Por qué hemos eliminado las reuniones

Nuestra solución para dejar de perder el tiempo y volver a recuperar el control de nuestro trabajo 💪

Algunos llegan sin tener nada preparado, otros tarde, y el que lleva la batuta de la reunión no suelta prenda. Una hora más tarde, sales de la reunión todavía más confundido que cuando entraste, y te preguntas si aún tendrás ese paracetamol en la mesa. Pero estás acostumbrado, por eso te has puesto en una esquina a contestar emails.

En Alan, eliminamos las reuniones hace ya dos años, y no lo cambiaríamos por nada del mundo.

Esta sala no existe en Alan 😃

Detectamos el problema desde el principio. Nuestras reuniones se diseñaron con la intención de que fueran breves, bien organizadas y en las que se pudieran tomar decisiones. Pero muy a menudo nos desviamos del tema (las discusiones son difíciles de controlar).

A menudo, nos decepcionaban los resultados, nos costaba recordar qué se había dicho en la reunión, y todavía se complicaba más con las personas que no podían asistir y las que trabajaban a distancia.

Por eso decidimos cambiar totalmente: lo que tradicionalmente hacíamos hablando, ahora lo hacemos por escrito. ✏️

Ahora, cuando necesitamos el conocimiento del equipo para resolver un problema, para profundizar en un tema o para validar opciones, en lugar de programar una reunión para resolverlo, abrimos un issue en Github. 

Un issue es un hilo de conversaciones escritas a través del cual se intercambia información con las personas involucradas para llegar a una decisión aplicable.

Al igual que un foro online, conversamos sin tener que mover cielo y tierra para que todos estén en la misma sala de reuniones. 

Las reuniones son tiempo tirado por la ventana. Desde una perspectiva empresarial, seis personas en una reunión de una hora, es el equivalente a seis horas de trabajo. ¡Seis horas de trabajo es casi la jornada diaria de una persona! Es mucho tiempo invertido para un resultado poco satisfactorio.

En Alan, no somos unos románticos de la oficina. Creemos que todos tenemos un cierto número de horas productivas al día, y cuando lo sobrepasamos es bueno hacer y ver algo más, como a nuestra familia o amigos, por ejemplo 🙂.

Las reuniones se nos hacen cuesta arriba por el tiempo que pasamos en ellas, pero también por la forma en que interrumpen el día.

Lleva tiempo hacer un trabajo “profundo” y entrar en el estado de concentración necesario para llevarlo a cabo. Las reuniones cortan el día y evitan que puedas centrarte en proyectos largos sin interrupciones. 

Es imposible poder concentrarte en conseguir cosas complejas perdiendo el tiempo por aquí y por allá. Por eso intentamos bloquear a toda costa algunas horas o incluso medias jornadas para no tener ningún compromiso.  

Confiamos en que la gente se organice y trabaje de la mejor manera. Sin reuniones, cada uno controla mejor su tiempo y esfuerzo. 

Ha sido al considerar nuestro tiempo por el valor real que tiene y al rechazar sistemáticamente falsas obligaciones que hemos conseguido lanzar nuestra oferta para trabajadores autónomos en tan solo dos semanas. 🚀

Esta falta de reuniones va de la mano de la falta de notificaciones. No íbamos a hacer todo lo posible para liberar nuestras mentes y seguir con la interrupción de un mensaje cada dos por tres.

Todos tenemos un amigo que nunca abre sus notificaciones 😂 

Ahorramos una cantidad increíble de tiempo al procesar todos los mensajes juntos en vez de ir cambiando de tema con cada notificación. 

Todo puede esperar.

Las notificaciones de los issues pueden esperar hasta que decida tomarme un descanso del trabajo que estoy haciendo. 

Nada – o muy pocas cosas – son realmente urgentes. Y si el edificio se está incendiando… es probable que lo notemos. 🚒

Sin notificaciones, por escrito, no molestamos a nadie. Cada uno puede organizarse como quiera y elegir cuando quiere interactuar con el equipo. Cuando dices no a las obligaciones forzadas, eres libre de dedicar tu tiempo a crear cosas que tengan sentido. 

A menudo, nos desviamos del tema o se convierte en un concurso de elocuencia, ¿a quién no le gusta tener la razón?

La escritura obliga a dejar las cosas y tomarte tiempo para reflexionar. El simple ejercicio de explicar un problema suele ayudar a resolverlo.

La decisión se plantea mejor, está más documentada, más matizada, mejor argumentada, y todos pueden intervenir tomándose el tiempo que necesiten. 

No más sentimientos, no más problemas de ego, cuando damos un paso atrás, somos más objetivos, observamos la situación global, y sabemos tomar mejores decisiones. 

Incluso con la mejor intención del mundo es difícil explicar una reunión a alguien que no estuvo ahí. Sin embargo, en un equipo todos pueden sentirse involucrados en una decisión.

Con nuestro sistema issues, todo el mundo puede participar por igual en las conversaciones. Sin ruido en los pasillos, sin secretos, sin política: todos tienen la misma información. Es una forma maravillosa de mantener a todo el mundo al día.

A día de hoy, ya hemos llegado a los 3000 issues entre conversaciones iniciadas y archivadas. Tantas reuniones que no han visto la luz del día y tantas horas que nos hemos ahorrado.

Nuestros números en Github entre bastidores

Esta historia sobre nuestro aprendizaje es preciosa. Cuando nos cuesta recordar el motivo por el cual decidimos tomar una decisión, lo único que tenemos que hacer es investigar en nuestro Github para entender los entresijos. Y si no te lo crees, ya conoces los argumentos: más tiempo ahorrado. 💥

Primer paso para aplicar esto en casa: empieza a funcionar por escrito. ¿Quieres discutir algo con una persona o varias a la vez? Evita interrumpirles o programar una reunión. ¡Escríbeles! ✍️

Si quieres ir más allá, puedes crear tu propio sistema de “foro interno” con Github o cualquier otra plataforma.

Sabemos cómo cortar con la rutina diaria y apreciar nuestros 1:1 en las calles de París, nuestros All-Hands, nuestras pausas para el café, desayunos, comidas, afterworks de equipo, o noches temáticas (sí… lo partimos en el karaoke). Estos son momentos en los que nos gusta disfrutar juntos. 🎊

Pocas son las cosas más beneficiosas para una empresa y un grupo humano que las personas que se sienten libres, autónomas y con autocontrol.

Cualquier pretexto es bueno para aprovechar el buen tiempo

La ausencia de reuniones nos ha hecho a todos dueños de nuestro tiempo y organización, capaces de dedicar todos nuestros recursos a producir lo que realmente queremos: algo que haga cambiar las reglas del juego.

Si sientes interés por esta forma de trabajar, solo podemos invitarte a que la pruebes. 😇

Si tienes alguna pregunta, o simplemente tienes curiosidad por saber más sobre Alan, la nueva generación de seguros de salud, pregúntanos lo que quieras.