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Les formalités d’embauche et de départ des salariés

Entre le recrutement d’un salarié et son pot de départ, l’entreprise doit effectuer un certain nombre de démarches pour la prévoyance : adhésion, dispense, portabilité… Si ça vous semble un peu obscur, vous êtes au bon endroit. Voyons ça de plus près !

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Quelles démarches pour l’employeur en cas d’embauche ?

Même si la prévoyance n’est pas toujours obligatoire (contrairement à la mutuelle), le sujet revient quand même régulièrement sur le bureau des RHs. Et lorsqu’elle est obligatoire, elle s’accompagne d’un cortège de règles à respecter scrupuleusement.

1. Fournir une notice d’information à chaque nouveau salarié

L’article L141-4 Code des assurances impose à l’employeur souscripteur de fournir à chaque nouvel employé une notice d’information.

Ce document à remettre au salarié lors de l’embauche détermine :

  • Les modalités du contrat de prévoyance ;

  • Les bénéficiaires : salariés cadres/non-cadres, etc. ;

  • Le descriptif des garanties : invalidité, incapacité, capital décès, perte totale et irréversible d’autonomie (PTIA) ;

  • Les garanties optionnelles : par exemple une rente éducation, une garantie décès accidentel, etc. ;

  • Le montant des cotisations ;

  • La répartition du coût entre l’employeur et le salarié ;

  • Les formalités obligatoires en cas de sinistre ;

  • Les conditions de la portabilité ;

  • Les cas de nullité, d’exclusion, de déchéance ou de limitation de garantie ;

  • Les délais de prescription.

L’utilité de cette notice ? Elle informe les nouveaux employés sur la nature du contrat de prévoyance. Elle leur permet ainsi de comprendre comment cette couverture complémentaire les protège, et de savoir s’ils peuvent ou non demander une dispense.

On recommande chaudement aux services RHs de conserver une preuve de la remise de cette notice aux salariés ! Ça peut être sous la forme d’un accusé de réception, d’une signature contre remise en mains propres, etc. L’essentiel est de garder une trace écrite. Pourquoi est-ce si important ? Tout simplement parce qu’en cas de litige, c’est à l’employeur de prouver qu’il a bien remis ce document. S’il n’est pas en mesure de le faire, il risque de devoir verser des dommages-intérêts et de perdre le bénéfice de l’exonération sociale des cotisations de prévoyance.

2. Faire adhérer les salariés à la prévoyance obligatoire

La prévoyance d’entreprise est obligatoire pour les cadres. Ils bénéficient au minimum d’une garantie décès, mais dans la pratique ils sont souvent bien couverts. Lorsqu’une entreprise recrute un salarié au statut de cadre, elle doit donc le faire adhérer au régime en place.

Pour les salariés non-cadres, la prévoyance est obligatoire si un accord collectif le prévoit (convention collective ou accord de branche). Dans le cas contraire, l’entreprise peut aussi librement instaurer un régime de prévoyance par décision unilatérale ou référendum.

Dès lors que la prévoyance est obligatoire, l’employeur doit transmettre un bulletin d’adhésion individuel au nouvel employé. Ce dernier le complète avec ses informations personnelles : coordonnées, situation familiale, éventuels ayants droit, bénéficiaire de la garantie décès, etc. Il le retourne ensuite à l’organisme d’assurance, qui se charge de l’affiliation du salarié.

3. Vérifier les dispenses d’adhésion

Même quand la prévoyance est obligatoire, un salarié peut la refuser sous certaines conditions. On vous a listé juste ici les cas précis de dispense d’adhésion.

Il existe des formalités spécifiques supplémentaires propres aux demandes de dispense. L’intéressé doit adresser un courrier à son employeur et  fournir un justificatif à jour qui prouve son droit à dispense (par exemple, qu’il est déjà couvert de manière obligatoire par une autre couverture collective en tant qu’ayant-droit).

Gardons à l’esprit qu’en cas de contrôle de l’URSSAF, l’inspecteur vérifie que les salariés sont correctement affiliés à la prévoyance : il va contrôler les dispenses et procéder à une régularisation si nécessaire. Il peut, le cas échéant, infliger une amende à l’entreprise.

Nos conseils pour être toujours dans les clous :

  • Vérifiez bien la validité des motifs de dispense invoqués et des justificatifs fournis ;

  • Conservez-les précieusement ;

  • Et pensez à les mettre à jour chaque année.

Si vous êtes chez Alan, c’est un souci en moins puisqu’on se charge de vérifier à votre place la validité et l’actualisation des dispenses d’adhésion. Vous gérez en quelques clics les arrivées et les départs depuis votre espace administrateur, on s’occupe du reste.

Quelles démarches pour l’employeur en cas de départ ?

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit s’assurer que ses droits en matière de prévoyance sont respectés.

1. Assurer le droit au maintien des garanties de prévoyance

Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise, il perd évidemment le statut de salarié. Ceci dit, dans certains cas, il peut conserver sa couverture de prévoyance. On appelle ça la « portabilité de la prévoyance ».

Pour en bénéficier, le salarié doit :

  • Avoir adhéré à la prévoyance avant la rupture de son contrat de travail (et donc ne pas avoir bénéficié d’une dispense) ;

  • Avoir des droits ouverts à l’assurance chômage ;

  • Avoir au minimum un mois d’ancienneté.

Tous les employés qui remplissent ces conditions ont le droit de bénéficier de la prolongation des garanties, qu’ils soient en CDI, CDD, intérim ou apprentissage. Elle s’étend sur une durée équivalente au nombre de mois passés dans l’entreprise, dans la limite d’un an.

Voici les causes de rupture qui ouvrent droit à la portabilité :

  • Fin naturelle de contrat (CDD, apprentissage) ;

  • Rupture conventionnelle ;

  • Démission légitime (pour cause de déménagement par exemple) ;

  • Licenciement individuel (pour motif personnel, pour faute simple ou grave, pour inaptitude) ;

  • Licenciement pour motif économique ;

  • Rupture de période d’essai à l’initiative de l’employeur.

Précision : la rupture de contrat de travail pour cause de départ en retraite n’ouvre pas droit à la portabilité.

L’employeur a l’obligation de mentionner le maintien de ces garanties dans le certificat de travail.

Par ailleurs, si des modifications sont apportées au contrat de prévoyance ou si l’organisme d’assurance a changé, les anciens salariés bénéficiaires de la portabilité doivent aussi être tenus au courant.

2. Informer l’assureur de la rupture du contrat de travail

 

L’employeur doit impérativement avertir l’organisme d’assurance de la cessation du contrat de travail. Ensuite, le salarié devra fournir à l’assureur une attestation d’ouverture de droit au Pôle emploi pour pouvoir bénéficier de la portabilité (article L911-8 du Code de la Sécurité sociale).

Combien coûte le maintien de la prévoyance après le départ ?

Rien, niet, nada ! Pour être précis, le maintien des garanties de prévoyance pour le salarié sortant s’effectue sans frais supplémentaires pour l’employeur. Son coût est réparti entre les adhérents. C’est le principe de la mutualisation. Quant au salarié, il n’a rien à payer non plus.

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Mis à jour le 14/09/2021

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