Gestion du temps de travail : outils et méthodes en entreprise

Une bonne gestion du temps en entreprise peut complètement changer son rapport au travail du fait de ses nombreux bénéfices, notamment pour le bien-être des salariés. Cependant, l'organisation professionnelle n'est pas forcément innée, et certaines bonnes pratiques permettent de gagner naturellement en productivité.

La gestion du temps de travail est un ensemble de méthodes qui permettent aux employés de définir le temps nécessaire pour la réalisation de toutes leurs tâches, et à l’organiser pour que chaque tâche soit rendue en temps et en heure. 

Elle consiste notamment à déterminer le temps nécessaire à chaque tâche, mais aussi à les prioriser intelligemment, et enfin à être efficace dans leur réalisation. 

Une bonne gestion du temps présente ainsi plusieurs avantages pour les salariés : 

⏰ la sensation d’avoir plus de temps dans la journée puisque vous déterminez ce qui est urgent et ce qui l’est moins, et que vous avez une vision à moyen terme sur vos missions du jour ;

🧘 une diminution du stress grâce à une organisation efficace qui vous permet d’anticiper les moments de rush et donc de mieux répartir la charge de travail ;

⚽ trouver une meilleur équilibre vie pro/vie perso en répartissant intelligemment les tâches sur la journée et sur la semaine, ce qui permet déconnecter plus facilement du travail ;

🚀 améliorer sa productivité en organisant ses journées efficacement, ce qui permet de lutter contre la procrastination, et de mener les projets de manière logique ;

A l’inverse, si vous souffrez d’une mauvaise gestion du temps de travail, vous n’allez plus savoir où donner de la tête, vous allez être facilement distrait, vos obligations vont s'empiler petit à petit et tout va devenir urgent.

Vous risquez de vous soumettre à un stress inutile, ou bien de faire un travail de mauvaise qualité en vous y penchant à la dernière minute. Par ailleurs, une mauvaise gestion peut vous amener à échouer purement et simplement dans votre projet, car vous n’aurez pas pu anticiper les besoins qui prennent du temps, ou des demandes à effectuer en amont.  

La gestion du temps en entreprise n’est cependant pas toujours évidente, car l’on n’est pas toujours maître de son temps.

Ainsi, la difficulté principale au bureau concerne les distractions qui peuvent être nombreuses, diminuer notre concentration et bouleverser notre liste de tâches pourtant bien établie. 

La première chose à faire en entreprise consiste ainsi à éliminer les distractions numériques, qui viennent s’ajouter aux distractions physiques et doublent les chances de nous faire perdre du temps. Évitez de travailler avec votre boîte de messagerie ouverte, coupez les notifications de la messagerie instantanée quand vous avez besoin de vous concentrer, et désactiver le téléphone. 

Une autre problématique qui intervient souvent en entreprise concerne la surcharge de travail. Difficile, quand tout semble urgent, de prioriser efficacement !

🗣 Dans un premier temps, il est ainsi essentiel de communiquer sur votre mal-être pour tenter d’y remédier, que ce soit en éliminant certaines tâches ou en répartissant les priorités à l’aide de votre manager et des autres membres de votre équipe.

Dans un second temps, il faut éviter que la situation se reproduise, et donc apprendre à estimer le temps sur chaque tâche pour pouvoir dire non quand la situation l’impose -ou indiquer des délais de rendu plus long. 

Enfin, un autre écueil concerne souvent la procrastination, que l’on peut avoir du mal à combattre. En conséquence, des tâches que l’on peut faire en avance et en toute tranquillité deviennent de plus en plus pressantes, jusqu’au jour où elles deviennent urgentes en même temps que d’autres tâches qui sont urgentes par nature. Difficile de gérer son planning et son stress !

Il existe de nombreuses méthodes pour lutter contre la procrastination, mais la première chose à déterminer consiste à étudier votre rythme de productivité pour pouvoir organiser vos journées selon les moments où vous êtes plus efficaces. Par la suite, il existe différentes méthodes pour combattre la procrastination, nous allons vous en exposer quelques unes ci-dessous. 

L’entreprise peut mettre en place certaines stratégies pour encourager ses salariés à mieux gérer leur temps.

Ainsi, faites en sorte de créer une culture de l’entreprise qui valorise la bonne gestion du temps, notamment à travers des campagnes de sensibilisation sur ce sujet, ou des moments de formation pour accompagner les employés les plus en difficulté. Par ailleurs, vous pouvez encourager vos salariés à prendre leurs responsabilités individuelles, ce qui les amène à être responsables de leur calendrier et de la répartition de leurs tâches au sein de la journée. 

Le rôle des managers dans la gestion du temps est également essentiel, et il faut donc qu’ils prennent leur part de responsabilité sur ce sujet.

Par ailleurs, il doit être disponible et accompagner ses managés quand ils en ont besoin, pour cela il doit donc suivre régulièrement l’avancée de leur projet, mais aussi leur faire confiance dans la gestion de leur temps et la réalisation de leurs tâches. 

Au quotidien, les salariés peuvent aussi mettre en place différentes méthodes pour être plus efficace. Par exemple, il est important de conserver un regard critique sur la manière dont on est organisé, pour déterminer si la gestion du temps mérite certaines améliorations. Ce n’est pas parce que vous rendez tous vos projets en temps et en heure que votre gestion du temps est optimale. Vous laissez-vous facilement distraire ? Avez-vous le sentiment d’être soumis à un stress constant ? Arrivez-vous à anticiper les points de difficulté ?

Vous pouvez aussi vous créer un calendrier et un plan de travail qui vous aident à répartir vos tâches à la semaine ou au mois et qui vous permettent de déterminer les journées plus chargées que les autres. Il est aussi recommandé de mettre en place des routines, qui permettent d’être efficace, comme le fait de déterminer tous les matins la liste des tâches de la journée, de commencer par dépiler ses mails à 14h quand on revient de la pause déjeuner, ou encore se réserver des plages de “deep focus” pour le travail qui demande beaucoup de concentration.

🔴 Enfin, il est important d’apprendre à dire non pour que votre emploi du temps ne devienne pas surchargé. Il est essentiel de conserver un bon équilibre entre vie pro et vie perso, et donc de ne pas accepter trop de missions qui amènent à finir les journées de travail tard. Dire non, c’est donc vous préserver, mais aussi éviter à l’entreprise des désagréments  comme un travail mal fait ou une fatigue professionnelle de votre part. 

Il existe des techniques reconnues pour aider les salariés à mieux gérer leur temps.

La méthode la plus connue est certainement la méthode Pomodoro, qui encourage à travailler de manière très concentrée sur un seul sujet à la fois, en alternant les phases de travail intense et les phases de pause.

🍅 Le format classique propose ainsi de découper 2h10 de temps de la manière suivante : 4 périodes de 25 minutes de travail séparées par 5 minutes de pause, et 15 minutes de pause à la fin. Mais vous pouvez adapter ce format à ce qui vous convient le mieux, l’essentiel étant de s’accorder des pauses régulières pour s’aérer l’esprit, et de couper toutes les distractions pendant les phases de travail. 

Par ailleurs, il n’existe pas de meilleure méthode de gestion du temps, chaque personne est différente et vous devez trouver votre propre système. Par exemple, est-ce que vous préférez avoir une vision à la semaine de vos tâches, est-ce que vous avez besoin de changer de projet au cours de la journée ou au contraire de rester concentré sur le même sujet ? Fonctionnez-vous selon un système de liste et de cases à cocher, ou bien gérez-vous mieux les sujets quand ils se présentent devant vous ? A vous de voir ! 

Cependant, certains outils de gestion du temps sont très pratiques, comme les calendriers qui permettent de créer différentes tâches et de les ranger en fonction de leur avancée, comme Trello ou Notion. D’autres vous permettent de vous chronométrer pendant que vous effectuez certaines tâches, pour déterminer si votre estimation du temps est bonne, ou pour voir si vous êtes plus efficace à certains moments de la journée. 

Enfin, il est important de toujours prévoir une certaine marge quand vous définissez un rendu, pour pouvoir y insérer les tâches imprévisibles sans que cela ne retarde tout votre calendrier. C’est doublement bénéfique : si vous n’utilisez pas ces plages, vous pouvez travailler plus tôt sur des tâches des jours suivants, et si vous avez besoin de ce temps vous n’ajoutez pas de stress supplémentaire ! 

Une gestion efficace du temps de travail en entreprise peut transformer votre façon de travailler. En mettant en pratique les conseils et les techniques abordés dans cet article, vous serez en mesure de mieux gérer votre emploi du temps, d'améliorer votre productivité et de trouver un équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle. N'oubliez pas que la gestion du temps est une compétence qui s'apprend et se perfectionne avec le temps, alors commencez dès maintenant à mettre en pratique ces principes pour des journées plus productives et épanouissantes.