Promouvoir la flexibilité des congés en France

Chez Alan, on se bat au quotidien pour mettre au tapis les processus inutiles. 🥊 Pour l’équipe People, cela se traduit par une attention redoublée à toujours offrir l’expérience employé la plus exceptionnelle possible, sans ajouter à notre charge administrative. Dernier exemple en date : notre politique de congés flexibles, que je me propose de vous détailler.

Au début de l’histoire, toute start-up qui se respecte proclame : « Les congés ? Pas de problème ! Prenez ce que vous voulez ! ». Sauf qu'en vrai, on est quand même rattrapé par les provisions comptables et les situations où, lorsque l’on se sépare, il faut le faire bien et indemniser justement les congés non pris.

Alors, comment réconcilier conformité et liberté sans créer une usine à gaz ?

Côté salarié, ça se traduit par une facilité déconcertante : poser des congés en un clic. Il suffit d’ajouter un événement « congé » dans son calendrier pour prendre soin de soi et de ses proches. Simple.

En coulisse, le cadre est simple, et assure une compatibilité avec les dispositions légales en vigueur. Il repose sur un triptyque :

En bref, les compteurs sont paramétrés ainsi : en premier lieu sont décomptés les jours conventionnels et contractuels obligatoires, comme les RTT (ces derniers n’ont pas pour vocation à être accumulés d’une année à l’autre, et sont particulièrement adaptés pour ajuster les absences du quotidien). Suivent les congés payés légaux. Et enfin, après épuisement de ces derniers, les jours non travaillés sont pris au titre des congés flexibles. C’est sans couture pour les Alaners, je vous en dis davantage ci-dessous !

Après tout, pourquoi ne pas s’en remettre au dispositif français classique et comptabiliser les congés, comme tout le monde ? C’est oublier un peu vite notre culture d’entreprise, et plus particulièrement la place accordée à l’autonomie et à la confiance.

La première est une qualité que nous recherchons dès les premières étapes du recrutement. Les futurs Alaners doivent être à l’aise avec la notion de responsabilité distribuée qui caractérise la manière de travailler chez Alan.

La deuxième va de pair : nous recrutons les meilleurs Talents, qui œuvrent au quotidien pour faire grandir Alan. Laisser la possibilité à chacun d’organiser son emploi du temps est une évidence ; il en va donc de même pour les congés.

Les salariés peuvent ainsi aménager leur temps de vacances selon leurs impératifs et souhaits. Bien évidemment, la courtoisie est de mise et, de fait, l’anticipation et la communication : la continuité des projets en cours doit être assurée, tout comme il est naturel d’informer les personnes avec qui l’on travaille de ses congés à venir. Finalement, tout cela s’auto-régule avec beaucoup de bon sens. D’ailleurs, aucune validation préalable n’est nécessaire.

Des salariés qui prendraient 11 mois de vacances par an, je voyais la question venir ! 😄 Penser que les salariés prendront des congés en nombre déraisonnable sous prétexte de flexibilité, c’est une illusion. Ce scénario est d’ailleurs peu vraisemblable au sein des entreprises à forte croissance, où la rapidité d’exécution est clé.

Nous restons lucides et nous préférons ne pas mettre en avant une approche « illimitée » ou encore « à volonté », qui n’est pas réaliste. En revanche, nous mettons l’accent sur l’équilibre vie professionnelle et personnelle, afin de nous assurer qu’il est satisfaisant sur le long terme. Pendant les évaluations, le coach est chargé de s’assurer que son binôme a pris assez de congés (pour en savoir plus sur le coaching chez Alan, n’hésitez pas à consulter cet article).

On ne le dira jamais assez : il est essentiel de construire une culture d’entreprise forte, et partagée par les salariés. Une fois ce cap fixé, il est beaucoup plus facile d’en déduire des principes directeurs. Comme vous avez pu l’observer, l’autonomie et la confiance sont le moteur de notre positionnement.

Tout est question de cadre

Naturellement, toute politique de congé passe par une compréhension fine du cadre légal, ainsi que de la Convention Collective. Quel nombre de congés légaux et conventionnels ? Des dispositifs particuliers s’appliquent-ils en fonction du statut non-cadre / cadre ? Une fois les règles du jeu cernées, il est plus facile de trouver des pistes de simplification. C’est ce que nous avons fait en introduisant le concept de congé supra légal, que je vous détaillais un peu plus haut.

Une saine remise en cause

Par ailleurs, questionner la pertinence de chacun des processus permet de les essentialiser… ou tout bonnement de les supprimer. Chez Alan, cela se traduit par une absence de validation des demandes de congés au profit de la confiance et d’un suivi global, qui nous assure que chacun prend le temps nécessaire. Ainsi, deux fois par an, l’équipe People se plonge dans les données : l’équipe a-t-elle pris suffisamment de congés ? En a-t-elle également planifié ?

Et, comme vous l’aurez compris, se libérer d’une organisation rigide ne veut pas dire pas d’organisation du tout. D’ailleurs, chaque communauté peut s’organiser en fonction de ses contraintes. Notre chère Care team, point de contact privilégié des membres Alan, assure une présence 6 jours sur 7 : cela s’anticipe !

Les outils adaptés

Enfin, pour mettre tout cela en musique, il faut les bons outils. Et nous pouvons compter sur notre fabuleuse équipe d’ingénieurs pour développer les solutions qui nous conviennent, le souci de l’expérience utilisateur chevillé au corps. Résultat : en un clic et un emoji, les Alaners peuvent poser leurs congés depuis leur calendrier Google.

Caption: Grâce à quelques mots clés et emojis qui sont indifféremment utilisables dans le calendrier Google, les Alaners peuvent poser leurs congés en un clic.

Caption: Ce tableau interne permet de savoir en temps réel qui est en congés, et même les personnes qui sont en télétravail.

Un import mensuel nous permet ensuite d’en faire le suivi dans notre logiciel de paie… et le tour est joué !

Pour résumer :

(1) À ce sujet, la lecture de l’article rédigé par Emeric Jeansen et Karoline Kettenberger, intitulé “Congés - Les vacances à volonté, un dispositif à encadrer” (paru dans La Semaine Juridique Social n° 13, 2 Avril 2019, 1097) est particulièrement éclairant.