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Gestion du personnel : les outils pour se faciliter la vie

Enjeu majeur du développement d’une entreprise, la gestion du personnel relève du département des ressources humaines (RH). Du recrutement à la gestion de la paie, en passant par la formation, elle peut être facilitée par de nombreux outils.

Gestion administrative du personnel
Gestion administrative du personnel

Comment simplifier la gestion du personnel ?

Des démarches administratives à la valorisation des compétences des salariés, la gestion du personnel recouvre de nombreuses tâches. Certaines d’entre elles sont chronophages et n’apportent pas forcément de valeur ajoutée à l’entreprise. D’où l’importance de choisir les bons outils RH !

On fait le point sur :

🤔ce qu’est la gestion administrative ;

❓les difficultés rencontrées par les RH ;

🛠️ comment leur faciliter la vie grâce à des outils adaptés.

Gestion du personnel : de quoi on parle ?

La gestion du personnel poursuit un objectif : apporter de la compétitivité à l’entreprise à travers son capital humain. Ça, c’est pour la dimension ressources humaines. Mais la gestion du personnel, c’est aussi bon nombre de formalités liées à la paie ou au respect du droit du travail.

La gestion des carrières

La gestion du personnel en RH est un travail de longue haleine qui comprend :

🖥 🫵 le recrutement des salariés : le directeur RH a en charge la définition des compétences et du savoir-être du candidat sur un poste. Il doit ensuite rédiger l’annonce d’emploi, la publier, présélectionner les recrues et organiser les entretiens d’embauche ;

🤝 la fidélisation des talents : il est moins coûteux pour l’entreprise de retenir ses talents que de recruter sans cesse. Une bonne gestion du personnel passe donc par la motivation des salariés, l’écoute de leurs besoins en évolution, l’apaisement des conflits avec le manager ;

👍 l’évaluation annuelle des compétences : le RH vérifie que les objectifs reposant sur des indicateurs de performance ont bien été atteints ;

↗️ la formation : la gestion du personnel permet d’identifier les besoins en formation et d’assurer la montée en compétences des salariés.

La gestion du contrat de travail et de la paie

La gestion administrative du personnel implique notamment de :

📝 rédiger les contrats de travail lors de l’arrivée d’une recrue ou d’y mettre fin en cas de licenciement ;

⌨️ effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;

📖 remplir le registre unique de personnel ;

📄 remplir et envoyer les bulletins de paie ;

⚕☂️️ mettre en place une mutuelle d’entreprise et y affilier les salariés.

La gestion de la sécurité au travail

La gestion du personnel consiste aussi à mettre l’entreprise en conformité avec ses obligations légales de santé et sécurité au travail. Le contexte réglementaire étant en mutation permanente, le service des ressources humaines doit faire une veille juridique pour se tenir à jour.

Gestion administrative du personnel : pourquoi c’est compliqué ?

Mission clé au sein de l’entreprise, la gestion des ressources humaines (GRH) est une matière complexe et chronophage. Alors, pourquoi c’est compliqué de gérer le personnel ?

Parce que la gestion RH prend du temps

Selon un baromètre réalisé par Payfit et les éditions Tissot, 63 % des collaborateurs consacrent au moins la moitié de leur temps à des tâches administratives. Alléger la saisie et digitaliser apparaît donc comme une solution incontournable pour que les RH se concentrent sur des tâches à valeur ajoutée (qualité de vie au travail, gestion des compétences…).

Parce que la réglementation du travail est complexe

Selon la même étude, 37 % des personnels RH ont du mal à suivre les évolutions réglementaires. En contexte de Covid-19, où il y a quasiment un nouveau texte par jour, ils sont nombreux à souhaiter s’appuyer sur un logiciel intégrant les évolutions réglementaires en temps réel.

Quels outils utiliser pour simplifier la gestion RH du personnel ?

Pour gagner du temps, suivre la carrière des talents et s’affranchir des tâches administratives, il existe des outils RH de gestion du personnel comme :

Les outils de gestion de paie et des avantages sociaux 💶

Depuis 2016, tous les employeurs du secteur privé doivent proposer une mutuelle d’entreprise à leurs salariés et financer 50 % de la cotisation. Pour les RH, la mise en conformité se traduit concrètement par :

  • résilier la mutuelle précédente de la nouvelle recrue tout en assurant la continuité de ses droits ;

  • lui faire signer le nouveau contrat de mutuelle ;

  • gérer et conserver les justificatifs de dispense ;

  • réaliser les démarches liées à un arrêt de travail (établir une attestation de salaire pour la Caisse primaire d’assurance maladie du salarié, déclarer la reprise…) ;

  • déclarer les accidents de travail…

Deux outils simplifieront la vie des RH :

  • Payfit : un outil 100 % automatisé qui permet de calculer le salaire, générer les fiches de paie, envoyer les déclarations sociales…

  • Alan 😇 : un outil proactif pour gérer facilement la mutuelle d’entreprise, avec zéro papier. Arrivées, départs, portabilité : fini la paperasse, toutes les démarches se font en quelques clics depuis la plateforme employeur. 

🍒 Cerise sur le gâteau

Alan et Payfit fonctionnent très bien ensemble, ce qui permet de gagner encore plus de temps sur les démarches liées aux fiches de paie, par exemple.

Les logiciels de gestion des compétences 📊

  • Talentsoft : un outil de gestion du personnel qui permet un meilleur pilotage des processus de recrutement, formation, évolution de carrière…

  • Eurécia Gestion des Talents : une solution 100 % modulable pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) des PME et ETI.

Les outils de gestion administrative 🏢

  • Zeendoc : outil de gestion électronique des documents, il permet notamment de préparer les contrats d’embauche.

  • GrafiQ : l’outil permet de centraliser les données et rapports RH.

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Mis à jour le 20/04/2022

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