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      Dépasser la “solitude du RH” : l'IA comme allié stratégique

      Dépasser la “solitude du RH” : l'IA comme allié stratégique
      Avec
      Alan
      AlanVotre partenaire tout-en-un
      Mis à jour le
      15 avril 2024
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      Mis à jour le
      15 avril 2024
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      Depuis plusieurs années, les RH sont en mode super-héros. Rétention des meilleurs talents, gestion du changement, nouvelles façons de manager… Leur périmètre d’action s’étend considérablement, tout comme les attentes liées à leur poste. Or, leur budget alloué reste le même ! Résultat : une certaine “solitude du RH” se dessine dans un grand nombre d’entreprises.

      Pour éviter cet écueil à notre équipe People, nous avons choisi de miser sur l’IA et de l’intégrer à la stratégie RH d’Alan. Il s’agit selon nous d’un levier puissant pour optimiser nos processus internes, améliorer notre efficacité et renforcer notre culture.

      Dans cet article, nous allons passer en revue différents cas d'usages de l’IA par l’équipe People d’Alan. Même si tous nos process ne sont pas transposables, nous espérons que cela vous donnera envie d’explorer le potentiel de l’IA dans votre entreprise !

      Démystifier l'IA pour soutenir notre équipe 

      Première idée reçue : l’IA sert à remplacer des salariés. On vous rassure, c’est loin d’être le cas au sein de notre équipe !

      Au contraire, l’IA aide nos collaborateurs sur des tâches complexes. Grâce à l’IA, ils peuvent aller plus vite sur l’administratif ou le “day to day”, afin de consacrer plus de temps à des projets stratégiques qui ne pourront jamais être effectués par des robots.

      Cependant, avant d’ouvrir les portes de l’IA, nous avons étudié le terrain. Cela nous semblait indispensable pour être sûrs d’apporter un vrai plus à nos collaborateurs. Après une cartographie des différentes utilisations de l’IA et un sondage interne, nous nous sommes rendu compte que nous partions d’un terreau (très) fertile : 70 % des collaborateurs Alan utilisaient déjà l'IA quotidiennement et 91 % plusieurs fois par semaine.

      Après avoir validé cet intérêt, nous avons commencé à améliorer l’existant et à développer de nouveaux assistants, en passant notamment par Dust. Pour le dire simplement, Dust est une sorte de ChatGPT qui a accès à toutes nos données business, stockées sur différents espaces : Notion, Github, Slack et Google Drive. Par le biais d’une simple question posée à Dust, nous obtenons des réponses contextualisées, argumentées et sourcées.

      Notre culture de l’écrit trouve ici tout son sens ! En effet, depuis les débuts d’Alan, toutes nos prises décisions et l’ensemble de nos projets sont détaillés noir sur blanc. Chaque collaborateur pouvait jusqu’ici accéder à n’importe quelle information utile à son travail, à condition de savoir où fouiller. Avec Dust, plus besoin de chercher : toutes nos informations sont encore plus facilement accessibles et par une simple commande.

      « Grâce à l’IA, [les RH] peuvent aller plus vite sur l’administratif ou le “day to day”, afin de consacrer plus de temps à des projets stratégiques qui ne pourront jamais être effectués par des robots. »

      Pourquoi nous pensons que l’IA est indispensable aux équipes RH

      En discutant avec d’autres entreprises, nous nous sommes rendu compte que l’usage de l’IA est encore timide chez les RH. En effet, elle est surtout utilisée pour rédiger plus rapidement des offres d’emploi. Or, elle peut être mise à profit pour des tâches beaucoup plus complexes.

      Les défis s’accumulent pour les RH : s’assurer de la motivation des collaborateurs, jongler avec les changements constants, trouver de nouvelles méthodes de management qui marchent… Tout cela dans un contexte d’individualisation des besoins des collaborateurs. Bref, ce n’est pas un scoop : la fonction RH devient un mouton à cinq pattes et a besoin de soutien !

      C’est pourquoi nous sommes persuadés que l’IA peut être l’alliée des RH. Parce qu’elle peut gérer les tâches répétitives, permettre de prendre du recul et même anticiper les besoins futurs, cette technologie leur permet de consacrer plus de temps aux sujets qui comptent vraiment : aider les collaborateurs à s'épanouir dans leur travail et soutenir la stratégie business de l’entreprise.

      À quoi sert l’IA d’un point de vue RH chez Alan ?

      Si vous voulez que votre équipe RH utilise l’IA, un conseil : partez de ses besoins et tâches les plus récurrentes ! Cela peut sembler simpliste, mais il est primordial de découper l’utilisation de l’IA en plusieurs assistants pour être efficace. Ainsi, chaque assistant est dédié à une tâche précise.

      C’est la logique que nous avons suivie chez Alan. Voici quelques exemples d’usages concrets de l’IA par notre équipe People :

      1. Bénéficier d’un véritable “bras droit” pour la réflexion

      Notre réflexion de base

      Quotidiennement, les équipes RH ont affaire à des situations humaines qui peuvent être délicates et complexes. De plus, concilier expérience individuelle et contraintes organisationnelles représente un défi majeur pour tous les RH.

      Comment l’IA nous aide à prendre de bonnes décisions

      Face à des sujets complexes, l’IA aide notre équipe People à les cadrer et à trouver des solutions.

      Pour cela, nos collaborateurs commencent par partager à l’IA leur problématique. Puis, ils listent leurs prises de décision antérieures pour permettre à l’IA de bénéficier d’un référentiel et de proposer des solutions adaptées.

      Ensuite, l’IA “découpe” la problématique en plusieurs petites tâches pour faciliter sa résolution. D’une montagne de problèmes complexes, ils passent à une somme de projets actionnables et simples à résoudre.

      L’IA permet aussi d’envisager la problématique sous différents angles, car il est possible de lui demander de se mettre à la place de telle ou telle partie prenante. En adoptant le point de vue d’un autre collaborateur, l’IA permet de trouver de nouvelles idées, d’améliorer l’argumentaire et de challenger certaines idées reçues.

      Ici, le rôle de l’IA est donc vraiment celui d’un assistant : elle ne prend de décisions à la place de nos RH, mais permet de développer leur réflexion et d’appuyer des décisions souvent déjà conscientisées. L’intervention humaine reste évidemment indispensable pour interpréter les résultats fournis.

      Prenons un exemple concret : un Alaner observe une baisse de la motivation dans son équipe lors des derniers mois. Il peut alors demander à l’IA de disséquer la problématique en plusieurs sujets. En résolvant ces plus petits problèmes, il peut in fine résoudre le problème d’origine plus facilement.

      Un exemple de recommandation suite à un problème de motivation.
      Un exemple de recommandation suite à un problème de motivation.

      2. Améliorer le process de recrutement

      Notre réflexion de base

      Entre les heures passées sur LinkedIn, les messages ignorés et l’organisation des entretiens, le sourcing et le recrutement de candidats sont très chronophages. On peut même dire que, le recrutement, c’est comme jouer à pile ou face. Mais avec le temps et l’énergie des RH en jeu.

      Comment l’IA rend nos prises de contact plus efficaces

      Les RH n’ont pas toujours le temps de personnaliser chaque message envoyé à des candidats potentiels. C’est pourquoi notre équipe a recours à l’IA pour rédiger des messages destinés à des personnes sur LinkedIn.

      Voici des exemples de questions qui peuvent être posées à Dust pour rédiger un message :

      • Pour améliorer le ton : “Peux-tu reformuler ce message Linkedin de façon plus directe et décontractée ? Il ne doit pas être standardisé et se distinguer des autres messages de recruteurs.”

      • Pour supprimer tous les abus de langage (halte au jargon RH) : “Peux-tu supprimer tous les termes de langage génériques, propres aux RH, de ce message ?”

      • Pour identifier les biais : “Dans ce message, peux-tu mettre en évidence tous les termes qui peuvent aller à l’encontre d’une minorité ou d’un groupe peu représenté dans l’entreprise ?”

      • Pour raccourcir le texte : “Peux-tu réduire la longueur de ce message de 30 %, tout en conservant les informations essentielles ?”

      • Pour se mettre à la place des candidats : “Voici un message de prise de contact qui sera envoyé sur Linkedin. Tu es une personne qui a reçu ce message et tu es sur le point de répondre. Que manque-t-il dans mon message qui pourrait te dissuader de répondre ?”

      « L’idée n’est pas d’appliquer les propositions de l’IA comme telles. Il convient plutôt de s’en inspirer pour prendre du recul et trouver des reformulations. »

      3. Fluidifier la rédaction des feedbacks

      Notre réflexion de base

      Depuis la création d’Alan, nous mettons le feedback au cœur de notre culture d’entreprise. C’est pourquoi nous demandons à tous nos collaborateurs d’évaluer leurs pairs et leur propre travail plusieurs fois dans l’année.

      Cette masse d’informations est très précieuse pour notre équipe People. Elle permet d’ajuster la stratégie RH et de réagir en cas de problème. Cependant, tout le monde n’est pas à l’aise quand il s’agit de rédiger un feedback.

      L’IA comme assistant de rédaction

      Parfois, rien à faire, c’est la page blanche. C’est pourquoi notre équipe peut utiliser plusieurs assistants pour automatiser ce travail.

      Afin de rédiger leur propre évaluation, ils peuvent utiliser un assistant compilant tous leurs récaps hebdomadaires. Ils obtiennent ainsi en quelques secondes une première ébauche exploitable pour mesurer tout le travail accompli et identifier les points bloquants récurrents.

      Ensuite, lors de la rédaction d’un feedback sur le travail d’un pair, ils peuvent demander à l’IA de l’enrichir en s’appuyant sur nos valeurs d’entreprises. Il est alors plus simple de faire le lien entre sa propre évaluation et les attentes de l’entreprise envers chacun des collaborateurs, selon son poste et son niveau de séniorité.

      Dans les deux cas (autoévaluation et évaluation d’un pair), l’idée n’est pas d’appliquer les propositions de l’IA comme telles. Il convient plutôt de s’en inspirer pour prendre du recul et trouver des reformulations.

      4. Gagner du temps dans les échanges avec les collaborateurs

      Notre réflexion de base

      "Quand est-ce qu'on aura des augmentations de salaire ?", "Est-ce que je peux changer mes horaires de travail pour commencer plus tard le matin ?", ​​"Quels sont mes droits en matière de congé parental ?"...

      Si vous êtes RH et même si vous avez passé un temps fou à documenter tous vos process RH, vous pouvez être très fréquemment interrompu par vos collaborateurs pour toutes sortes de demandes. Résultat : vous n’arrivez pas à avancer sur vos projets de fond.

      Comment l’IA répond à la place des RH pour des questions simples

      Pour permettre aux collaborateurs d’Alan de trouver facilement des réponses à leurs questions sans interpeller sans arrêt notre équipe RH, Dust prend le relai !

      Il leur suffit de taguer @people_oncall dans leur message sur Slack. Dust répond alors automatiquement à la suite de leur message en allant chercher la réponse dans notre espace Notion. C’est en effet sur Notion qu’est spécifiée toute notre politique RH.

      Un exemple de réponse à la question d’un Alaner à propos de jours de congé.
      Un exemple de réponse à la question d’un Alaner à propos de jours de congé.

      L'IA dans les RH : un outil pour optimiser, pas pour remplacer

      En conclusion, nous pensons que l'IA est une réponse prometteuse à la "solitude” du RH. En l’exploitant, notre équipe People améliore ses processus internes et se dégage plus de temps pour répondre aux défis complexes de la gestion des talents. 

      Nous avons passé en revue des domaines dans lesquels elle peut apporter un vrai plus. Mais attention, on n’oublie pas que l'humain reste maître à bord ! L'IA n’est pas pour là nous remplacer les RH, mais pour les soutenir dans leurs tâches quotidiennes et leurs prises de décisions. Elle complète la réflexion, sans remplacer l’expertise humaine.

      Alors, prêts à faire équipe avec l'IA pour soutenir vos RH ?

      Publié le 06/03/2024

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