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Mettre en place la mutuelle au sein de votre entreprise

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Mis Ă  jour le
26 février 2024
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26 février 2024
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Dans cet article

La mise en place d’une mutuelle d’entreprise ressemble à un parcours du combattant pour de nombreux employeurs. On vous rassure, il n’en est rien. 

Vous cherchez un guide complet pour vous aider Ă  proposer une complĂ©mentaire santĂ© Ă  votre Ă©quipe ? Le voici.👇

Au programme : 

  • on fait le point sur les obligations lĂ©gales de l’employeur ;
  • on revient sur les diffĂ©rentes Ă©tapes de mise en place d’une mutuelle d’entreprise ;
  • on vous explique comment gĂ©rer les formalitĂ©s liĂ©es Ă  la mutuelle en cas d’arrivĂ©es et de dĂ©parts de salariĂ©s.

Vous ĂȘtes prĂȘt ? C’est parti 🚀 

Mise en place d’une mutuelle d’entreprise : que dit la loi ?

Pas d’exception : depuis 2016 et l’entrĂ©e en vigueur de la loi ANI (Accord National Interprofessionnel), toutes les entreprises doivent proposer une complĂ©mentaire santĂ© Ă  leurs salariĂ©s. 

C’est Ă  l’employeur que revient le choix de la mutuelle d’entreprise. Et dĂ©sormais, chaque employĂ© doit y adhĂ©rer, sauf s’il justifie d’un cas de dispense.

✅ En gros, voici ce qu’impose la loi aux employeurs :

  • choisir un contrat contenant les garanties minimales du panier de soins ANI ;
  • prendre en charge au moins 50 % des cotisations de la mutuelle des salariĂ©s ;
  • suivre les rĂšgles de la convention collective de chaque secteur d’activitĂ©.

Mettre en place une mutuelle d’entreprise en 4 Ă©tapes

Étape 1 : informer le conseil Ă©conomique et social (CSE)

Avant toute souscription, vous devez consulter le représentant unique des salariés, le conseil économique et social (CSE).

❌ Et s’il refuse, on fait quoi ?

Pas de panique, c’est l’employeur qui dĂ©cide. Le rĂŽle du CSE est purement consultatif. 

Vous pouvez ne pas tenir compte de son avis. Mais ses recommandations vous aideront Ă  comprendre les besoins de vos salariĂ©s en matiĂšre de complĂ©mentaire santĂ©. C’est tout.

Étape 2 : rĂ©diger l’acte de la mutuelle d’entreprise

Passons aux formalitĂ©s ! 📑

Vous devez Ă  prĂ©sent rĂ©diger le contenu de l’acte fondateur de la complĂ©mentaire santĂ©. 

Vous manquez d’inspiration ? Voici un panachĂ© d’informations pertinentes Ă  mentionner 👇

  • le caractĂšre obligatoire de la couverture santĂ© collective ;
  • les catĂ©gories des bĂ©nĂ©ficiaires du contrat (cadres/non-cadres, prise en charge des ayants droit
) ;
  • le montant de la participation de l’employeur aux cotisations ;
  • les conditions de dispense d’adhĂ©sion ;
  • les modalitĂ©s de rĂ©vision ou de dĂ©nonciation du contrat ;
  • les niveaux de garantie.
Le bon dosage

Ni trop, ni pas assez. On vous recommande d’éviter l’excĂšs de dĂ©tail dans le contenu de l’acte. PrĂ©fĂ©rez plutĂŽt renvoyer le souscripteur vers la rubrique concernĂ©e dans son contrat d’assurance. Mais ne soyez pas trop brefs non plus, ce serait dommage de produire un document non conforme !

Au fait ! Depuis une dĂ©cision du conseil constitutionnel qui date de 2013, vous ĂȘtes libre de prendre l’assureur de votre choix. La convention collective ne peut plus vous imposer quoi que ce soit Ă  ce sujet.

Étape 3 : voter la mise en place de la mutuelle d’entreprise

Se mettre d’accord sur le choix d’une complĂ©mentaire santĂ©

On passe aux choses sérieuses, il est temps de prendre une décision.

Et pour ce faire, l’entreprise a le choix entre 3 options pour trouver un accord :

1ïžâƒŁ L’accord collectif (accord d’entreprise, accord de branche).

2ïžâƒŁ Le rĂ©fĂ©rendum dans l’entreprise.

3ïžâƒŁ La dĂ©cision unilatĂ©rale de l’employeur (DUE) : simple et rapide, vous n’ĂȘtes pas obligĂ© de nĂ©gocier avec les partenaires sociaux. Par contre, la DUE doit ĂȘtre notifiĂ©e par Ă©crit Ă  chaque salariĂ©.

Se mettre d’accord pour tout changement 

Et pour les modifications futures, comment ça se passe ? 🧐

Tout dépend du mode de décision qui a été choisi au moment de la mise en place de la mutuelle :

👉 par rĂ©fĂ©rendum au dĂ©part, vous pourrez voter les modifications de la mĂȘme maniĂšre ou par un accord collectif ;

👉 avec un accord collectif au moment de la mise en place, les modifications se feront aussi via un accord collectif ;

👉 si la mutuelle a Ă©tĂ© mise en place par une DUE, les 3 options sont possibles.

‍ Bon à savoir

En cas de changement concernant la mutuelle, n’oubliez pas de prĂ©venir vos salariĂ©s 3 mois Ă  l’avance !

Étape 4 : remettre les documents rĂ©glementaires aux salariĂ©s

Last step : transmettre l’info aux salariĂ©s.

✅ En tant qu’employeur, vous avez un devoir d’information envers vos salariĂ©s. C’est Ă  vous de leur remettre la notice d’information de la complĂ©mentaire santĂ©. Elle vous est transmise par l’assureur et contient les informations suivantes :

  • le dĂ©tail des garanties ;

  • l’identification des bĂ©nĂ©ficiaires ; 

  • les formalitĂ©s de souscription, etc.

✅ Mais ce n’est pas tout. Vous devez aussi transmettre aux adhĂ©rents :

  • une copie de l’acte instituant la couverture complĂ©mentaire ;

  • un bulletin d’adhĂ©sion Ă  la complĂ©mentaire santĂ©.
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Mutuelle d’entreprise validĂ©e, et aprĂšs ?

Votre assurance complĂ©mentaire est maintenant mise en place, bravo 🎉

Le plus dur est fait ! Voici les derniĂšres infos Ă  savoir.

Remboursement mutuelle santĂ©, comment ça marche ?

Une fois que la mutuelle d’entreprise est mise en place 😎, il ne vous reste qu’à fignoler deux petits dĂ©tails :

  • prĂ©venir le gestionnaire de paie pour qu’il notifie le paiement des cotisations sur les bulletins de paie ;
  • configurer la DSN. Depuis 2017, la DĂ©claration Sociale Nominative (DSN) assure une bonne circulation des informations entre la mutuelle et l’entreprise.

Mutuelle collective : bien gérer les arrivées et les départs de salariés

On ne vous apprend rien, mĂȘme si vous chouchoutez vos salariĂ©s, il arrive parfois qu’ils dĂ©cident de prendre le large. 🚱 Et derriĂšre eux, vous accueillez de nouveaux visages. 

CÎté mutuelle santé, ce sont autant de formalités à respecter, mais promis, une fois encore, rien de bien compliqué. 

  • En cas d’embauche đŸ€, vous devez transmettre le bulletin d’adhĂ©sion et une copie de l’acte fondateur de la mutuelle au nouvel arrivant. Il vous faut aussi contrĂŽler les justificatifs des dispenses demandĂ©es. 
  • En cas de dĂ©part 👋, vous devez permettre au salariĂ© l’utilisation de son droit Ă  la portabilitĂ©. Ainsi, il peut conserver la mutuelle d’entreprise pendant 12 mois maximum aprĂšs son dĂ©part. L’assureur doit ĂȘtre averti de la rupture du contrat de travail. Enfin, le maintien Ă©ventuel des garanties santĂ© doit ĂȘtre mentionnĂ© dans le certificat de travail.

Un peu de lecture

Pour tout savoir sur la fin de contrat, consultez notre article dĂ©diĂ© aux conditions de rĂ©siliation d’une complĂ©mentaire santĂ©.

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  • des cotisations rĂ©duites (absence de gestionnaire de mutuelle) ;
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Publié le 29/03/2022

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