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Contrôle Urssaf d'un régime frais de santé ou prévoyance
- Pourquoi le régime santé - prévoyance d’entreprise est contrôlé par l’Urssaf ?
- Que va regarder l’Urssaf ?
Pourquoi le régime santé - prévoyance d’entreprise est contrôlé par l’Urssaf ?
🧑⚖️ En tant qu’employeur, vous devez mettre en place une complémentaire santé. C’est une obligation légale de financer cette couverture, parfois conventionnelle.
💰 Certains éléments de salaire bénéficient de moins de charges sociales pour favoriser le financement des couvertures de frais de santé et prévoyance lourde bénéficiant aux salariés.
🧮 En frais de santé, cette exonération sur le financement de l’employeur est avantageuse : le taux de charges est de 17,7% avec seulement 8% payé par l’employeur (au lieu de 57 % de charges sociales dont 37% pour l’employeur).
Que va regarder l’Urssaf ?
🎯 Les contrôles Urssaf portent principalement sur le respect de certaines conditions d’exonération du financement patronal des régimes de frais santé :
- Les modalités de mise en place du régime de frais de santé et la conformité de l’acte de droit du travail qui le met en place (DUE, accord collectif ou référendaire).
- Le respect du caractère collectif du régime : garanties devant bénéficier à l’ensemble des salariés, ou à une ou plusieurs catégories d’entre eux (catégories objectives).
- Le respect du caractère obligatoire du régime : condition remplie lorsque la totalité des salariés de la catégorie de bénéficiaire est couverte, sauf cas de dispenses d’affiliation.
Le respect de ces conditions permet à l’employeur de continuer à bénéficier de l’exonération partielle de charges sociales sans risque financier liés à des irrégularités.
💡 Nos conseils :
- anticiper, au quotidien et encore plus au moment de la réception de l’avis de contrôle
- pouvoir fournir facilement un acte de mise en place conforme (et la preuve de sa remise pour la DUE), et du caractère obligatoire du régime via la validité des dispenses d’affiliation (grâce à un dispositif fiable de recueil des dispenses)
- expliquer le bien fondé de la catégorisation de bénéficiaire si elle est atypique (catégorie objective).
Modalités de mise en place du régime
L’Urssaf vérifiera si le régime santé ou prévoyance est correctement formalisé dans l’entreprise et si cela correspond à ce qui est appliqué.
Le principal document demandé (accord collectif signé par l'employeur et les délégués syndicaux, une décision unilatérale employeur ou un accord référendaire) doit récapituler les caractéristiques du régime. Il précise comment le régime fonctionne, les bénéficiaires (le régime ne bénéficie pas toujours de façon identique à tous les salariés), son financement (montant et proportion de la participation de l’employeur par rapport à celle du salarié) et certaines clauses obligatoires.
En cas de régime formalisé par une DUE, gardez la preuve de sa remise !
Le défaut de formalisation du régime entraîne une remise en cause intégrale des avantages appliqués sur le financement patronal du régime, pour tous les salariés. Sachant que l’Urssaf peut contrôler l’entreprise jusqu’à l’année N-3 de l’année du contrôle, c’est dommage d’être sanctionné pour une question de formalisme ! 🧑🎓
Caractère collectif du régime (catégories objectives)
Le régime doit être identique pour tous, sauf exceptions légales. Les garanties peuvent être différenciées si elles sont basées sur des critères admis par la loi.
Sont sécurisées (utilisables sans justification complémentaire) les différences entre salariés fondées sur les critères suivants :
- la catégories de salariés : cadres, non cadres ;
- la rémunération définie en plafonds de sécurité sociales (ex : ceux qui gagnent plus ou moins que le plafond annuel de la sécurité sociale) ;
D'autres critères sont possibles mais doivent être objectifs (pas de rupture d’égalité entre les salariés de la catégorie objective et ceux absents de cette catégorie) et justifiés (les catégories doivent couvrir tous les salariés selon leur activité professionnelle, les plaçant dans une même situation au regard des garanties) :
- L’appartenance aux catégories et classifications professionnelles définies par les conventions de branche ou les accords professionnels ou interprofessionnels
- Le niveau de responsabilité, le type de fonctions, le degré d’autonomie ou l’ancienneté dans le travail des salariés correspondant aux sous-catégories fixées par les conventions de branche ou les accords professionnels ou interprofessionnels
- L’appartenance aux catégories définies clairement et de manière non restrictive à partir des usages constants, généraux et fixes en vigueur dans la profession
👉 Particularités du caractère collectif :
- Le régime doit couvrir les salariés en suspension de contrat de travail avec maintien de salaire (arrêt maladie, congé sans solde, mise à pied). A chaque suspension du contrat donnant lieu à maintien de la rémunération (maintien en cas d'arrêt maladie, indemnités journalières en prévoyance, congé payé, etc), aucune différence n'existe entre les salariés “suspendus” et les autres.
- Si vous prévoyez une condition d'ancienneté (6 mois par exemple) pour accéder aux garanties du régime santé, il y aura un débat avec l’inspecteur Urssaf, la doctrine administrative l’interdisant (BOSS, 1210).
- En termes de justificatifs, la différence entre les salariés doit être écrite (DUE ou accord collectif) et prouvée par des éléments de faits (différence visible sur les bulletins de paie ou dans le contrat d’assurance).
💰 Pas de remise en cause de l'exonération de cotisations sociales sur la totalité du régime, grâce à la règle de proportionnalité du redressement aux salariés concernés.
Si le régime ne respecte pas le caractère collectif pour N salariés, le montant du financement patronal qui excède ce qui aurait été applicable en cas de respect du critère (contribution en trop) est multiplié par N et par 12 mois (voire même jusqu’à 3 ans).
💡 Exemple : 3 salariés bénéficient d’une meilleure couverture que les autres salariés avec un financement patronal de 73 € par mois au lieu de 36,5 € par mois. Montant du redressement par an = 3 x 36,5 € x 3 x 12 (soit 3.925,80 €).
Caractère collectif du régime (catégories objectives)
Tous les salariés doivent adhérer au régime frais de santé en place dans l’entreprise, sauf en cas de dispenses d’affiliation. On vous rappelle ses conditions et justification.
🪐 Conditions
- Déjà, le motif de dispense doit être ouvert au salarié, qui est en capacité de faire valoir le motif. Soit c’est une dispense de droit (même non prévue dans la DUE ou l'accord collectif), soit c’est une dispense facultative (prévue dans la DUE).
- La dispense doit être demandée à des moments particuliers selon le motif de dispense : à l’embauche du salarié, ou lors de la mise en place initiale des garanties, ou lors de la prise d’effet de la couverture permettant de faire valoir la dispense. Certains employeurs peuvent prévoir que la dispense peut être exercée à tout moment si prévu dans la DUE.
- La dispense doit respecter un certain formalisme, via la signature du déclaration sur l’honneur de la part du salarié.
💰 Là encore, il y a un mécanisme de proportionnalité du redressement. Le montant portant sur les salariés dispensés qui auraient dû être affiliés est multiplié par 1,5 x nombre de salariés (x 3 si le redressement porte sur 3 ans).
💡 Exemple : la demande de dispense manque pour 10 salariés payant 36€ de cotisation mensuelle. Montant du redressement par an = 10 x 1,5 x 36,5 € x 12 (soit 6.570 €). 👉 Redressement proportionné aux sommes manquantes (1,5 fois ces sommes).
Quels sont les documents à fournir ?
Préparez-vous à fournir l’accord collectif ou référendaire, ou la DUE. Concernant la DUE, il est important de prouver que l’email a été envoyé aux salariés. De plus, l’Urssaf peut regarder :
- le contenu de l’accord collectif ou de la DUE en vérifiant que le caractère obligatoire s’applique, avec une attention particulière sur certaines clauses obligatoires, et les libellés de catégories de bénéficiaires,
- le contrat d’assurance frais de santé (pour vérifier l’uniformité des garanties entre tous les salariés d’une même catégorie),
- les demandes de dispense des salariés ayant demandé à être dispensés d’affiliation.
