La prévoyance et le contrôle URSSAF

Le contrôle URSSAF sert à vérifier la bonne application des règles de Sécurité sociale et le respect des droits des salariés. Voici les bonnes pratiques et les justificatifs à fournir, notamment en matière de prévoyance collective.

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À quoi sert l’URSSAF ?

L’URSSAF, ou Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales, est un organisme privé qui agit sur ordre de l’État français. Ses missions sont les suivantes :

  • Elle collecte les cotisations de Sécurité sociale et du régime d’Assurance chômage auprès des cotisants ;

  • Elle redistribue ensuite ces cotisations aux différents organismes : caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), régime de l’assurance chômage, caisse nationale d’assurance retraite, etc. ;

  • Elle contrôle la régularité des montants déclarés, des versements sociaux et fiscaux ;

  • Elle vérifie la bonne application des règles de protection sociale complémentaire, notamment en matière de prévoyance collective ;

  • Elle procède à des redressements en cas de non-respect des obligations.

Qui l’URSSAF peut-elle contrôler ?

Ce n’est pas compliqué : absolument toutes les structures qui déclarent et paient des cotisations de Sécurité sociale et d’Assurance chômage peuvent être contrôlées. On peut citer pêle-mêle les startups, TPE et PME, libéraux, commerciaux, artisans, particuliers employeurs, associations, fondations… Tous les domaines d’activité sont concernés.

Point important : personne ne peut refuser le contrôle, la loi n’a pas prévu de possibilité de dispense. Si une structure s’y oppose, elle est passible d’une pénalité d’obstacle à contrôle.

Enfin, notons que toute entreprise peut demander à être contrôlée par l’URSSAF au nom du « droit au contrôle ». L’intérêt, c’est que l’entreprise contrôlée sur sa propre initiative bénéficie du droit à l’erreur. En cas d’irrégularité, elle pourra donc rectifier le tir sans forcément subir de sanctions financières ou de majorations. C’est donc une bonne solution pour les structures qui ont besoin d’un coup de main face à la complexité des déclarations sociales et fiscales.

Comment est-on informé du contrôle ?

Un contrôleur ne peut pas simplement frapper à la porte du bureau un beau matin pour effectuer des vérifications. Le seul cas où le contrôle surprise est autorisé, c’est quand une entreprise est soupçonnée de travail dissimulé.

L’URSSAF doit prévenir l’entreprise de sa visite au minimum 30 jours à l’avance, par l’envoi d’un avis de contrôle en lettre recommandée avec accusé de réception. Le contenu de ce document donne des informations clefs :

  • Date et lieu du contrôle ;

  • Nom et contact de l’agent ;

  • Documents juridiques, sociaux, comptables et justificatifs (dispenses d’affiliation à la prévoyance collective par exemple) à mettre à disposition de l’inspecteur ;

  • Droit pour l’employeur de se faire assister par un tiers ;

  • Possibilité de consulter la charte du cotisant contrôlé, qui rappelle les droits et obligations de chacun lors du contrôle ;

  • Etc.

Notons qu’un contrôle URSSAF n’est pas forcément motivé par une suspicion de fraude ou une cause spécifique. Il peut tout à fait être le fruit du hasard.

Le contrôle URSSAF et la prévoyance 

La prévoyance est un mécanisme de protection sociale complémentaire qui implique le paiement de cotisations sociales. De la même manière que pour la mutuelle, la prévoyance peut donc faire l’objet de vérifications de la part de l’URSSAF. L’inspecteur va porter son attention sur deux points en particulier : les dispenses d’affiliation et l’information du salarié.

Les dispenses d’affiliation à la prévoyance

Dans le cadre des contrôles URSSAF, l’inspecteur a le droit de demander à voir les justificatifs de dispense d’adhésion à la prévoyance, tout comme les dispenses d’adhésion obligatoire à la complémentaire santé collective.

Pour rappel, la prévoyance n’est pas toujours obligatoire en entreprise, mais lorsque c’est le cas, l’adhésion est systématique. Les employés qui ne souhaitent pas adhérer doivent demander par écrit une dispense à l’employeur et fournir les justificatifs pour prouver leur situation.

L’entreprise doit contrôler la validité de ces dispenses d’adhésion à la prévoyance. C’est normal, puisqu’elle bénéficie d’exonérations sociales et fiscales sur les cotisations de prévoyance complémentaire obligatoire, et qu’elle ne verse pas de cotisations pour les salariés dispensés. 

Si elle ne le fait pas, elle engage sa responsabilité en cas de litige avec l’assureur, avec un salarié… ou en cas de contrôle URSSAF. L’article R242-1-6 impose d’ailleurs aux entreprises de conserver précieusement ces demandes, afin de pouvoir les présenter si besoin. Chez Alan, on vérifie tous les justificatifs à votre place.

La remise d’un écrit au salarié en cas d’instauration ou de modification de régime

Lorsque l’employeur instaure un régime de prévoyance par décision unilatérale (DUE), il est tenu d’en informer les salariés par écrit (article L911-1 du Code de la Sécurité sociale). Ça vaut aussi en cas de modification du régime (changement de prestataire, réduction ou augmentation des risques couverts et des garanties, exclusion d’une partie des bénéficiaires, etc.).

S’il ne le fait pas, l’agent chargé du contrôle peut mettre fin à l’exonération des cotisations sociales payées par l’employeur. La contribution patronale est alors réintégrée dans l’assiette des cotisations. La Cour de cassation a réaffirmé cette position lors de nombreux redressements litigieux (par exemple dans cet arrêt du 14 mars 2019).

 

Le déroulement du contrôle URSSAF

1️⃣ Le lieu du contrôle

Le contrôle peut se dérouler : 

  • Sur place, dans les locaux de l’entreprise contrôlée. C’est généralement l’option choisie pour les entreprises de plus de 11 salariés. L’agent peut demander à utiliser le matériel informatique. L’employeur peut refuser, mais il devra alors fournir des copies de tous les éléments nécessaires.

  • Sur pièces, dans les locaux de l’URSSAF. L’agent se basera exclusivement sur les justificatifs fournis par l’entreprise, sans se rendre sur place. Cette option est souvent utilisée pour les entreprises de moins de 11 salariés.

2️⃣ La durée

Dans les entreprises de moins de 20 salariés, la durée maximale du contrôle est de 3 mois. Il est possible pour l’employeur ou l’inspecteur de demander une prolongation à titre exceptionnel. Notons que cette limite de durée ne s’applique pas en cas de travail dissimulé, d’obstacle à contrôle, ou d’insuffisance d’éléments comptables.

Dans les entreprises de plus de 20 salariés, le contrôle n’est pas limité dans le temps et peut s’étendre sur des périodes assez longues.

3️⃣ Les éléments contrôlés

Le jour du contrôle, l’agent procède aux vérifications sur la base des divers documents :

  • Sociaux : déclaration sociale, contrats de travail ;

  • Fiscaux : avis d’imposition, liasses fiscales, etc. ;

  • Comptables : bilans, fichier des écritures comptables, etc. ;

  • Juridiques : transactions, statuts des sociétés, etc. ;

  • Factures : sous-traitants et honoraires, notes de frais, etc. ;

  • Justificatifs : dispenses d’adhésion à la prévoyance ou à la mutuelle, etc.

Le contrôle porte uniquement sur les déclarations des trois dernières années : au-delà de ce délai, il y a prescription. Notons toutefois que ce délai est porté à 5 ans en cas de suspicion de travail dissimulé.

4️⃣ La fin du contrôle

À la fin du contrôle, l’agent établit ses conclusions et les envoie à l’entreprise par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier, appelé « lettre d’observations », mentionne les éventuelles sanctions, les sommes à payer, les délais, les majorations de retard, et tous les détails qui concernent le redressement.

Cette procédure est dite « contradictoire », ce qui veut dire que l’entreprise contrôlée a un droit de réponse. Elle peut poser des questions et faire valoir sa position sous 30 jours. Dans ce cas, l’URSSAF est obligée de lui répondre.

Passé ce délai, l’inspecteur transmet son rapport de contrôle au service de recouvrement, qui procède à la régularisation. Si l’entreprise a commis des erreurs dans un sens ou dans l’autre, l’URSSAF demandera la régularisation - ce qui veut donc dire que l’URSSAF peut vous verser de l’argent après un contrôle.

L’entreprise qui souhaite contester la décision de l’URSSAF peut saisir la commission de recours amiable, dans un délai de 2 mois.

Bien sûr, il arrive que le cotisant contrôlé soit totalement en règle. Dans ce cas, la procédure s’arrête là, tout simplement.

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