Avantages en nature : tout ce qu’il faut savoir pour votre entreprise

Les entreprises utilisent souvent des avantages en nature pour fidéliser leurs salariés ou recruter de nouveaux collaborateurs : véhicule, ordinateur, repas, logement de fonction, complémentaire santé sont des exemples courants.

Mais concrètement, comment définit-on un avantage en nature ? Quels sont les plus appréciés ? Quelles sont les conséquences sur l’imposition des salariés ? 

Voici tout ce qu’il faut savoir sur les avantages en nature accordés par les entreprises à leurs collaborateurs.

Lorsqu’une entreprise met à disposition de ses collaborateurs des biens ou des services, on appelle cela des avantages en nature. Les salariés peuvent en disposer gratuitement ou contre une participation inférieure à la valeur réelle de la prestation. Ils permettent aux salariés de faire l’économie de frais qu’ils auraient dû normalement supporter. Ces avantages peuvent être de nature très différente selon les entreprises.

Parmi les plus courants, on retrouve :

Pour être considérés comme des avantages en nature, les salariés doivent avoir fréquemment recours à ces services, pour un usage non professionnel. 

Par exemple, un véhicule utilisé dans le cadre professionnel uniquement ne peut être considéré comme un avantage en nature.

Les avantages en nature constituent un élément de rémunération à part entière. Ils ont un impact direct sur la fiche de paie des salariés.

Chaque avantage est donc :

Les entreprises du secteur privé doivent proposer une complémentaire santé collective à leurs salariés et couvrir au moins 50 % de leur cotisation. Cette participation est considérée comme un avantage en nature.

Conséquence : le montant versé par l’employeur au titre de la mutuelle santé d'entreprise est intégré à la fiche de paie des salariés. Ces derniers doivent le déclarer au titre dans leurs revenus, au même titre que leur salaire. C’est également le cas pour un contrat de prévoyance collective.

L’évaluation des avantages en nature se fait de deux façons :

Lorsque l’avantage en nature se fait contre une participation du salarié, on la déduit de l’estimation de l’avantage en question.

Zoom sur les 4 forfaits applicables aux avantages en nature les plus répandus.

Lorsqu’une entreprise fournit le repas, dans une cantine ou un restaurant d’entreprise par exemple, cet avantage est évalué à :

Les repas pris lors de déplacements professionnels et remboursés en tant que frais ne sont pas considérés comme des avantages en nature.

Mais qu’en est-il du ticket restaurant ? Il est considéré comme un avantage social et non comme un avantage en nature.

Dans le cadre de la mise à disposition d’un logement de fonction, le montant varie selon les cas. Le forfait tient compte de la rémunération brute mensuelle du salarié et de la taille du logement.

Lorsque l’entreprise permet à ses collaborateurs d’utiliser un véhicule à des fins personnelles et professionnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature. 

L’entreprise peut choisir d’évaluer cet avantage de 2 façons :

Le forfait inclut un pourcentage du coût du véhicule. Il peut varier en fonction du type de véhicule (hybride par exemple) et si le véhicule est acheté ou loué. Ce pourcentage est plus important si l’entreprise prend en charge le carburant.

L’utilisation privée des outils de communication de l’entreprise est considérée comme un avantage en nature (ordinateur, smartphone, etc.).

L’employeur peut prendre en compte les dépenses réelles engagées ou en appliquant un forfait. Ce dernier est estimé à :

Lorsque l’administration ne prévoit pas de forfait ou sur décision de l’entreprise dans certains cas, il faut estimer le coût réel des avantages en nature. L’employeur doit réunir tous les justificatifs permettant d’évaluer les dépenses liées à l’utilisation privée du matériel par le salarié. Il est simple de justifier du montant de la cotisation mutuelle, par exemple. Mais cela peut s’avérer plus compliqué de justifier le montant d’autres avantages en nature.