Le coaching chez Alan: accompagner la performance et cultiver l'engagement

Chez Alan, notre système organisationnel se distingue par une absence de managers, au sens classique du terme. En effet, nous avons choisi de redistribuer les responsabilités pour plus d’efficacité. 

Pour permettre aux Alaners de progresser dans leur carrière, nous ne les laissons pas seuls pour autant. Nous avons ainsi mis en place un système de coaching unique. 

Le coach veille à l’engagement et à la performance du coachee en l’aidant à évoluer selon ses ambitions professionnelles, en s’assurant de sa motivation, en capitalisant sur ses forces et l’incitant à travailler sur ses axes d’amélioration. En bref, le rôle du coach est de permettre à son coachee de donner le meilleur de lui-même au travail.

Mais concrètement, comment un Alaner peut-il devenir coach ? Comment se passe une session de coaching ? On vous explique tout.

Tout d’abord : il faut en avoir envie ! 

Clarifions une chose : devenir coach n’est pas une obligation pour évoluer et “gravir les échelons” chez Alan. En effet, il est tout à fait compréhensible qu’un collaborateur ait envie de progresser dans l’entreprise et d’avoir de l’impact dans son équipe, sans pour autant souhaiter devenir coach. Tous les collaborateurs ne sont pas forcément à l’aise dans ce rôle.

S’ils ne devient pas coach, chaque Alaner doit chercher l’impact au sein de son équipe en permanence. Cet impact est différent de celui des coachs, mais est tout aussi important.

De plus, il ne suffit pas seulement de vouloir devenir coach. Il faut aussi respecter certaines règles, comme l’écart de niveaux entre coach et coachee et l’ancienneté. En effet, chaque Alaner opère à un niveau correspondant à son impact dans l’entreprise. Un coach devra occuper un poste ayant au maximum 3 niveaux de plus que son coachee. D’expérience, s’en tenir à 3 niveaux de différence offre une alchimie intéressante pour le coach et le coachee en termes de croissance et d'inspiration. 

De plus, le coaching ne devient possible qu’à partir de 3 mois d’ancienneté chez Alan, à l’exception des niveaux à fort impact qui requièrent des coachs avec plus d’ancienneté. 

Un Alaner souhaitant devenir coach doit aussi nécessairement en discuter avec son propre coach. Nous faisons confiance à tous les coachs pour évaluer la capacité de leurs coachee à le devenir ou non.

Si ces règles sont bien respectées, les aspirants coachs se forment via notre “Coaching Academy” sur Sana, une plateforme d’apprentissage en ligne. Le programme est interactif et s’effectue de manière proactive, à travers une série de lectures, de vidéos et de quizz en ligne. Il se divise en deux parties : 

• Les basiques : La première partie de la formation couvre les notions basiques du coaching chez Alan, à travers 5 modules et commune à tous les coachs.

• Des discussions avec des Alaners Seniors (au-dessus du niveau G) : Ici, les coachs en devenir bénéficient de l’expérience d’un Alaner expérimenté sur un sujet précis concernant le coaching. L’échange réunit 6 à 8 coachs et se fait en mode “masterclass”.

Le match coach - coachee

Lors de sa première semaine au sein de l’entreprise, l’Alaner rencontre son coach afin de faire connaissance. C’est l’occasion pour le coach de présenter la vision du coaching chez Alan, d’expliquer son fonctionnement et de rappeler la confidentialité des échanges. 

Ce moment permet aussi de noter les ressentis du coachee sur ses précédentes expériences de management - le positif comme le négatif. Le coach doit comprendre les besoins du coachee, ce qui le motive, ce qui a construit son parcours… L’objectif est aussi d’appréhender la meilleure façon de le coacher, ce qui fonctionne avec lui, les modes d’interaction qu’il ou elle préfère et les sujets à aborder.

Attention cependant, le coach n’est pas un “buddy” d’onboarding. En effet, chaque collaborateur a d’autres points avec son “role buddy” et son “culture buddy”. Contrairement au coach, ces derniers l’aident à comprendre le fonctionnement interne d’Alan et à identifier les ressources nécessaires à son intégration (personnes à rencontrer, outils à maîtriser, contenus à lire…). Le coach, quant à lui, ne limite pas son accompagnement aux premières semaines du coachee. Il le guidera tout au long de son parcours chez Alan.

Les sessions de coaching en 1:1 permettent au coach de s’assurer que le coachee s’épanouisse et donne le meilleur de lui-même dans son travail. Chaque session suit généralement ce déroulé : 

1. État d’esprit : Comment vas-tu depuis notre dernier 1:1 (travail, en dehors du travail...) ? Est-ce que ton travail te stimule ou est-ce qu'il te stresse ?

2. Follow-up : S’est-il passé quelque chose depuis notre dernière session dont tu souhaites discuter ?

3. Motivation : De quoi es-tu fier(e) ? Qu'est-ce qui t'a enthousiasmé et motivé au travail depuis notre dernier 1:1 ?

4. Difficultés : Avec quoi es-tu en lutte ? Qu'est-ce qui te préoccupe ?

5. Relations avec les coachees (si le coachee est lui-même coach) : Comment se passent tes sessions avec tes coachees ?

6. Coaching (pour tous les coachees) : Que puis-je faire pour faciliter ton travail ? Y a-t-il quelque chose que tu aimerais de ma part et que tu n'as pas aujourd'hui ?

7. Demande de feedback : Y a-t-il des points sur tes sujets en cours que tu voudrais que j'examine avant notre prochaine séance de coaching afin de te donner un feedback ?

Les sessions ont lieu toutes les deux semaines. Mais nous laissons les coachs et coachees s’organiser et adapter la fréquence des sessions selon les besoins. 

La préparation en amont

Pour rendre chaque session efficace, le coachee doit réfléchir en avance aux points qu’il souhaite aborder. Il est donc préférable de noter au fur et à mesure ses idées puis de les mettre en forme pour les partager à son coach quelques jours avant la session.

Quant au coach, en tant que modérateur de la session, il doit proactivement identifier les sujets à aborder et faire le suivi des échanges des sessions précédentes. Pour cela, il se base sur les contributions de l’Alaner et son HPFO (Highlight / Progress / Fire / Objectives) de l’Alaner. Il s’agit d’un message qui partage les progrès et problèmes rencontrés dans la semaine de l’Alaner. Le coach doit impérativement se montrer proactif en collectant lui-même les informations et feedbacks nécessaires.

Lors de la session 

✅ La discussion permet de prendre de la hauteur : On évite de transformer la session de coaching en discussion opérationnelle, portant sur des projets trop précis. Chez Alan, ce type de discussion et les prises de décisions se font entièrement à l’écrit et de façon publique (Slack, GitHub…).

✅ Chacun prend des notes : Pour garder une trace des échanges, points d’améliorations et idées de discussions pour de prochains points, la prise de notes est essentielle.

✅ Le coach pose des questions ouvertes  : Le but n’est pas de trouver des réponses à toutes les questions posées de but en blanc, mais plutôt d’inciter le coachee à prendre du recul et à réfléchir aux différents sujets aborder entre deux sessions. Voici des exemples de questions ouvertes par thématique :

Vie personnelle 

• Comment vas-tu en ce moment ?

• Qu’est-ce qui te motive à venir travailler chaque jour ? 

• Qu’est-ce qui te rend enthousiaste à l’idée de travailler sur un projet ?  

• Quels sont les sujets qui te préoccupent ?

Motivation

• As-tu le sentiment que tes feedbacks et ton point de vue sont pris en compte au sein de ton équipe ?

• Comment préfères-tu recevoir des compliments et remerciements ?

• Si tu en as, quels sont les mentors qui t'inspirent ? 

Objectifs court termes

• Quel est le sujet ou la discussion sur laquelle tu aimerais avoir mon feedback ?

• Comment se passe ce projet ? Comment pourrions-nous l’améliorer ?  

• Y a-t-il quelque chose qui t’empêche de faire ton travail correctement ?

• Quels seraient les projets sur lesquels tu aimerais travailler si tu en avais l’opportunité ? 

• Quels sont tes objectifs pour l’année ?

• Quelles compétences aimerais-tu développer ? 

• Quel aspect de ton poste aimerais-tu changer ?

Engagement

• Quelles sont les raisons qui te font rester chez Alan ? 

Axes d’amélioration

• Quel est le type d’apprentissage qui te convient le mieux ? 

• Comment aimerais-tu être challengé ? 

• Quel est ton processus pour te concentrer sur les tâches les plus importantes ?

• De qui aimerais-tu apprendre dans l’entreprise ?  Sur quels sujets ?  

Développement personnel

• Comment est-ce que tes objectifs long terme ont évolué au cours des derniers mois ? 

• En quoi tes missions actuelles correspondent (ou non) à tes ambitions à long terme ? 

• Te sens-tu motivé par tes missions actuelles ?

Habitudes de travail 

• Selon toi, quelle partie de ta routine fonctionne le mieux et pourquoi ? 

• À quoi ressemble une journée de travail productive pour toi ? 

• Quelles sont les plus grosses pertes de temps pour toi chaque semaine ? 

• Que fais-tu quand tu te sens à court d’énergie ou démotivé ?

Bonheur

• Qu’est-ce qui te plaît le plus dans ton poste chez Alan ? 

• Quelle est ta plus grande réussite ici ? 

• Quelles sont les compétences et qualités que tu apportes à l’équipe et qui  sont pourtant "sous-évaluées" ? 

Relation avec l’équipe

• Avec qui as-tu le plus de mal à travailler dans l’équipe et pourquoi ? 

• Comment tes idées sont-elles entendues dans l’équipe ? 

• Qui admires-tu le plus dans l’équipe et pourquoi ?

Après la session 

Après chaque session, le coach et le coachee définissent ensemble un plan d’actions, des “call to action” et des objectifs à atteindre en fonction des points soulevés. Le coach suit l’avancement des différents sujets grâce au HPFO.

Ce process permet d’obtenir une vue à 360° sur ce qu’il se passe chez Alan et, pour chaque Alaner, de prendre du recul sur sa semaine et ses priorités à venir.

Toutes les sessions de coaching ne se résument pas à des mots d’encouragements. Le coach doit aussi savoir aborder des sujets difficiles.

Si le coachee traverse une situation personnelle ou professionnelle difficile, le rôle du coach est de créer un espace où il se sent en confiance. Ils vont rechercher de manière conjointe la meilleure solution possible : mobilité interne, aménagement d’horaires plus flexibles, changement de coach… Toutes les solutions doivent pouvoir être abordées !

Et, si le coachee n’est pas assez performant au vu de ses objectifs et de son niveau, le coach doit s’assurer que les feedbacks de ses pairs sont bien entendus lors des discussions en 1:1 et lors du processus de review bi-annuel. Le coach doit partager à son coachee des méthodes, outils et conseils pour changer la donne. Ils actent ensemble d’un plan d’action concret et défini dans le temps pour agir sur les axes d’amélioration mentionnés.

Si cela n’est pas suffisant pour redresser la barre, le coach et le coachee devront réfléchir à d’autres options. Parfois, une discussion pour quitter l’entreprise est à envisager, car elle représente la meilleure option pour l’entreprise et le coachee.

Dans le cas où un collaborateur souhaite quitter l’entreprise malgré de bonnes performances, le coach doit pouvoir détecter au plus tôt les signes annonciateurs (baisse de motivation, perte d’engagement…) et lui proposer des solutions pour le garder dans l’entreprise. Si l’entreprise n’est pas en mesure de répondre à ses attentes, le coach doit accompagner son départ pour qu’il se passe dans les meilleures conditions possibles. Dans tous les cas, l’envie de départ d’un collaborateur ne doit pas être une surprise pour le coach. 

Cette posture est en phase avec notre postulat de départ : quelle que soit la prochaine étape du Alaner, le coach doit lui permettre de se poser les bonnes questions afin de le faire grandir.

Vous l’aurez compris, le rôle du coach est crucial chez Alan ! Il est le principal point de contact lorsqu'il s'agit d’aborder l’engagement et la performance d’un Alaner. Évidemment, son rôle peut évoluer au fil du temps, selon la croissance de l'entreprise et le rôle du coachee.

Pilier de notre culture, le coaching que nous pratiquons est adapté à notre culture (principes de leadership), à notre contexte (entreprise en forte croissance) et à nos talents.