Comment Alan a embarqué son premier client à 150 000 collaborateurs sans perdre le cap

Nous vous avions expliqué le rôle des Ops : armateurs et skippers du navire Alan. Ces dernières années, Alan a changé de dimension : premier client à plus de 10 000 collaborateurs en 2024, plus de 50 000 en 2025, et maintenant 150 000 en 2026 ! 

Comment garder une expérience exceptionnelle à une telle échelle ? Plongeons dans une campagne d'embarquement géante pour voir comment les Ops s’organisent pour 

- inviter + de 20 000 collaborateurs par jour 

- avec moins de 0,05 % d’erreur 

- et 90 % de collaborateurs actifs sur notre application dans les 30 jours

Ne rien laisser au hasard : c'est notre mantra pour offrir un embarquement exceptionnel. Et pour une organisation avec plusieurs dizaines de milliers de collaborateurs, il n’y a pas de formule magique, il y a beaucoup d’anticipation  !

Nous mobilisons une équipe d'experts pour accompagner le client du début à la fin, la garantie d’une expérience fluide et sans perte d’information. Au cœur de cette équipe, les Ops Builders construisent le modèle opérationnel avec le client.

Leur mission ? Trouver une solution simple pour chaque problème complexe. Concrètement : décrypter l'organisation de chaque client, sa structure et ses particularités pour que  chaque collaborateur accède à la bonne couverture, avec des solutions adaptées aux habitudes du client, une facturation correcte et… une expérience hors du commun.

Une fois la destination claire, place à la technique. Les Ops Builders travaillent avec nos ingénieurs pour déployer les bonnes solutions. Exemples de questions que se posent les Ops : 

En parallèle, les Ops dessinent tout le plan d’embarquement avec nos équipes clients et membres : calendrier, communication et campagne de formation.

Et pour que tout se passe bien le jour J, les Ops Builders documentent chaque processus, rédigent un pre-mortem pour anticiper les problèmes, et construisent les tableaux de bord pour surveiller la campagne en temps réel.

Plus de 100 000 collaborateurs à embarquer ? Autant de lignes de données à vérifier. Avec leurs outils automatiques, les Ops Coordinators entrent en scène pour s'assurer que chaque champ est correctement rempli et cohérent. Un exemple concret : en comparant les emails et prénoms, nous avons détecté qu'une entité nous avait transmis les deuxièmes prénoms au lieu des premiers. Problème corrigé, mauvaise surprise évitée !

Le navire est à quai, on commence l'embarquement ! Pas de place pour l’à-peu-près, tout doit être parfait pour offrir une expérience exceptionnelle dès le premier contact avec Alan. Comment les Ops s'organisent-ils ?

Garder du mou

Un principe clé : garder de la marge par rapport au calendrier et aux capacités des outils. Si nous avons la capacité d’envoyer 20 000 invitations par jour et clôre l’embarquement en 5 jours, nous prévoyons un calendrier sur 7 jours. 

Tous les matelots à leur poste

L'équipe Ops est mise sous cloche durant la campagne, 100 % dédiée au client. Une war-room s'organise : réunion quotidienne, tableaux de bord temps réel, sur-communication permanente.

Naviguer avec le pilote automatique

Ces campagnes sont intenses et stressantes. Notre recette pour éviter les erreurs : limiter au maximum les opérations manuelles et se reposer sur des flux automatisés. Et si des modifications manuelles sont nécessaires ? Vérifier, vérifier et revérifier pour éviter des effets indésirables. C’est le principe des 4 yeux ! 

Les yeux rivés sur les instruments

Les tableaux de bord permettent d'identifier les erreurs en temps réel. Dès qu'une erreur apparaît, les Ops Coordinators la règlent au plus vite avec le client. Pourquoi cette urgence ? D'abord pour l'expérience du collaborateur, mais aussi pour éviter que l'erreur se reproduise avec un impact décuplé.

Rester zen en cas de gros temps

On a beau se préparer, il y a toujours de l'imprévu. Un Ops doit rester zen et prendre du recul. On trouve toujours une solution.

Tous les collaborateurs sont à bord, pré-affiliés et invités à créer leur espace Alan. Avant de clôturer la campagne, un dernier réflexe clé :

Dernier réflexe : rédiger un post-mortem. Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Qu'est-ce qui a été difficile ? Quels sont nos apprentissages ? Une manière de faire encore mieux la prochaine fois.

Et parlant de prochains voyages, de nouvelles destinations passionnantes s'ouvrent pour 2026 avec des croisières au départ de la France, la Belgique, l’Espagne et le Canada !

Pourquoi ne pas rejoindre nos équipes pour faire partie du prochain voyage ?