Pourquoi on a supprimé les réunions

Personne n’arrive préparé, ça commence en retard, et la personne avec la voix qui porte le plus ne veut plus lâcher la parole. Une heure plus tard, vous avez l’esprit encore plus confus qu’avant d’entrer dans la pièce et vous vous demandez s’il vous reste du paracétamol. Mais vous avez l’habitude, c’est pour ça que vous vous êtes mis dans un coin pour traiter vos mails.

Caption: Cette salle n’existe pas chez Alan 😀

On a détecté le problème très tôt. Nos réunions étaient pensées pour être courtes, bien organisées et produire des décisions. Mais très souvent, on dérapait — les discussions sont très difficiles à maîtriser !

On était souvent déçus des résultats, on avait du mal à se rappeler ce qui s’était dit, c’était compliqué avec les personnes absentes, et celles à distance.

Maintenant, quand on a besoin de l’intelligence de l’équipe pour résoudre un problème, approfondir un sujet, valider des solutions, au lieu de programmer une réunion pour résoudre un problème, on ouvre une issue sur Github.

Une issue est un fil de discussion écrit par lequel on échange avec les personnes concernées dans le but d’atteindre une conclusion actionable.

Comme sur un forum en ligne, on échange sans avoir remué ciel et terre pour rassembler tout le monde dans la même pièce.

Les réunions sont du temps jeté par la fenêtre. Du point de vue d’une entreprise, six personnes en réunion pendant une heure, c’est l’équivalent de six heures de travail. Six heures de travail, c’est presque la journée d’une personne ! Ça en fait du temps investi pour un résultat si peu satisfaisant.

Chez Alan, on n’est pas des maniaques du temps passé au bureau. On pense qu’on a tous un certain nombre d’heures productives dans notre journée, au delà desquelles il est bon de faire et de voir autre chose — ses amis ou sa famille par exemple 🙂

Les réunions coûtent par le temps qu’on y passe, mais aussi par la façon dont elles découpent la journée.

Il faut du temps pour fournir du travail “profond” et pour entrer dans l’état de concentration nécessaire pour produire. Les réunions coupent les journées et empêchent de se projeter sur des longues plages de travail ininterrompues.

Impossible d’accomplir des choses complexes sur des minutes volées par-ci par-là. C’est pour ça qu’on cherche à tout prix à préserver des blocs d’heures voire des demi-journées entières, libres de tous engagements.

On fait confiance aux gens pour s’organiser d’eux-mêmes et travailler de la meilleure façon. Sans réunion, chacun est en contrôle de son temps et de son effort.

C’est en considérant notre temps à sa juste valeur et en refusant systématiquement les fausses obligations qu’on a réussi par exemple à lancer notre offre pour les travailleurs indépendants en deux semaines seulement 🚀

Cette absence de réunions va de pair avec une absence de notifications. Nous n’allions pas tout faire pour avoir l’esprit libre et continuer à nous faire déranger à chaque fois qu’on reçoit un message.

Caption: On connaît tous quelqu’un qui ne nettoie pas ses notifications 😂

On gagne un temps incroyable à traiter tous les messages à la suite plutôt qu’à changer d’activité à chaque notification.

Les notifications sur les issues peuvent attendre que je décide de moi-même de faire une pause dans le travail que j’accomplis.

Rien — ou si peu de choses — sont vraiment urgentes. Et si le bâtiment est en feu… il y a des chances qu’on s’en rende compte 🚒

Sans notifications, à l’écrit, on ne dérange personne. Chacun peut s’organiser comme il le souhaite et choisir quand il souhaite interagir avec l’équipe. Quand on dit non aux fausses obligations, on est libre de dédier son temps à créer des choses qui ont du sens.

Trop souvent, elles dérivent du sujet ou se transforment en concours d’éloquence — qui n’aime pas avoir raison ?

L’écrit oblige à poser les choses et prendre le temps de la réflexion.

La discussion est plus posée, mieux documentée, plus nuancée et argumentée, chacun intervient en prenant le temps qu’il souhaite. Exit le feeling, les questions d’ego, on prend du recul, on est plus factuel , on regarde la situation dans son ensemble, on prend de meilleures décisions.

Même avec la meilleure volonté du monde, difficile d’expliquer tout ce qui s’est passé dans une réunion à quelqu’un qui n’y était pas. Or dans une équipe, tout le monde peut se sentir concerné par une décision.

Avec notre système d’issues, tout le monde peut participer à toutes les discussions. Pas de bruits de couloir, pas de secrets, pas de politique : tout le monde a la même information. C’est un merveilleux moyen de garder tout le monde dans la boucle.

On a aujourd’hui dépassé les 900 issues ouvertes et fermées. Autant de réunions qui n’ont pas vu le jour et d’heures de gagnées.

Caption: Les coulisses de nos issues sur Github

Cet historique de notre savoir est précieux. Quand on ne se souvient plus pourquoi on a prise telle ou telle décision, il suffit de faire une petite recherche sur notre Github pour en comprendre les tenants et les aboutissants. Et si on veut la remettre en question, on sait déjà quels sont les arguments qui l’ont emporté dans le passé. Encore du temps gagné 💥

Première étape pour reproduire ça chez vous : commencer par fonctionner par écrit. Envie de discuter de quelque chose avec quelqu’un ou plusieurs personnes ? Réfrénez cette envie d’interrompre votre collègue ou de programmer une réunion. Ecrivez-leur. ✍️

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez mettre en place votre propre système de forum interne, que ce soit via des issues GitHub ou quoi que ce soit d’autre.

On sait couper du quotidien et apprécier à sa juste valeur nos 1-on-1s dans les rues de Paris, nos All-Hands, nos pauses cafés, déjeuners, team drinks ou nos soirées à thèmes (si, si, on déchire au karaoké). Ce sont des moments où il est bon d’être ensemble 🎊

Peu de choses sont plus bénéfiques à une entreprise et à un groupe humain que des personnes qui se sentent libres, autonomes et en contrôle.

Caption: Tous les prétextes sont bons pour profiter du beau temps ☀️

L’absence de réunions nous a tous rendus plus maîtres de notre temps et de notre organisation, capables de dédier toutes nos ressources à produire ce que l’on veut produire : quelque chose qui change la donne.

Si vous êtes intéressés par cette façon de fonctionner, je ne peux que vous inviter à l’essayer 😇

Si vous avez la moindre question ou que vous êtes juste curieux d’en savoir plus sur Alan, l’assurance santé nouvelle génération, posez-nous toutes vos questions.