi aux employeurs :

  • choisir un contrat contenant les garanties minimales du panier de soins ANI ;

  • prendre en charge au moins 50 % des cotisations de la mutuelle des salariés ;

  • suivre les règles de la convention collective de chaque secteur d’activité.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise en 4 étapes

Étape 1 : informer le conseil économique et social (CSE)

Avant toute souscription, vous devez consulter le représentant unique des salariés, le conseil économique et social (CSE).

❌ Et s’il refuse, on fait quoi ?

Pas de panique, c’est l’employeur qui décide. Le rôle du CSE est purement consultatif

Vous pouvez ne pas tenir compte de son avis. Mais ses recommandations vous aideront à comprendre les besoins de vos salariés en matière de complémentaire santé. C’est tout.

Étape 2 : rédiger l’acte de la mutuelle d’entreprise

Passons aux formalités ! 📑

Vous devez à présent rédiger le contenu de l’acte fondateur de la complémentaire santé

Vous manquez d’inspiration ? Voici un panaché d’informations pertinentes à mentionner 👇

  • le caractère obligatoire de la couverture santé collective ;

  • les catégories des bénéficiaires du contrat (cadres/non-cadres, prise en charge des ayants droit…) ;

  • le montant de la participation de l’employeur aux cotisations ;

  • les conditions de dispense d’adhésion ;

  • les modalités de révision ou de dénonciation du contrat ;

  • les niveaux de garantie.

👌 Le bon dosage

Ni trop, ni pas assez. On vous recommande d’éviter l’excès de détail dans le contenu de l’acte. Préférez plutôt renvoyer le souscripteur vers la rubrique concernée dans son contrat d’assurance. Mais ne soyez pas trop brefs non plus, ce serait dommage de produire un document non conforme !

Au fait ! Depuis une décision du conseil constitutionnel qui date de 2013, vous êtes libre de prendre l’assureur de votre choix. La convention collective ne peut plus vous imposer quoi que ce soit à ce sujet.

Étape 3 : voter la mise en place de la mutuelle d’entreprise

Se mettre d’accord sur le choix d’une complémentaire santé

On passe aux choses sérieuses, il est temps de prendre une décision.

Et pour ce faire, l’entreprise a le choix entre 3 options pour trouver un accord :

1️⃣ L’accord collectif (accord d’entreprise, accord de branche).

2️⃣ Le référendum dans l’entreprise.

3️⃣ La décision unilatérale de l’employeur (DUE) : simple et rapide, vous n’êtes pas obligé de négocier avec les partenaires sociaux. Par contre, la DUE doit être notifiée par écrit à chaque salarié.

Se mettre d’accord pour tout changement 

Et pour les modifications futures, comment ça se passe ? 🧐

Tout dépend du mode de décision qui a été choisi au moment de la mise en place de la mutuelle :

👉 par référendum au départ, vous pourrez voter les modifications de la même manière ou par un accord collectif ;

👉 avec un accord collectif au moment de la mise en place, les modifications se feront aussi via un accord collectif ;

👉 si la mutuelle a été mise en place par une DUE, les 3 options sont possibles.

👩‍🏫 Bon à savoir

En cas de changement concernant la mutuelle, n’oubliez pas de prévenir vos salariés 3 mois à l’avance !

Étape 4 : remettre les documents réglementaires aux salariés

Last step : transmettre l’info aux salariés.

✅ En tant qu’employeur, vous avez un devoir d’information envers vos salariés. C’est à vous de leur remettre la notice d’information de la complémentaire santé. Elle vous est transmise par l’assureur et contient les informations suivantes :

  • le détail des garanties ;

  • l’identification des bénéficiaires ; 

  • les formalités de souscription, etc.

✅ Mais ce n’est pas tout. Vous devez aussi transmettre aux adhérents :

  • une copie de l’acte instituant la couverture complémentaire ;

  • un bulletin d’adhésion à la complémentaire santé.

Mutuelle d’entreprise validée, et après ?

Votre assurance complémentaire est maintenant mise en place, bravo 🎉

Le plus dur est fait ! Voici les dernières infos à savoir.

Remboursement mutuelle santé, comment ça marche ?

Une fois que la mutuelle d’entreprise est mise en place 😎, il ne vous reste qu’à fignoler deux petits détails :

  • prévenir le gestionnaire de paie pour qu’il notifie le paiement des cotisations sur les bulletins de paie ;

  • configurer la DSN. Depuis 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) assure une bonne circulation des informations entre la mutuelle et l’entreprise.

Mutuelle collective : bien gérer les arrivées et les départs de salariés

On ne vous apprend rien, même si vous chouchoutez vos salariés, il arrive parfois qu’ils décident de prendre le large. 🚢 Et derrière eux, vous accueillez de nouveaux visages. 

Côté mutuelle santé, ce sont autant de formalités à respecter, mais promis, une fois encore, rien de bien compliqué. 

  • En cas d’embauche 🤝, vous devez transmettre le bulletin d’adhésion et une copie de l’acte fondateur de la mutuelle au nouvel arrivant. Il vous faut aussi contrôler les justificatifs des dispenses demandées. 

  • En cas de départ 👋, vous devez permettre au salarié l’utilisation de son droit à la portabilité. Ainsi, il peut conserver la mutuelle d’entreprise pendant 12 mois maximum après son départ. L’assureur doit être averti de la rupture du contrat de travail. Enfin, le maintien éventuel des garanties santé doit être mentionné dans le certificat de travail.

🤓 Un peu de lecture

Pour tout savoir sur la fin de contrat, consultez notre article dédié aux conditions de résiliation d’une complémentaire santé.

Alan simplifie la mise en place de votre mutuelle collective !

Vous cherchez une assurance santé simple et efficace pour votre entreprise ? Vous y êtes.👌

 Dès la mise en place de la complémentaire santé, Alan facilite l’accès à la mutuelle d’entreprise :

  • une souscription facile ;

  • des formalités simplifiées ;

  • des cotisations réduites (absence de gestionnaire de mutuelle) ;

  • des remboursements express.

✅ Alan, c’est la mutuelle nouvelle génération qui met à disposition des entreprises et de leurs salariés une application ludique et performante (signature du contrat en ligne, résiliation, portabilité, visualisation des remboursements…).

100 % digital et 100 % humain, nos conseillers restent à votre écoute du lundi au samedi pour vous accompagner dans toutes vos démarches.

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Mis à jour le 22/04/2022

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