À quoi ressemble un onboarding à distance ?

Confinement, acte 1 : 53 talents ont rejoint Alan.

Autant vous dire que je me souviens très bien de l’allocution du Président de la République du 12 mars dernier : pas le choix, il fallait que tout soit en ordre pour accueillir 9 Alaners le lundi suivant, avec le même niveau d’exigence en termes d’expérience employés qu’en temps normal.

Je vous emmène côté coulisses pour éclairer les différentes étapes de ce processus clé (on ne le rappellera jamais assez), tant en termes d’engagement employé, de productivité que de marque employeur.

Je ne serais pas tout à fait honnête si je ne vous disais pas que l’Office Manager et moi (enchantée, Juliette, People Ops chez Alan) avons eu un frémissement d’inquiétude, à l’idée de devoir changer notre processus d’onboarding pour l’adapter à une situation complètement nouvelle. Et comme dans toute situation incertaine, il y a eu du bon à pouvoir se référer à des principes directeurs solides.

Oui, c’est une affirmation étonnante. Mais ne vous fiez pas au titre, vous allez voir.

Le premier pilier qui nous a aidés à ce moment-là est la connaissance écrite et partagée. En d’autres termes, tout le savoir est consigné dans une base de connaissance commune, chaque processus y est détaillé. Il a ainsi été nettement plus simple d’adapter ce que nous pouvions faire auparavant, et ce en l’espace de quelques heures.

Par exemple, nous attachons une grande importance à ce que l’essentiel des étapes administratives et d’équipement soient réalisées avant le premier jour des nouveaux arrivants, afin que la première journée ne se résume pas à des tâches rébarbatives.

Étape par étape, en amont du D-day, nous guidons les Talents qui nous rejoignent dans le processus de « pre-boarding ». Pour optimiser cette tâche essentielle mais chronophage, nous utilisons des templates de mails prédéfinis. Tout notre script a été bousculé en mars dernier. Nous avons adapté les modèles de mails en conséquence, gagné en efficacité, et avons ainsi pu dédier du temps à des tâches qui comptent autant mais qui ne sont pas automatisables, comme rassurer les Alaners qui nous rejoignaient.

Deuxièmement, et nous avions certainement une petite longueur d’avance, Alan avait déjà adopté un positionnement très souple s’agissant du télétravail, basé sur la confiance. Ce qui nous intéresse le plus, c’est de voir que chaque Alaner contribue à son échelle à produire de la valeur, pas le temps ou le lieu d’où il travaille.

Les processus applicables étaient donc aisément transposables à cette nouvelle situation. Par exemple, la session de familiarisation avec nos outils pouvait sans problème se faire lors d’une synchronisation en ligne. De même, toutes les formations que chaque Alaner suit à son arrivée dans l’entreprise peuvent être réalisées au travers d’un Google Meet.

Évidemment, tout n’est pas dématérialisable - et c’est le cas de la gestion des équipements. Ni une ni deux, l’Office Manager et moi avons empaqueté nos kits onboarding de manière à ce qu’ils arrivent au domicile pour chacun des nouveaux Alaners.

Depuis, nous avons encore amélioré ce processus, principalement en anticipant davantage, afin que chaque ordinateur arrive entre les mains de son propriétaire avant que les choses sérieuses ne commencent !

Il s’agit d’une préoccupation récurrente s’agissant du « tout distanciel » : comment s’assurer que tous ces processus optimisés restent chaleureux, et, in fine, qu’ils permettent à chaque nouvel arrivant de sentir aussi rapidement que possible comme un poisson dans l’eau dans cette nouvelle culture d’entreprise ?

Nous sommes d’accord, rien ne vaut un bon croissant autour de la machine à café le premier jour. De même, je reconnais volontiers qu’insuffler de la convivialité à distance n’est pas forcément facile. C’est pourquoi nous attachons beaucoup d’importance à ce que les nouveaux arrivants se sentent les bienvenus dès leurs premiers clics dans notre environnement de travail. Accueil collectif sur Slack (où nous célébrons l’arrivée de chacun avec un enthousiasme sans cesse renouvelé), café de promotion pour encourager l’entraide au sein des nouveaux arrivants… autant d’éléments pour que le nouvel Alaner se sente pleinement chez lui.

Caption: Chaque vendredi précédant l’arrivée des nouveaux arrivants, nous les célébrons comme il se doit en publiant un post Slack auprès de l’équipe.

Dans un même temps, notre parti pris est que le nouvel arrivant puisse mettre les mains dans le cambouis, dès ses premières journées d’onboarding. En effet, nous ne concevons pas l’onboarding comme un processus descendant, où l’Alaner serait uniquement plongé dans la théorie. Rien de tel que d’expérimenter par soi-même !

C’est pourquoi chacun se voit remettre par son role buddy (une personne généralement issue d’une même communauté de métier, qui guidera la prise de poste) un tableau personnalisé avec des étapes d’onboarding découpées jour par jour sur les premières semaines. Soigneusement élaboré par une petite équipe d’Alaners, celui-ci permet à tout nouvel arrivant d’être autonome : le chemin est balisé.

Ainsi, chaque élément de la culture d’entreprise, détaillé de manière théorique, peut être éprouvé la minute d’après par celui qui se l’approprie.

Nous mettons tout en œuvre pour que l’onboarding des nouveaux arrivants se déroule du mieux possible. Je vous en ai donné quelques exemples ci-dessus. Mais, in fine, nous souhaitons qu’ils soient pleinement acteurs de leur cheminement chez Alan. Tous les newcomers sont donc invités à poser des questions, à challenger le contenu si jamais il leur semble abstrait, et même à interroger la structure de l’onboarding. Ils ont même la possibilité de poser toutes leurs questions à Jean-Charles Samuelian, cofondateur d’Alan.

Rien n’est figé. Nous proposons, testons de nouvelles approches, pour continuellement améliorer notre onboarding. Ainsi, nous avons récemment ajouté un contenu didactique sur la manière dont le knowledge management se conçoit chez Alan. Et pour cela, nous sommes à l’écoute des retours formulés par les nouveaux arrivants. Un questionnaire leur est ainsi soumis une semaine, puis trois semaines après leur arrivée. Ainsi, les actions mises en œuvre pour peaufiner notre processus s’appuient sur des éléments étayés par de la donnée.

À date et depuis mars, ce ne sont pas moins de 108 personnes qui ont rejoint l’aventure. Et je suis très fière du travail que nous avons accompli pour que l’expérience employé prime toujours, que les processus s’adaptent à notre réalité et à nos besoins, et non l’inverse. Cette flexibilité à prendre des actions rapides et par petites touches fait partie de l’ADN d’Alan. Fière également d’accueillir, tous les 15 jours, des talents remarquables qui, grâce à leurs yeux neufs et à leurs questions toujours pertinentes, font que l’onboarding est un processus d’apprentissage double, pour le salarié comme pour l’équipe Alaner Experience.