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Contrôles Urssaf en frais de santé : les conseils des experts pour s’y préparer
- 1️⃣ Comprendre le lien entre le régime frais de santé et un contrôle Urssaf
- 2️⃣ Comment se passe un contrôle, en quelques mots
- 3️⃣ Bien retenir les conditions d’exonération
- 4️⃣ Comment justifier lors d’un contrôle Urssaf que ces conditions sont bien remplies ?
- 5️⃣ Être au point sur sur les dispenses d’affiliation, leurs conditions et leur justification
Le 30 juin 2023, Alan (Elise Toureau) et Avanty avocats (Maître Louis Ladaigue) ont animé un webinar sur les contrôles Urssaf en frais de santé, en faisant un focus sur les dispenses d’affiliation (ici pour le replay, et ici pour la présentation). L’occasion de revenir sur les bonnes pratiques destinées aux employeurs 🤝
1️⃣ Comprendre le lien entre le régime frais de santé et un contrôle Urssaf
Le principe est simple : en contrepartie de la mise en place d’un régime frais de santé ou prévoyance dans l’entreprise, le financement patronal à ces régimes bénéficie d’une exonération partielle de charges sociales. Le taux de charges qui s’applique est de l’ordre de 17,7% avec 8% à la charge de l’employeur et 9,7% à la charge du salarié.
👉 Une entreprise de 100 salariés avec une cotisation de 36,5 € par mois financée à moitié par l’employeur représente 43 800 € de financement patronal par an, et une économie annuelle de charges sociales de 12 702 €
Vous aurez donc compris le but du jeu 🎲 : conserver cette exonération en remplissant certaines conditions. Ce sont ces conditions qui peuvent être contrôlées par un inspecteur Urssaf : on vous explique tout dans cet article !
2️⃣ Comment se passe un contrôle, en quelques mots
👀 L’Urssaf vérifie que les conditions permettant de bénéficier d’exonérations de charges sociales sont respectées, et le contrôle peut porter sur l’année en cours et les 3 dernières années.
L’entreprise contrôlée reçoit un avis de contrôle au moins 30 jours avant la visite de l’inspecteur. A l’issue du contrôle, s’ouvre une période contradictoire pendant laquelle le contrôleur remet une lettre d’observations (ses “reproches” : un non paiement de charges sociales, voire un éventuel remboursement) et une période de contestation (pour répondre aux différents arguments, ou encore fournir des documents additionnels).
Une mise en demeure est ensuite envoyée, pour règlement des charges sociales, qui peut être contestée devant la Commission de Recours Amiable, soit devant le tribunal judiciaire.
La période informelle de contrôle et d’échange avec l’inspecteur est cruciale, notamment pour expliquer la bonne foi de l’entreprise.
💡 Nos recommandations : ANTICIPER !
↩️ En amont du contrôle : s'assurer que les conditions d’exonération sont remplies,
↪️ Au moment du contrôle : démontrer que la pratique de l’entreprise est bien fondée et savoir l’expliquer.
3️⃣ Bien retenir les conditions d’exonération
En tout, on compte 6 conditions d'exonération, dont les 3 principales vérifiées par l'Urssaf sont :
- La formalisation du régime au moyen d’un acte du travail (DUE, accord collectif ou référendaire),
- Le respect du caractère collectif du contrat d’assurance,
- Le respect du caractère obligatoire du contrat d’assurance
S’y ajoutent le fait que le régime ne doit pas se substituer à un élément de rémunération soumis à charges sociales, qu’il doit respecter le caractère responsable du contrat d’assurance et que les plafonds permettant un financement exonéré ne soient pas dépassés (quasiment jamais atteints en pratique).
4️⃣ Comment justifier lors d’un contrôle Urssaf que ces conditions sont bien remplies ?
A chaque condition, correspondent des justificatifs et preuves à fournir. Apportons un éclairage sur leurs objectifs et voyons comment y répondre en cas de contrôle.
🏢 Mise en place et acte de droit du travail
- Objectif : récapituler les caractéristiques du régime dans une Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE), ou un Accord collectif ou référendaire
- Contenu : le fonctionnement du régime, définition des bénéficiaires, règles de financement (montant et proportion), et certaines clauses “obligatoires”
- Preuve à fournir : la DUE remise à tous les salariés sous réserve d’une preuve (ex : liste émargement, mention dans le contrat de travail, envoi par courrier/email)
- Risque à défaut de preuve : une remise en cause des exonérations sur l’ensemble du financement patronal
⚒ Caractère collectif
- Objectif : faire bénéficier le régime à l’ensemble des salariés de manière égale, sauf exceptions légales. Sont pleinement sécurisées les différences fondées sur le critère “cadre’ / “non cadres” ou celui de la rémunération en fonction du plafond de la sécurité sociale.
- Contenu : attention à prévoir un maintien du régime aux salariés indemnisés ayant leur contrat travail de travail suspendu, et aux conditions d’ancienneté non admises en santé.
- Preuve à fournir : la DUE, l’Accord collectif ou référendaire, ainsi que tout élément de fait : bulletins de paye, contrat d’assurance, etc.
- Risque à défaut de preuve : redressement pouvant être proportionné à 3 x les sommes manquantes ou excédentaires par rapport à un régime collectif
👉 Si 3 salariés bénéficient d’une meilleure couverture avec une cotisation employeur de 73 € par mois au lieu de 36,5 € par mois, le montant du redressement par an serait de 3 x 36,35 € x 3 x 12 (soit 3.925,80 €).
⚖ Caractère obligatoire
- Objectif : aucun salarié bénéficiaire ne peut refuser d’adhérer au régime (donc de payer la cotisation à sa charge).
- A noter : des exceptions visant notamment à éviter les doubles couvertures obligatoires permettant au salarié de demander une dispense d’adhésion.
- Preuve à fournir : les demandes de dispense ainsi que la DUE, l’Accord collectif ou référendaire mentionnant certaines dispenses « facultatives » (le cas échéant).
- Risque à défaut de preuve : un redressement pouvant être proportionné à 1,5 fois les sommes manquantes.
👉 S’il manque la demande de dispense de 10 salariés (cotisation égale à 36,5 € par mois), le montant du redressement par an serait égal à 10 x 1,5 x 36,5 € x 12 (soit 6.570 €).
5️⃣ Être au point sur sur les dispenses d’affiliation, leurs conditions et leur justification
Pour être valides, les dispenses doivent être :
- applicables dans l’entreprise :
- soit une dispense de droit (ex : bénéficier d’une couverture individuelle ou obligatoire au titre d’un autre contrat de travail),
- soit une dispense prévue au sein de l’acte de mise en place (ex : CDD inférieur à 12 mois),
- exercées au moment de l’embauche, à la mise en place des frais de santé, ou à la prise d’effet de la couverture, surtout en tant qu’ayant droit. L’employeur peut aussi prévoir dans l’acte de mise en place un exercice à tout moment,
💡Nos recommandations :
- Expliquer avec pédagogie au salarié ce à quoi il s’engage en complétant et signant la déclaration sur l’honneur,
- Indiquer au salarié chaque année qu’il doit informer l’assureur de tout changement de situation qui influe sur sa dispense,
- Réaliser des contrôles, en tant qu’employeur, pour vérifier la bonne complétude des déclarations sur l’honneur.
💡 L’employeur, peut, s’il le souhaite, demander aux salariés des justificatifs complémentaires leur permettant d’exercer leur dispense.
Vous voilà désormais outillé en cas de contrôle Urssaf en frais de santé !
