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Comment réussir l’embauche de son premier salarié ?

Déclarations, affiliations, examen médical : ces démarches sont d’autant plus complexes si l’entreprise recrute pour la première fois. Suivez notre guide pour embaucher votre premier salarié et réussir cette étape décisive dans la vie de l’entreprise !

Embaucher le premier employé
Embaucher le premier employé

1️⃣ Déclarer le futur salarié embauché

Pour chaque embauche, l’employeur doit obligatoirement réaliser une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette formalité :

  • peut être effectuée en ligne sur le site de l’URSSAF ou via le formulaire Cerfa n° 14738 ;

  • sert à déclarer chaque salarié que l’entreprise a l’intention d’embaucher ;

  • doit être réalisée dans les 8 jours qui précèdent l’embauche et, au plus tard, avant le début du travail.

Au moment d’embaucher un salarié, la DPAE permet de réaliser plusieurs formalités en une seule démarche :

  • immatriculer l’employeur à la Sécurité sociale s’il s’agit de la première embauche d’un salarié ;

  • affilier le salarié au régime d’assurance chômage ;

  • adhérer à un service médical du travail ;

  • demander la visite d’information et de prévention.

2️⃣ Informer le salarié embauché

Après avoir embauché un salarié, l’employeur doit tout d’abord lui remettre un contrat de travail écrit (hors exception). Il est également nécessaire de l’informer de certains points spécifiques.

  • Les dispositions sectorielles : le salarié doit avoir connaissance de l’éventuel accord collectif ou convention qui s’applique à l’entreprise.

  • L’épargne salariale : le fonctionnement de l’épargne salariale doit être expliqué au salarié et un livret doit lui être remis.

  • L’entretien professionnel : l’employeur doit informer le salarié qu’un entretien professionnel est obligatoirement organisé tous les 2 ans.

  • La complémentaire santé collective : le salarié est informé qu’il a l’obligation d’adhérer à la mutuelle d’entreprise, hors cas de dispense.

  • La prévoyance d’entreprise : si un régime de prévoyance collective est en place au sein de l’entreprise, le salarié doit recevoir une notice présentant les garanties du contrat.

💡 Bon à savoir

Le plus souvent, la prévoyance collective est facultative au sein de l’entreprise, à l’exception principalement des cadres qui y sont obligatoirement soumis. On en parle plus en détail ici. 

3️⃣ Instaurer une mutuelle d’entreprise

Si le dirigeant souhaite embaucher son premier salarié, il doit au préalable mettre en place une mutuelle d’entreprise. Pour cela, plusieurs formalités sont à accomplir :

  • se renseigner sur les éventuelles obligations prévues par la convention collective ou l’accord de branche dont l’entreprise dépend ;

  • prendre connaissance du cadre réglementaire : garanties minimales, participation minimale de l’employeur, etc. ;

  • comparer les contrats et choisir une mutuelle d’entreprise ;

  • instaurer la mutuelle d’entreprise par le biais d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE).

☂️ Couverture minimale

La mutuelle d’entreprise doit obligatoirement respecter le panier de soins. Il garantit aux salariés le remboursement intégral du ticket modérateur sur les actes pris en charge par la Sécurité sociale, du forfait journalier hospitalier, des frais dentaires à hauteur de 125 % de la BRSS (Base de remboursement de la Sécurité sociale), ainsi qu’un forfait de 100 € tous les 2 ans pour les lunettes.

Le premier salarié et les suivants ont l’obligation d’adhérer à la mutuelle d’entreprise. Toutefois, il existe plusieurs cas de dispense :

  • le salarié est déjà couvert par la mutuelle d’entreprise de son conjoint ;

  • il bénéficie de la complémentaire santé solidaire (CSS) ;

  • il travaille à temps partiel ;

  • il est en CDD ;

  • il est apprenti.

Lire aussi|En cas d'embauche et de départ d'un salarié

4️⃣ Affilier le salarié et organiser un examen médical

Après avoir embauché un salarié, il reste trois formalités à régler.

  • Inscription au RUP : l’employeur doit créer un Registre Unique du Personnel dès l’embauche de son premier salarié ou d’un stagiaire. Ce document permet d’inscrire chronologiquement toutes les informations relatives à l’embauche et à la carrière des salariés de l’entreprise (identité du salarié, nature du contrat, date d’entrée, date de sortie, etc.).

  • Affiliation à l’organisme de retraite : l’entreprise doit affilier ses nouveaux salariés embauchés à l’Agirc-Arrco, en charge de la retraite complémentaire. Cette démarche se fait avec la DSN (on en parle ci-dessous).

  • Prévention : chaque nouveau salarié doit participer à une visite d’information et de prévention ou passer un examen médical d’aptitude à l’embauche.

5️⃣ Réaliser sa première DSN

S’il s’agit d’une première embauche, c’est le moment de se familiariser avec la déclaration sociale nominative (DSN). L’intérêt de ce service, c’est qu’il transmet en une seule fois tout ce qui est relatif aux cotisations sociales (Pôle emploi, URSSAF, Assurance maladie, complémentaire santé, etc.). La DSN permet notamment de communiquer :

  • les informations relatives à la paie du salarié ;

  • les événements survenus sur la période : arrêt maladie, arrêt de travail, congé maternité ou encore départ de l’entreprise.

Pour effectuer cette déclaration, il faut utiliser un logiciel de paie compatible DSN. Il permet de convertir les informations figurant sur la fiche de paie en données transmissibles via la déclaration sociale nominative. En son absence, il existe plusieurs autres solutions, dont :

  • Le TESE (Titre emploi service) pour les entreprises relevant du régime général de l’Assurance maladie ;

  • Izilio BTP pour les entreprises du bâtiment et des travaux publics ;

Le CEA (Chèque emploi associatif) pour les associations à but non lucratif de moins de 20 salariés.

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Mis à jour le 20/04/2022

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