Travaillez d’où vous voudrez : Notre méthode chez Alan

Chez Alan, notre organisation est fondée sur la confiance. Ainsi, chaque Alaner est libre de travailler de manière flexible, d’où il le souhaite. Voici comment nous procédons. 

Chez Alan, entreprise à forte croissance rime avec responsabilité distribuée, autonomie et liberté. Nous sommes tous responsables et nous nous faisons confiance : chacun est là pour agir dans l’intérêt de l’entreprise.

Et nous sommes également tous différents. Certains sont des oiseaux de nuit quand d’autres ont des enfants et doivent adapter leurs horaires. Respecter ces différences nous a poussés à établir une culture de l’écrit et de l’asynchrone, pour permettre à chacun d’organiser son temps de travail comme il le souhaite. On explique d’ailleurs comment on prend des décisions sans réunion dans cet article. 

Flexibilité dans les horaires de travail et obligation de se rendre au bureau étant incompatibles, le télétravail a toujours été une modalité chez Alan. Comme pour de nombreuses entreprises, la pandémie nous a poussés à nous remettre en question et a présenté une opportunité d’affirmer notre choix d’être une entreprise “travaillez d’où vous voulez”. 

Concrètement, chaque Alaner est libre de vivre et de travailler d’où il le souhaite, en suivant néanmoins certaines règles. Nous avons des bureaux ou des espaces de coworking dans différentes villes. Par conséquent, chacun peut opter entre trois options :

Bien entendu, les besoins de nos salariés “100% remote” diffèrent de ceux qui se rendent au bureau. Ainsi, pour nous assurer que la collaboration se déroule sans accroc, nous avons établi des règles et principes de base pour respecter notre  philosophie : garantir à chaque Alaner une flexibilité maximale dans un cadre sûr.

Envie de connaître notre méthode ? On vous explique tout.

Selon votre organisation et le type de travail requis, plusieurs options s’offrent à vous pour définir votre politique de travail à distance :

La plupart des entreprises louent un bureau, embauchent des salariés pour le remplir et déménagent ensuite vers un bureau plus grand à mesure que leur entreprise grandit. 

Chez Alan, nous avons inversé la situation en nous concentrant d'abord sur les besoins des Alaners. Chacun est libre de travailler et de vivre là où il le souhaite, car nous partons du principe que les Alaners se connaissent et qu’ils prennent en compte ce dont ils ont besoin et ce qui leur apporte de l’énergie. 

En retour, nous adaptons pour leur fournir un espace de travail approprié :

En 2020, nous avons décidé de ne plus limiter l’embauche de talents aux trois pays dans lesquels nous opérons, à savoir : la France, l’Espagne et la Belgique.

Cette décision s’est accompagnée de défis complexes à travers de nombreuses instances réglementaires : immigration, paie et administration, résidence fiscale, droit de la sécurité sociale, droit du travail, etc. 

Alors, nous avons revu notre copie et avons “durci” notre politique pour nous éviter de gérer, au cas par cas, certains recrutements internationaux fastidieux.

Actuellement, les Alaners peuvent être recrutés dans 8 pays : 

Ceci étant dit, en tant qu'assureur immatriculé en France, nous devons appliquer la réglementation des assurances de l'ACPR. Par conséquent, certaines de nos équipes hébergent des fonctions et des rôles qui ne peuvent pas être exploités de n'importe où, ceci concerne notamment la vente, le service client et certaines fonctions clés de l'entreprise comme la gestion des assurances par exemple. 

Pour résumer, les salariés peuvent travailler d’où ils le souhaitent à l’intérieur du pays dans lequel ils ont été recrutés. Par exemple, un Alaner embauché en France peut décider de travailler depuis Paris, Brest, Toulouse, Collonges-la-Rouge… Bref, sa seule limite sera sa créativité (et son appétence pour le Limousin) !

Rien n’empêche toutefois les Alaners de travailler ponctuellement en dehors de ces pays, dans une limite de 30 à 90 jours par an (tout dépend si le pays appartient à l’espace Schengen). Mais, si travailler de manière asynchrone est un gain de productivité, jongler avec des décalages horaires importants peut ralentir la collaboration et pousser l'équipe à travailler à des heures étranges pour assurer des moments “synchrones” (1:1s, recrutement), ce qui n'est pas très sain. C’est pourquoi nous restreignons notre politique “Work from Anywhere” (WFA) aux territoires proposant moins 6 heures de décalage avec le fuseau horaire CET entre 9h à 18h. 

Avant de commencer le processus de recrutement ou de faire une offre d’embauche et après avoir vérifié que votre offre est compétitive dans le pays en question, il est prudent de vérifier comment votre statut impacte chacune de ces variables dans le pays en question :

☑️ Obligations en matière d'immigration en tant qu'employeur : 

☑️ Conformité aux lois de travail : 

☑️ Responsabilités de sécurité sociale et de santé : 

☑️ Impôt sur le revenu : 

☑️ Conformité et administration de la paie : 

Très tôt dans l'histoire d'Alan, nous avons construit une culture de l’écrit, de la transparence, de l’asynchrone et de la responsabilité distribuée pour offrir à nos équipes une grande flexibilité dans l’organisation de leur temps. Il s’avère que c’est cette culture qui nous a permis de généraliser notre politique “Work from Anywhere” dès 2020.

Le principe de transparence se retrouve sous différentes formes chez Alan, comme la prise de décision écrite ou les réunions en dernier recours, tandis que le principe de la responsabilité distribuée guide la manière dont nous prenons des décisions chaque jour. 

Ce mode de fonctionnement permet un environnement flexible, performant et responsabilisant. En rendant les informations publiques et accessibles, nous facilitons la prise de (bonnes) décisions en toute autonomie. 

Cela permet également de resituer les actions et tâches du quotidien dans un objectif plus large et donc, de redonner du sens au travail — ce qui s’avère particulièrement important dans un environnement de travail hybride ou en distanciel.

Ainsi, en interne, nous avons l’habitude de partager nos documents largement et systématiquement : 

Les Alaners rassemblés lors de la dernière édition du Alan Check-In

Travailler à distance n’est pas toujours facile, surtout pour les salariés qui expérimentent pour la première fois. Chez Alan, nous sommes convaincus que ce ne sont pas seulement les rituels qui créent les liens au sein d’une équipe, mais surtout que cela repose avant tout sur une collaboration efficace fondée sur la transparence, la responsabilité partagée, la définition claire d'objectifs individuels et collectifs et la confiance, comme abordé dans le paragraphe précédent. Toutefois, il reste important de mettre en place des temps et des initiatives qui contribuent à tisser des liens forts entre les membres de l'équipe, afin que chacun soit dans les meilleures conditions pour réussir.

Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, nous vous conseillons l’épisode de podcast “Valoriser la proximité au travail pour éviter le sentiment d’isolement”, dans lequel Lydia Martin, psychologue du travail chez Alan, livre ses conseils aux managers. C’est à retrouver ici. 

Voici des suggestions de rituels vous pouvez mettre en place pour assurer des forts liens sociaux, et la façon dont nous les mettons en place chez Alan :

Réunir toute l'entreprise régulièrement est un moyen extrêmement puissant de renforcer l'engagement et d'encourager le développement de relations inter-équipes. Chez Alan, nous organisons des Check-Ins deux fois par an où tous les Alaners de nos différents pays se rassemblent. Nous y organisons une grande présentation pour partager des mises à jour importantes, célébrer les succès et garantir que les objectifs/la mission de l'entreprise soient au premier plan de nos esprits. Nous avons ensuite des sessions de travail en petits groupes ou des activités où nous mélangeons les Alaners de différentes équipes et pays. Bien sûr, ces événements ne seraient pas complets sans une fête où les Alaners peuvent établir des connexions sociales et se détendre avec leurs collègues.

Les points de contact réguliers au sein des équipes sont incroyablement importants lorsque les membres sont dispersés pour s’assurer qu’ils soient engagés et se sentent partie prenante de l'équipe, de l'entreprise, etc. Cela peut prendre la forme de Stand-ups hebdomadaires où les membres de l'équipe peuvent partager comment ils se sentent, discuter de tout sujet qu'ils préfèrent exprimer verbalement et mettre en évidence tout obstacle pour lequel ils aimeraient avoir l'avis de l'équipe.

Résoudre un problème au niveau de l'entreprise et travailler avec un groupe de personnes avec lesquelles on n'interagit pas habituellement est très stimulant. Une fois par an, Alan organise un hackathon sur une thématique spécifique.  L'objectif est de recenser de nouvelles perspectives, d’oser proposer des idées auxquelles nous n’aurions pas pensé initialement autour d’un défi durant 48h. 

Deux fois par mois, nous organisons un déjeuner informel où un Alaner présente, à l’ensemble des salariés, un sujet de son choix - généralement une expertise qui le passionne. L’idée est de se nourrir de l’expérience nos Alaners, en dehors de leur vie chez Alan, et de profiter d’un moment de partage atypique où l’on se découvre des points communs. 

Slack est notre outil de travail, certes. Mais certaines zones sont dédiées à la création de liens, une sorte de pause café numérique. Aficionados d’amis à quatre pattes, partisans de la course à pied ou amateurs de citations partagées hors contexte, trouveront tous leur bonheur parmi nos nombreuses chaînes affinitaires.

Nos entretiens d’off-boarding nous ont permis de déterminer que le télétravail peut être une raison de départ pour certains Alaners. La flexibilité qu’il propose n’est pas sans risque pour leur bien-être mental : anxiété, hyper-connexion, isolement. Chez Alan, nous avons adopté une culture de la vigilance pour suivre, malgré la distance, certains indicateurs.

Nous invitons chaque Alaner, et surtout les coachs, à faire attention aux signaux suivants : 

Si le télétravail est à l’origine du mal-être d’un Alaner, nous recommandons de :

Si la nouvelle recrue a partagé son souhait d’opter pour de l’hybride ou du 100% distanciel, nous conseillons de sélectionner un coach qui sera dans une configuration similaire. Comme dit le dicton : “Celui qui connaît les obstacles les renverse” ; un coach ayant rencontré les particularités du télétravail sera plus à même de conseiller efficacement son coachee, de créer une connivence et une proximité immédiate — tout en limitant les risques de “décalage” entre deux réalités aux problématiques distinctes (présentiel et distanciel).

Nous sommes conscients que notre politique de Work from Anywhere n’est pas parfaite, mais nous l’avons pensée pour être la plus équitable possible. Elle repose entièrement sur notre culture de la confiance et de l’asynchrone, dont la transparence et la responsabilité distribuée sont la clé de voûte. Nous la faisons évoluer régulièrement en suivant ces principes directeurs :