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Charge de travail : apprendre à gérer et prioriser pour éviter le burn out
La gestion de la charge de travail est un défi auquel sont confrontées de nombreuses personnes dans leur vie professionnelle. Tâches à accomplir qui semblent insurmontables, délais serrés, demandes de la hiérarchie difficiles à gérer…
- Comprendre la charge de travail : de quoi parle-t-on ?
- Quel est le rôle de l’entreprise et des managers sur la charge de travail ?
- Comment organiser son temps pour être plus productif ?
- Prévenir le burn-out
- Maintenir un équilibre entre le travail et la vie personnelle
Dans cet article, nous vous donnons des conseils pratiques pour mieux organiser votre temps, prioriser les tâches et éviter le stress lié à la surcharge de travail. Nous aborderons également l'importance de maintenir un équilibre entre travail et vie personnelle pour améliorer votre productivité et votre bien-être.
Comprendre la charge de travail : de quoi parle-t-on ?
La charge de travail est définie comme la sollicitation physique, intellectuelle et mentale nécessaires à la réalisation d’un travail. Elle est définie par trois dimensions :
1️⃣ la charge prescrite : celle qui permet de définir la fiche de poste, les compétences requises et les objectifs à atteindre ;
2️⃣ la charge réelle : celle qui est effectivement réalisée par le salarié, et qui implique certaines tâches invisibles (veille, apprentissage, travail d’équipe etc) ;
3️⃣ la charge vécue : il s’agit du ressenti du salarié concernant les tâches à effectuer et les contraintes qui y sont associées (notamment en terme de temps imparti).
La charge de travail est un enjeu important de bien-être au travail. Elle fait ainsi partie des principaux facteurs de risques psychosociaux et, qu’elle soit trop importante ou trop peu élevée, elle est primordiale pour l’engagement du salarié. Il s’agit donc d’un jeu d’équilibre fragile entre la surcharge de travail, qui mène au surmenage, et le manque de charge, qui mène au désengagement des employés.
C’est par ailleurs un enjeu important pour les entreprises puisque les nouveaux modes de travail, et notamment le passage au télétravail, nécessitent que les salariés s’adaptent en continu. Ainsi, la charge de travail, particulièrement en télétravail, est source de stress pour une majorité d’employés selon l’Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail (ANACT).
Quel est le rôle de l’entreprise et des managers sur la charge de travail ?
Le rôle de l’entreprise est essentiel dans la gestion de la charge de travail, puisque celle-ci est le résultat de deux contraintes différentes. D’un côté, l’obligation de résultat pour l’entreprise, de l’autre les moyens qui sont accordés pour y arriver. Cette seconde dimension concerne notamment le nombre de salariés disponibles, mais aussi les ressources qui sont mises à leur disposition, comme les compétences ou les délais.
Tout l’enjeu pour l’entreprise est donc de trouver un équilibre entre ces différentes contraintes, notamment à l’aide de ses managers.
Gestionnaires d’équipes, ils sont souvent responsables de la répartition des tâches en fonction des compétences et des disponibilités de chacun.
Ils font le lien entre les demandes de la direction concernant la performance des employés, et la réalité du terrain.
En dehors d’un manque de personnel ou de compétence, ils peuvent en effet aussi faire face à un désengagement de la part de certains employés, à des absences non prévues, ou à des conflits qui impactent la performance de l’équipe.
👀 Cependant, il est essentiel pour les entreprises de se pencher sur le sujet, car une mauvaise gestion de la charge de travail a des conséquences négatives pour les employés. Ceux-ci vont être sujets au stress, être moins productifs, mais aussi développer des symptômes physiques les amenant à être plus souvent absents, voire à développer un syndrôme du burn-out ou du bore-out. Que la charge soit trop élevée ou trop faible, elle va amener le salarié à se désengager et à produire un travail de moins bonne qualité.
Pour empêcher cela, il est important de fournir une formation adaptée au manager afin qu’il puisse gérer les imprévus. L’entreprise doit aussi mettre en place de bonnes pratiques pour développer la culture du feed-back et la communication ouverte, mais aussi pour mieux anticiper la charge de travail (via des rétroplannings par exemple) et en accordant les ressources adéquates pour le travail demandé.
La régulation de la charge de travail et la priorisation des tâches sont des compétences essentielles pour optimiser l'efficacité et éviter le stress professionnel. Vous pouvez réguler la charge de travail pour vous comme pour vos équipes.
Etape 1 : Evaluez l'ensemble de vos tâches et obligations. Faites une liste de toutes les tâches à accomplir, en les regroupant par catégories ou projets. Ensuite, évaluez l'importance et l'urgence de chaque tâche. Cela vous permettra de mieux comprendre l'étendue de votre charge de travail et de prioriser en conséquence.
Etape 2 : Identifiez les tâches prioritaires. Une fois que vous avez évalué vos tâches, identifiez celles qui sont les plus importantes et les plus urgentes. Concentrez-vous sur ces tâches prioritaires en leur accordant une attention et des ressources adéquates. Cela vous permettra d'accomplir les tâches les plus cruciales et d'éviter les retards ou les problèmes.
Etape 3 : Utilisez des outils de gestion de tâches. Tels que des applications ou des logiciels de gestion de projet. Ces outils vous aident à organiser, hiérarchiser et suivre vos tâches, ce qui facilite la régulation de votre charge de travail et la priorisation de vos activités.
Etape 4 : Pratiquez la délégation. Ne tentez pas de tout faire par vous-même ! Identifiez les tâches qui peuvent être déléguées à des collègues ou à des membres de votre équipe. Déterminez les compétences et les ressources nécessaires pour chaque tâche et assignez-les à des personnes compétentes. La délégation allège votre charge de travail et permet de mieux utiliser les talents disponibles.
Etape 5 : Établissez des échéances réalistes. Fixez-vous des échéances réalistes pour chaque tâche en tenant compte de la complexité, des ressources disponibles et des priorités. Évitez de vous surcharger en fixant des délais irréalistes qui peuvent entraîner du stress et de la frustration. Communiquez clairement les délais avec les parties prenantes concernées.
Enfin, deux derniers conseils. Apprenez à dire non et prenez soin de vous. Prenez des pauses régulières, faites de l'exercice.
Comment organiser son temps pour être plus productif ?
Mais la gestion de la charge de travail ne repose pas entièrement sur l’entreprise. Le salarié est également encouragé à se former et à se renseigner concernant les bonnes pratiques et la manière d’alléger sa charge de travail.
Il faut évidemment prendre en compte les spécificités de chacun et les préférences personnelles, à vous donc de faire des tests et de trouver la meilleure manière pour gérer la charge de travail.
🗓 Apprendre à planifier ses tâches
Gérer la charge de travail implique de fournir le niveau de travail suffisant, à votre niveau de compétences, pour effectuer la tâche qui vous est demandée dans le temps imparti. La première chose à faire est donc de planifier et de répartir les différentes tâches qui vont sont demandées afin de déterminer celles que vous allez réaliser en premier.
Pour cela, vous pouvez vous aider de matrices de décisions, qui vous permettent de préciser les tâches urgentes, les tâches chronophages, les tâches que vous pouvez déléguer et celles que vous pouvez repousser.
😌 Trouver son système de travail idéal
A vous ensuite de trouver le système de travail qui vous permet d’être le plus productif et de remplir vos tâches en temps et en heure. Par exemple, vous pouvez être très efficace le matin et avoir un coup de mou après l’heure du déjeuner : évitez de prévoir des tâches qui demandent toute votre attention en début d’après-midi. La flexibilité au travail et le télétravail permettent souvent de mieux gérer ces phases d’efficacité.
Vous pouvez aussi vous tourner vers certaines techniques de concentration, telles que la méthode Pomodoro. Cette méthode consiste à se concentrer sur une tâche unique pendant 25 minutes, puis à s’accorder une pause de 5 minutes avant de recommencer.
🙇♂️ Favoriser la concentration
Enfin, pour vous permettre d’être le plus efficace dans vos tâches, il est recommandé de limiter les sources de distraction. Si vous le pouvez, travaillez chez vous depuis un espace dédié à votre activité professionnelle (même s’il s’agit d’un petit coin de votre salon ou d’un coin de votre chambre).
Vous pouvez aussi éloigner toutes les sources de notifications (vous déconnecter de slack ou autres messageries internes, éloigner votre téléphone, mettre votre messagerie en mute), ou limiter les interactions avec vos collègues (vous pouvez par exemple vous accorder avec eux sur certains codes, comme le fait de porter vos écouteurs ou de fermer la porte de votre bureau, qui indiquent que vous n’êtes pas disponibles pour échanger).
Prévenir le burn-out
Comment reconnaître le burn-out ?
La charge de travail fait partie des facteurs de risques psychosociaux pouvant mener au burn-out, ce n’est donc pas anecdotique pour les entreprises.
Le burn-out correspond à un ensemble de symptômes parfois difficiles à identifier. Il apparaît lorsque ces symptômes sont inscrits dans la durée et vont en s’aggravant, il est donc important de pouvoir les repérer le plus tôt possible.
Un employé souffrant de burn-out va ainsi voir apparaître les signes suivants : stress prolongé, douleurs physiques telles que des maux de dos et de tête, troubles du sommeil et de l’alimentation, mais aussi agressivité, épuisement, perte de motivation. Non traités, ces symptômes peuvent mener à des pathologies plus graves, dont la dépression.
Lire aussi|Burn out, épuisement professionnel : définition, causes et solutions
Quelles solutions face au burn-out ?
Afin d’éviter le burn-out lié à la charge de travail, il est important que l’entreprise mène un travail actif d’identification et de résolution des problèmes liés à la charge de travail. Il peut s’agir d’une manque de personnel, de délais trop courts ou d’outils non adaptés : dans tous les cas, l’entreprise doit mettre en place des bonnes pratiques pour permettre de réduire la charge de travail et préserver la santé mentale de ses employés.
De leur côté, d’ailleurs, il faut également qu’ils soient attentifs à la charge de travail et qu’ils puissent tirer la sonnette d’alarme lorsqu’ils sentent un déséquilibre qui se prolonge.
Maintenir un équilibre entre le travail et la vie personnelle
Une bonne gestion de la charge de travail passe ainsi par la préservation de l‘équilibre vie pro-vie perso. Ces questions sont d’autant plus importantes du fait de la généralisation du télétravail, et le flou que cela amène parfois entre son espace de travail et son espace privé.
🧘 Or, cet équilibre est primordial à la santé mentale des employés, afin de leur permettre de bénéficier de véritables plages de repos, de trouver de la satisfaction dans leur vie privée, et de maintenant leur niveau de motivation et de performance.
Lire aussi|Équilibre vie privée et vie professionnelle : la clé du bonheur en entreprise ?
Ainsi, l’entreprise se doit d’encourager ses employés à se déconnecter de leurs outils de travail à la fin de leur journée, mais aussi leur proposer des outils professionnels spécifiques (ordinateur portable ou téléphone pro). Elle doit également mettre en place des bonnes pratiques concernant la disponibilité des employés en les encourageant à ne pas regarder leurs outils pro en dehors des horaires de travail, en envoyant des mails en différé, en se déconnectant de la messagerie instantanée etc.
Enfin, il est primordial que l’employé puisse bénéficier de phases de repos suffisantes en dehors du travail, en conservant des activités non professionnelles (pratique artistique ou sportive, temps en famille ou entre amis etc).
Foire aux questions
Pour gérer une charge de travail élevée, il est important de planifier et d'organiser votre temps de manière efficace. Établissez des priorités pour vos tâches, utilisez des outils de gestion de temps et de projet, et apprenez à dire non aux demandes qui ne sont pas prioritaires. Il est également important de prendre des pauses régulières et de faire de l'exercice physique pour éviter la fatigue et le stress.
Si votre charge de travail est trop importante, il est important de communiquer avec votre patron ou vos collègues pour trouver des solutions. Expliquez-leur vos tâches et les délais auxquels vous êtes confronté(e), et proposez des solutions pour alléger votre charge de travail, comme la réaffectation de certaines tâches ou l'embauche d'un nouveau membre d'équipe. Assurez-vous de communiquer de manière claire et professionnelle.
Pour maintenir un équilibre entre le travail et la vie personnelle tout en gérant une charge de travail importante, il est important de planifier votre temps libre et de vous déconnecter régulièrement du travail. Essayez de vous fixer des heures de travail régulières et respectez-les autant que possible. Établissez également des limites claires entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle en évitant de travailler à la maison ou en utilisant vos jours de congé pour des activités qui vous ressourcent, comme le sport, les loisirs créatifs ou les voyages.
