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Toutes les entreprises ont la possibilité de mettre en place un régime de prévoyance, à condition bien sûr de respecter quelques conditions. Caractère obligatoire et dispenses d’adhésion, devoir d’information de l’employeur et de l’assureur, contrôle URSSAF… Voilà ce que dit la loi à propos de la prévoyance d’entreprise.

À quoi sert la prévoyance ?

La prévoyance d’entreprise sert à protéger les salariés contre les coups durs. L’organisme d’assurance verse un revenu de substitution à la personne qui ne peut plus travailler, et apporte un soutien financier à sa famille en cas de décès. Ces versements viennent en complément des aides de l’État.

Attention à ne pas confondre la mutuelle (ou complémentaire santé) et la prévoyance : la première rembourse les dépenses de santé courantes (frais médicaux), la seconde couvre des risques plus lourds (principalement l’incapacité temporaire, l’invalidité totale ou partielle, voire le décès).

La prévoyance est-elle obligatoire ?

La prévoyance n’est pas forcément obligatoire en entreprise. Il y a trois grands cas de figure :

  • La prévoyance est obligatoire pour les cadres. Tous les salariés de statut cadre doivent être couverts au minimum par une garantie décès. Bien sûr, l’employeur a la possibilité de compléter la prévoyance des cadres avec des garanties incapacité de travail, invalidité, perte totale et irréversible d’autonomie (PTIA), etc.

  • Un accord collectif peut rendre la prévoyance obligatoire dans un secteur d’activité ou une branche professionnelle. Par exemple, la Convention collective de la restauration rapide impose la prévoyance pour tous les salariés du secteur.

  • Dans tous les autres cas, l’entreprise est libre de mettre en place (ou non) une assurance prévoyance collective, et de moduler les niveaux de garantie selon ses besoins.

Les cotisations de prévoyance obligatoire : l’employeur prend en charge au moins 50 % de la cotisation des salariés et de leurs ayants droit. Toutefois, il peut aller au-delà de ce minimum, jusqu’à en régler la totalité.

Les dispenses de prévoyance

Dès lors qu’une prévoyance est obligatoire, tous les salariés concernés sont tenus d’y adhérer. Mais des exceptions permettent de refuser cette couverture.

Les différents cas de dispense d’adhésion

Les motifs de dispense valables sont fixés par la loi ou par l’acte juridique fondateur de prévoyance :

  • Le salarié a été embauché avant la mise en place du régime de prévoyance par décision unilatérale, et il doit payer une partie de la cotisation ;

  • Le salarié est en CDD ou intérim de plus d’un an et bénéficie déjà d’une prévoyance individuelle ;

  • Le salarié est en CDD ou intérim de moins d’un an ;

  • Le salarié est à temps « très partiel » et sa cotisation est trop importante par rapport à sa rémunération (>10 %) ;

  • Le salarié bénéficie déjà d’un régime de prévoyance collective listé par arrêté, y compris en tant qu’ayant droit ;

  • Le salarié est apprenti et répond à l’une des trois conditions prévues par la loi.

La demande de dispense

Le salarié fait sa demande de dispense par écrit et fournit un justificatif de situation à l’employeur. Ce dernier doit vérifier soigneusement la validité de ces documents et les actualiser chaque année, car ils peuvent faire l’objet de vérifications par l’URSSAF (on vous en parle un peu plus bas).

Rappelons qu’une prévoyance d’entreprise offre de nombreux avantages aux salariés : moins de dépenses puisque le coût de la cotisation est partagé avec l’employeur, une protection contre la perte de revenus… En général, ils ont tout intérêt à adhérer - les cas de dispense couvrent justement les quelques exceptions à cette généralité.

Le devoir d’information de l’employeur et de l’assureur

Un contrat de prévoyance performant implique une bonne communication entre l’entreprise, l’assureur et les salariés.

Le devoir d’information de l’employeur

L’entreprise qui souscrit un contrat de prévoyance collective a des obligations :

Envers les salariés

  • Elle fournit une notice d’informations avec tous les détails du contrat (garanties de prévoyance, souscripteur, bénéficiaires, délais de versement, etc.) ;

  • Elle leur transmet un bulletin d’adhésion à la prévoyance ;

  • Le cas échéant, elle leur adresse une copie de la décision unilatérale qui a instauré le régime.

Envers l’assureur

L’entreprise doit répondre à toutes les questions posées dans le formulaire de déclaration de risque. Ce document fourni par l’organisme d’assurance est indispensable. Il lui permet de mieux connaître les besoins de son client, et donc de proposer des garanties personnalisées et un tarif cohérent.

Le devoir d’information de l’assureur

Le prestataire de prévoyance a un devoir de transparence envers l’employeur, qui se traduit de deux manières :

  • Le devoir de conseil : l’assureur est tenu de fournir un maximum d’informations sur les garanties disponibles, et d’apporter un conseil personnalisé à l’entreprise ;

  • L’obligation d’information : l’assureur transmet à l’entreprise la fameuse notice d’informations évoquée plus haut. Elle reprend toutes les conditions du contrat : garanties, bénéficiaires, portabilité, exclusions, etc.

👉 Plus d’informations dans notre article dédié au devoir d’information de l’assureur et de l’employeur.

En cas de contrôle URSSAF

Le contrôle URSSAF vise à vérifier qu’une entreprise paie correctement ses cotisations sociales. L’inspecteur s’assure du respect des règles de Sécurité sociale et de couverture complémentaire obligatoire (mutuelle et prévoyance).

Pourquoi est-on contrôlé ?

Toutes les entreprises peuvent recevoir une visite de l’URSSAF, et il n’y a pas forcément de raison au contrôle. Souvent, l’entreprise est contrôlée de manière aléatoire. 

Il arrive aussi qu’une incohérence dans les déclarations sociales soit à l’origine des vérifications. Dans tous les cas, pas de panique : il faut être bien préparé, communiquer en toute transparence, et être prêt à modifier ses pratiques le cas échéant.

Prévoyance et URSSAF

L’inspecteur chargé du contrôle a le droit de demander à voir les dispenses d’adhésion à la prévoyance. Il examine leur validité et vérifie que l’employeur a bien informé le salarié de la mise en place ou de la modification du régime de prévoyance.

Si l’employeur n’a pas respecté ses obligations, l’URSSAF risque de mettre fin aux exonérations de cotisations sociales dont il bénéficie.

Comment se déroule le contrôle URSSAF ?

✅ Voici les principales étapes :

  1. L’URSSAF envoie un avis de contrôle à l’entreprise ;

  2. L’inspecteur procède aux vérifications sur pièces (à distance) ou sur place (il se déplace dans les locaux de l’entreprise) ;

  3. À l’issue du contrôle, l’inspecteur envoie une lettre d’observations à l’entreprise, qui a le droit de répondre et d’exprimer son désaccord ;

  4. L’inspecteur rend son rapport de contrôle. En cas de redressement, l’URSSAF recouvre les sommes dues et les éventuelles sanctions. Si au contraire l’entreprise a trop payé, elle reçoit des remboursements.

👉 Retrouvez tous les détails dans notre article consacré au contrôle URSSAF.

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