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À propos d'Alan
Comment Alan construit son produit ?
Aujourd’hui, nous sommes heureux de vous partager les coulisses de notre équipe produit.
Vous y verrez le reflet de notre culture d’entreprise qui met l’accent sur la priorité à nos membres, l’ambition sans peur, l’”ownership” distribué et la transparence radicale. Pour plus d’informations sur nos valeurs et nos principes, tout est résumé 👉 ici.
Les points clefs à retenir
- Une organisation distribuée avec des Areas et des Crews.
- Une stratégie produit qui mêle top-down et bottom-up, avec une vision annuelle, éditée chaque trimestre
- Top-down via un document de stratégie de référence, le Strategy pack
- Bottom-up via les Product Strategy Reviews
- Des cycles de 6 semaines et une semaine de Cooldown au début de chaque trimestre
- Le processus de développement et l’organisation sont en constante évolution pour maximiser le temps consacré à la construction de notre produit
Organisation
Une structure produit à deux niveaux
Les deux concepts principaux de notre organisation produit sont les Areas et les Crews (nous ne travaillons qu’en anglais en interne).
Areas
Les Areas sont responsables d'une partie spécifique du produit. Par exemple :
- L’Area Claims Management, dont la mission est la gestion des remboursements (claims)
- L’Area Health Offering, dont la mission est la création et la gestion de nos services de santé, pour nos membres et admins
- L’Area Growth & Brand, dont la mission est de faire croître Alan en générant des leads, convertissant des prospects et améliorant notre image de marque
Les Areas sont toutes dotées d’une Core team de 4 Alaners. Ce sont des Alaners seniors des différentes communautés produits les plus pertinentes pour l’Area. Ils sont responsables de la stratégie et du succès de l’Area.
Actuellement, Alan compte 9 Areas, chacune composée de plusieurs Crews.
💡Nous avions historiquement une abstraction supplémentaire avec des Units qui regroupaient des Areas. Nous avons enlevé cette couche intermédiaire pour simplifier notre organisation et distribuer la responsabilité directement aux Areas et à leurs Core Teams.
💡Notre organisation est au service de notre stratégie et nous la changeons tous les deux ans environ. Notre prochaine itération nous permettra de construire des produits pour toutes nos géographies plus efficacement.
Crews
Les Crews sont des équipes pluri-disciplinaires au sein de l’Area, similaires à des ‘squads’ dans d’autres entreprises. Chaque Area est composée de 2 à 6 Crews. Elles se concentrent sur un narratif et des engagements clairs pour nos membres, nos clients ou nos utilisateurs internes. Elles ont une durée de vie fixe (mais renouvelable).
Pour reprendre les exemples ci-dessus :
- L’Area Claims Management est composée d’une Crew contre la fraude, une d’analyse de documents, etc.
- L’Area Health Offering est composée d’une Crew pour notre clinique en ligne, une pour nos programmes de santé au travail, etc.
- L’Area Growth & Brand est composée d’une Crew d’optimisation de leads, une pour notre site public et le trafic, etc.
Stratégie & vision produit
Nous utilisons plusieurs documents et processus au cours de l’année. Ils sont associés aux différents niveaux de l’organisation, que vous connaissez maintenant (Areas et Crews).
Au niveau d'Alan
i. Strategy Pack
Le Strategy Pack est un document unique, qui décrit notre vision et nos priorités stratégiques pour l’année.
Chaque Area et Crew prend en compte la dernière version du Strategy Pack afin de définir ses propres objectifs et de prioriser ses projets. C’est le document stratégique de référence pour toute l’entreprise.
Chaque fin d’année, le Strategy Pack est édité pour présenter nos objectifs pour l'année à venir. Entre-temps, chaque décision marquante peut faire évoluer sa direction, par le biais de Product Strategy Reviews.
ii. Product Strategy Reviews
Les Product Strategy Reviews servent à revoir le contrat à long terme (plus de 6 mois) entre Alan et une Area.
Cela peut être lié à :
- Une mise à jour importante de la stratégie d’une Area ou de ses mesures de succès (KPIs)
- Définir une nouvelle opportunité dans l’Area, qui demanderait une d’augmenter la taille de l’équipe
- Signaler un objectif en péril et comment corriger le cap
Les Product Strategy Reviews sont long-terme, ainsi, elles impactent directement le contenu du Strategy Pack. Celui-ci sera donc édité en conséquence.
Les contributeurs sont Jean-Charles Samuelian (notre CEO) sur les décisions les plus importantes, Thomas Rolf notre product lead, les leaders business (ex: General Managers) et les leaders produits (ex: Engineering lead) concernés par la décision.
Les Product Strategy Reviews sont optionnelles, et nous essayons de les limiter en raison de leur coût élevé en temps pour Alan.
Au niveau des Areas
iii. Product Quarterly Reviews
À la fin de chaque trimestre, nous menons des Product Quarterly Reviews dans chaque Area, pour revenir sur le trimestre passé et préparer le suivant en conséquence. Celles-ci permettent ensuite de finaliser les équipes pour chaque Area.
La Core team de chaque area est responsable de la Product Quarterly Review pour leur Area.
Le template exact que nous utilisons est accessible 👉ici
KPIs
Les Areas ont entre 2 et 5 KPIs long-terme, afin de mesurer la bonne santé de l’Area et le progrès vers sa mission.
- Ils peuvent être techniques ou business. Ils couvrent tous les aspects de l’impact de l’Area sur la mission d’Alan
- Ils sont souvent mesurables quantitativement et suivis sur des dashboards
- Ils sont stables et ne changent pas d’un trimestre à l’autre - tant que la mission principale de l’Area ne change pas
- Ex : la satisfaction de nos clients sur notre experience RH, notre taux de contact de support pour les produits de l’area, le cout de traitement d’un remboursement
Ces KPIs sont utiles pour juger la performance du trimestre passé, et mieux définir l’axe du suivant.
Roadmap
Les Areas exposent la direction qu’elles vont prendre pour les prochains 6 mois à travers une roadmap.
- Le niveau de détail de celle-ci dépend de la maturité de l’Area : les nouveaux efforts produit n’ont pas (ou peu) de roadmap, contrairement aux produits établis qui peuvent avoir des roadmaps long-terme
- La roadmap montre les thèmes que l’Area compte aborder, et ne rentre pas dans le détail du comment
- Les timelines des roadmaps ne sont pas des engagements fermes, sauf en cas d’engagement auprès d’un partenaire externe. Ceci nous arrive notamment pour les besoins de nos plus gros clients
Les Product Quarterly Reviews sont revues par les leaders produits & business de l’entreprise. Pendant une semaine, les Areas éditent le document en conséquence, avant d’atteindre une version finale.
💡Nous avons récemment introduit le concept de maturité de nos initiatives produits. Chaque thème est soit un nouveau pari (Explore), un produit qui scale (Expand) ou un produit qui tourne (Run). Selon ces phases, notre approche produit est adaptée.
Au niveau des Crews
iv. Quarter Plans
Les Crews construisent des Quarter Plans, afin de supporter la Product Quarterly Review de leur Area, et donner leurs objectifs pour le trimestre à venir.
Ceux-ci définissent de façon plus concrète ce que l’équipe compte accomplir dans le trimestre.
Les Quarter Plans incluent les éléments suivants :
- Un narratif : Une description qualitative de ce que le Crew veut atteindre dans le trimestre.
- Les Commitments & Tâches : Ce que le Crew s'engage à réaliser, visant une réalisation à 90%. Le Crew attribue ces engagements par cycles de 6 semaines (que nous évoquerons par la suite), donnant plus de précision aux Quarter Plans. **
- Les dépendances : Toute dépendance avec d'autres équipes, afin de prévenir les bloqueurs.
- Les risques : Les risques de sécurité, juridiques ou de confidentialité
Le template exact que nous utilisons est accessible 👉là
💡 Nous utilisions historiquement les OKRs. Nous avons décidé d’ajuster notre approche pour utiliser des narratifs plus complets, et des Commitments qui correspondent mieux à de nouveaux projets. Nous avions été influencés par cet article de Reforge à l’époque.
La timeline du développement de produit
Vous savez maintenant quelle organisation et documents nous utilisons chez Alan. Cette section vous aidera à comprendre quand et comment tout fonctionne ensemble.
L'année civile est divisée en 4 trimestres, chacun comprenant 2 Cycles. Chaque trimestre commence par une semaine de Cooldown ❄️. Les experts y reconnaîtront l'influence de la méthodologie de ShapeUp.
Chaque trimestre, nous confirmons et adaptons la direction pour le trimestre à venir.
Ce processus s’étend sur plusieurs semaines. Il prend en compte un mélange de direction top-down et de suggestions bottom-up pour aligner les priorités et le staffing de chaque équipe ⬇️
Étape 0:
- Les Crews font le point sur leurs Commitments et Tâches du premier Cycle, et adaptent ceux du deuxième si besoin. C’est le Mid-quarter check-in
- Cette étape est gérée de manière indépendante par chaque Area
➡️ L’Area réalise les maximum de Commitments sur le trimestre en cours
Étape 1 :
- Les Areas utilisent les Product Strategy Reviews pour changer de direction si nécessaire
- Nous éditons le Strategy Pack, pour refléter 1) les changements de direction potentiels au niveau de l’entreprise 2) les mises à jour par les Areas
➡️ Les priorités produit et le budget pour chaque équipe est décidé
Étape 2 :
- Les Areas finalisent leurs Product Quarterly Reviews
- Les Crews finalisent leurs Quarter Plans
- Les Product Quarterly Reviews sont relues avant d’être enfin validées
➡️ La direction des Areas et les objectifs précis de leurs Crews sont finalisés
💡Une devise à laquelle nous tenons est “We’re here to build products, not overhead”. Nous itérons régulièrement sur notre processus pour limiter le temps total passé à planifier.
