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Modifier un contrat de prévoyance d'entreprise : comment faire ?
Modifier un contrat de prévoyance déjà en place, c’est possible, mais ça implique de suivre certaines règles. Et bien sûr, l’assureur et l’entreprise doivent se mettre d’accord sur les changements envisagés. Voici l’essentiel des conditions à respecter.
- La modification de la prévoyance par l’employeur
- La modification à l’initiative de l’assureur
- Les effets de la modification sur les prestations en cours
- La modification des garanties par les salariés
La modification de la prévoyance par l’employeur
Il existe tout un tas de raisons pour lesquelles une entreprise peut vouloir modifier son contrat de prévoyance complémentaire : faire baisser le coût de la cotisation, ajouter des bénéficiaires, couvrir de nouveaux risques ou au contraire diminuer le niveau de couverture, etc.
Ces changements semblent parfois indispensables aux yeux de l’entreprise mais ne sont pas toujours réalisables. Pour savoir dans quelle mesure il est possible de modifier le contrat de prévoyance, il faut regarder ce que dit l’acte juridique fondateur du régime. C’est la première des formalités.
Il ne faut pas confondre l’acte juridique fondateur de la prévoyance (accord collectif, référendum, décision unilatérale) avec le contrat d’assurance, par lequel un organisme perçoit les cotisations et verse les prestations.
Étape 1 : vérifier l’acte juridique fondateur du régime (et le modifier si besoin)
Un accord collectif a instauré la prévoyance
Une entreprise n’a pas le droit de diminuer comme bon lui semble les garanties de prévoyance instaurées par accord de branche ou par convention collective. Et ce, même si elle obtient l’accord de l’assureur. Seules les organisations syndicales signataires de l’accord collectif peuvent procéder à des modifications de régime, en concertation avec les représentants d’entreprise.
C’est un peu normal puisque les accords collectifs servent à garantir aux travailleurs un socle de garanties minimum. Pour cette raison, ils ont une valeur supérieure à tous les engagements de protection sociale pris en interne. Ainsi, l’entreprise ne peut pas modifier son contrat de prévoyance pour le rendre moins avantageux que ce qui est prévu dans l’accord collectif, à moins que cet acte ne soit modifié par ses signataires.
L’employeur a instauré la prévoyance
On le rappelle, lorsqu’aucun accord collectif ne s’applique, on peut mettre en place un régime de prévoyance par référendum ou par décision unilatérale de l’employeur (DUE).
Dans ce cas, la modification dépend de la façon dont la prévoyance a été mise en place :
- Par référendum : l’entreprise doit organiser un nouveau référendum. Elle soumet le projet au vote du personnel ;
- Par DUE : l’employeur doit avant tout dénoncer la décision unilatérale qui a instauré la prévoyance. Une fois les formalités de dénonciation effectuées, il consulte les représentants du personnel puis adopte une nouvelle décision unilatérale. Sinon, il peut organiser un référendum ;
- Un accord de branche ou une convention collective vient mettre en place une prévoyance : ce nouveau régime modifie le précédent.
Étape 2 : négocier les modifications avec l’assureur
Après s’être assurée de la possibilité de modifier la prévoyance, l’entreprise peut entamer les négociations avec l’organisme d’assurance. Le consentement des deux parties est bien entendu essentiel.
On trouve deux possibilités :
- L’organisme d’assurance refuse de procéder aux changements demandés. L’entreprise a alors le choix entre conserver le régime aux mêmes conditions, auquel cas rien ne change ; ou résilier le contrat en respectant les formalités de résiliation et le délai de préavis. Elle devra alors chercher un nouvel assureur ;
- L’organisme d’assurance accepte de modifier le contrat. Il crée un avenant au contrat de prévoyance qui doit être signé par les deux parties (article L112-3 du Code des assurances). L’entreprise veillera à faire coïncider les dates d’entrée en vigueur des modifications avec l’éventuel changement d’acte juridique fondateur.
Étape 3 : informer individuellement les salariés
L’entreprise doit informer individuellement chaque salarié de la modification du régime, au minimum trois mois avant son entrée en vigueur (article L141-4 du Code des assurances).
Elle remet obligatoirement aux salariés :
1️⃣ Une notice d’information à jour des nouvelles conditions :
- Bénéficiaires (salariés cadres/non-cadres)
- Garanties : rente d’invalidité, d’incapacité, versement d’un capital décès, rente au conjoint survivant, rente éducation, garantie perte totale et irréversible d’autonomie (PTIA), etc. ;
- Montant de la cotisation ;
- Répartition du financement entre employeur et salarié ;
- Démarches en cas de sinistre ;– Conditions de portabilité ;
- Délais de prescription ;
- Cas de nullité, d’exclusion, de déchéance ou de limitation de garantie.
2️⃣ Une copie de la nouvelle décision unilatérale, le cas échéant (article L911-1 du Code de la Sécurité sociale).
La remise de ces documents n’est pas une simple formalité ! Il s’agit d’une obligation à remplir avec précaution. En effet, en cas de contrôle URSSAF ou de litige, l’entreprise qui ne rapporte pas la preuve qu’elle a informé le salarié des modifications engage sa responsabilité. Elle risque de devoir payer des dommages-intérêts et de perdre le bénéfice de ses exonérations sociales. Si vous vous posez la question, sachez qu’un simple affichage dans les locaux de l’entreprise ne suffit pas : la jurisprudence réaffirme régulièrement cette position.
La modification à l’initiative de l’assureur
L’organisme assureur peut, lui aussi, souhaiter apporter des changements aux dispositions contractuelles définies avec son client. L’exemple type est celui de l’assureur qui a mal évalué les risques à couvrir. Il se retrouve à payer davantage de prestations qu’il ne perçoit de cotisations, ce qui freine sa rentabilité. Il va alors proposer au client une revalorisation des tarifs ou une nouvelle offre de garanties.
En réponse, l’entreprise est libre d’accepter ou pas cette proposition de modification. L’assureur n’a pas la possibilité de la lui imposer. Mais en cas de refus, il a le droit de résilier le contrat collectif à l’échéance, en respectant bien sûr la procédure et les délais de préavis.
Les effets de la modification sur les prestations en cours
La modification du régime n’a aucun impact sur les prestations en cours de versement ! En pratique, ça signifie que les salariés qui bénéficient déjà de prestations au jour de la modification continuent de les percevoir dans les conditions initiales. Et ce, peu importe que la nouvelle version du contrat soit moins intéressante que la précédente.
Ce critère d’antériorité vaut pour toutes les situations nées avant la modification.
Prenons un exemple : Julia est placée en arrêt de travail pour incapacité temporaire. Au bout de trois mois, elle est déclarée invalide. Entre-temps, son entreprise a modifié les conditions de versement des prestations. Julia va tout de même pouvoir toucher la rente d’invalidité, car l’altération de son état de santé est antérieure au changement de régime.
La modification des garanties par les salariés
Ça peut sembler évident mais on préfère le rappeler : les salariés n’ont pas la possibilité de modifier les dispositions du contrat de prévoyance collective. De la même manière, même s’ils ne sont pas emballés par les modifications proposées, ils ne peuvent pas les refuser à partir du moment où la prévoyance est obligatoire.
Par contre, si la prévoyance est facultative ou si un salarié coche les cases d’un cas de dispense, il lui est possible de dénoncer son adhésion en raison des modifications.
On notera enfin que de nombreux contrats de prévoyance prévoient des prestations en option (rente éducation, garantie décès accidentel, etc.) qui s’ajoutent au socle commun. Dans ce cas, les assurés ont généralement la possibilité, une fois par an, de moduler leur niveau de couverture. La notice d’information dont on vous parlait contient précisément tous les détails à ce sujet.
On voit donc bien que si la modification du contrat de prévoyance d’entreprise est très encadrée par la loi, elle reste du domaine du possible.
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