En cas d'embauche et de départ d'un salarié

La vie d’une entreprise est rythmée par les arrivées et les départs de salariés. À chacune de ces étapes, vous devez respecter les formalités de l’assurance santé collective. Comment gérer l’adhésion ou le départ d’un salarié ?

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Les démarches de l’employeur en cas d’embauche

L’adhésion du salarié à la mutuelle obligatoire

Les entreprises ont l’obligation de proposer une complémentaire santé à l’ensemble de leur personnel, et de la financer à hauteur de 50 % minimum.

En cas d’arrivée d’un employé dans l’entreprise, elle doit donc s’assurer qu’il adhère à l’assurance complémentaire santé de l’entreprise.

Concrètement, elle devra :

  • Transmettre au salarié un bulletin d’adhésion à la mutuelle collective (papier ou en ligne) ;

  • Lui remettre une notice d’information.

Le salarié remplit alors le bulletin et l’envoie à l’assureur santé, accompagné des justificatifs demandés (relevé d’identité bancaire, attestation de Sécurité sociale, etc.) et reçoit ensuite une attestation d’affiliation à la complémentaire santé collective.

Vérifiez la validité des dispenses d’adhésion

Bien que l’adhésion soit obligatoire, il existe des  cas de dispense prévus par la loi . Le salarié doit alors fournir un justificatif en cours de validité (par exemple une attestation de couverture collective au titre d’ayant droit).

Notez qu’il appartient à l’entreprise de contrôler que les justificatifs fournis par ses salariés sont valables et d’effectuer une veille régulière quant à leur mise à jour. C’est important, car, en cas de contrôle de l’URSSAF, l’inspecteur vérifie que les effectifs sont bien affiliés à la complémentaire santé. Il peut également contrôler la validité des dispenses d’adhésion, et appliquer des pénalités et sanctions financières si besoin.

Si vous êtes chez Alan, par contre, les arrivées comme les départs se gèrent en quelques clics sur votre espace administrateur tandis qu’on s’occupe de vérifier à votre place la validité des justificatifs d’adhésion et de dispense.

Les démarches de l’employeur en cas de départ d’un salarié

Le droit à la portabilité 

Lorsqu’un salarié quitte son entreprise, il peut continuer à bénéficier gratuitement de la complémentaire santé collective, même après son départ. C’est ce qu’on appelle la « portabilité des droits ».

Ce dispositif a été créé par la loi Evin n° 89-1009 du 31 décembre 1989 et renforcé par la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 pour la sécurisation de l’emploi.

Pour profiter de la portabilité, le salarié doit remplir trois conditions :

  • Avoir été affilié à la complémentaire santé collective de l’entreprise pendant qu’il était salarié ;

  • Ne pas avoir démissionné ou été licencié pour faute lourde ;

  • Être éligible aux allocations d’assurance chômage.

Le type de contrat n’a pas d’importance : les employés en CDI, CDD d’une durée supérieure à 1 mois, mais aussi les intérimaires, alternants et apprentis, peuvent tous bénéficier de la prolongation des droits à la mutuelle d’entreprise.

Les obligations de l’entreprise moment du départ

L’article L911-8 du Code de la Sécurité sociale impose à l’employeur trois obligations principales en matière de mutuelle en cas de départ du salarié :

  • L’informer de son droit à une possible portabilité. S’il remplit les conditions, il bénéficie automatiquement de la prolongation de l’assurance santé collective. Il peut toutefois la refuser expressément ;

  • Avertir l’assureur santé de la rupture du contrat de travail ;

  • Mentionner le maintien éventuel des garanties santé dans le certificat de travail remis à l’employé.

De son côté, le salarié doit transmettre à l’organisme de mutuelle une attestation d’indemnités Pôle emploi pour pouvoir bénéficier de la portabilité.

⚠️ Le cas des ayants droit

Au même titre que le salarié lui-même, si ses ayants droit étaient couverts par la complémentaire de l’entreprise au moment de son départ, alors ils sont couverts aussi..

Qu’avez-vous à payer en cas de départ ?

C'est la complémentaire santé de l'entreprise qui prend la couverture de l'ancien salarié en charge. Dans l'absolu, le coût est répercuté sur le reste des adhérents, mais ça ne rajoute pas de frais à l'entreprise. L'ancien salarié, quant à lui, ne paye rien.

Les causes de départ et leur impact

Fin de contrat

Un salarié en CDD, intérim, contrat d’apprentissage ou d’alternance est arrivé au terme naturel de sa mission : il bénéficie automatiquement de la portabilité.

Après une démission

Le salarié qui quitte l’entreprise de son plein gré n’est pas éligible à la portabilité, sauf s’il le fait pour un motif légitime. Pourquoi ? Tout simplement parce que pour bénéficier de la prolongation de la protection santé, il faut avoir le droit de toucher l’assurance chômage, ce qui n’est généralement pas le cas quand on démissionne.La seule obligation de l’entreprise est alors d’avertir l’assureur de la fin du contrat.

Rupture de période d’essai

Dans le cadre d’une fin de période d’essai, la solution dépend de la personne à l’origine de la rupture. Si c’est l’entreprise qui rompt la période d’essai, le salarié bénéficie de la portabilité, à condition qu’il ait adhéré à la couverture collective pendant au moins 1 mois.Si c’est lui qui prend l’initiative de mettre un terme à la période d’essai, il perd ce droit, comme pour une démission.

Rupture conventionnelle

La rupture du contrat de travail d’un commun accord ouvre les droits du salarié aux allocations Pôle emploi : il est donc éligible à la portabilité. L’entreprise doit remplir l’ensemble de ses obligations évoquées plus haut.

Départ du salarié suite à un licenciement

Pour savoir si le salarié a droit à la portabilité, il faut regarder la cause du licenciement :

  • Licenciement pour motif économique/pour motif personnel/pour inaptitude/pour faute simple ou grave : le droit à la portabilité est ouvert ;

  • Licenciement pour faute lourde : ici, la faute commise par l’employé est d’une telle gravité qu’elle empêche la portabilité des droits.

Attention, donc, à ne pas confondre « faute grave » et « faute lourde ».

Départ en retraite

Les salariés qui partent en retraite n’ont pas accès à la portabilité. Par contre, ils peuvent demander à leurs frais le maintien de la complémentaire sous forme de mutuelle individuelle. Ce dispositif s’appelle le « droit de suite » (on en parle juste en dessous).

Départ pour cause d’invalidité ou d’incapacité

Les personnes reconnues invalides ou en incapacité de travail ne bénéficient pas de la prolongation des droits à l’assurance santé. Le droit de suite leur est en revanche également ouvert. En effet, la Sécurité Sociale prévoit un système de pension d’invalidité, différent de la portabilité, pour compenser la perte de salaire pour les personnes concernées.

La durée de la portabilité

La portabilité s’étend sur une durée égale au nombre de mois passés par l’employé dans l’entreprise, pour une période de 12 mois maximum. Elle cesse lorsque l’assuré trouve un nouvel emploi.

Notez que les mois entamés comptent comme des mois complets : si un salarié passe 3 mois et 1 jour dans l’entreprise, il a droit à 4 mois de portabilité.

À son terme s’ouvre le droit de suite, c’est-à-dire la possibilité pour l’employé de transformer sa complémentaire santé collective en contrat individuel, à ses frais, moyennant un nouvel accord de tarifs avec l’organisme d’assurance. En pratique, ce dernier doit formuler une nouvelle proposition contractuelle et l’assuré a jusqu’à 6 mois pour l’accepter. 

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