Werk waar je maar wilt: Onze methode bij Alan

Bij Alan betekent een snelgroeiend bedrijf verdeelde verantwoordelijkheid, autonomie en vrijheid. We zijn allemaal verantwoordelijk en we vertrouwen elkaar: iedereen is er om in het belang van het bedrijf te handelen.

En we zijn ook allemaal verschillend. Sommigen van ons zijn nachtbrakers, terwijl anderen kinderen hebben en hun schema's moeten aanpassen. Omdat we deze verschillen respecteren, hebben we een cultuur van schrijven en asynchroon werken gecreëerd, zodat iedereen zijn werktijd naar eigen inzicht kan indelen. In dit artikel leggen we uit hoe we beslissingen nemen zonder te vergaderen.

Omdat flexibele werktijden en de verplichting om naar kantoor te komen onverenigbaar zijn, is telewerken altijd een modaliteit geweest bij Alan. Zoals bij veel bedrijven heeft de pandemie ons aan het denken gezet en ons de kans geboden om onze keuze te bevestigen om een "werken waar je maar wilt"-bedrijf te zijn.

Praktisch gezien is elke Alaner vrij om te wonen en werken waar hij of zij wil, zij het binnen bepaalde regels. We hebben kantoren of coworking spaces in verschillende steden. Er zijn dus drie opties voor iedereen:

Natuurlijk verschillen de behoeften van onze "100% remote" medewerkers van die van degenen die op kantoor werken. Om ervoor te zorgen dat de samenwerking soepel verloopt, hebben we een aantal basisregels en -principes opgesteld in lijn met onze filosofie: elke Alaner maximale flexibiliteit garanderen in een veilige omgeving.

Wil je weten hoe we dat doen? We vertellen je er alles over.

Afhankelijk van je organisatie en het soort werk dat vereist is, heb je verschillende opties voor het definiëren van je beleid voor werken op afstand:

De meeste bedrijven huren een kantoor, nemen werknemers aan om het te vullen en verhuizen dan naar een groter kantoor als hun bedrijf groeit. Bij Alan hebben we de situatie omgekeerd door ons eerst te richten op de behoeften van de Alaners. Iedereen is vrij om te werken en te leven waar hij of zij wil, omdat we ervan uitgaan dat Alaners elkaar kennen en rekening houden met wat ze nodig hebben en waar ze energie van krijgen. In ruil daarvoor passen wij ons aan om hen een passende werkplek te bieden:

In 2020 hebben we besloten om de werving van talent niet langer te beperken tot de drie landen waarin we actief zijn: Frankrijk, Spanje en België.

Deze beslissing ging gepaard met complexe uitdagingen in een brede waaier van regelgevende instanties: immigratie, loonadministratie en -administratie, fiscale residentie, socialezekerheidswetgeving, arbeidswetgeving enzovoort.

Als gevolg hiervan hebben we ons beleid "aangescherpt" om te voorkomen dat we ons per geval bezig moeten houden met vervelende internationale wervingen.

Alaners kunnen momenteel in 8 landen worden geworven:

Dat gezegd hebbende, moeten we als Frans geregistreerde verzekeraar de verzekeringsregels van de ACPR toepassen. Als gevolg daarvan hebben sommige van onze teams functies en rollen die nergens anders kunnen worden uitgevoerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor verkoop, klantenservice en bepaalde belangrijke bedrijfsfuncties zoals verzekeringsmanagement.

Kortom, werknemers kunnen werken waar ze maar willen in het land waar ze zijn aangeworven. Bijvoorbeeld, een Alaner die in Frankrijk is aangenomen, kan beslissen om te werken vanuit Parijs, Brest, Toulouse, Collonges-la-Rouge... Kortom, zijn enige beperking is zijn creativiteit (en zijn zin in de Limousin)!

Niets weerhoudt Alaners er echter van om af en toe buiten deze landen te werken, tot een limiet van 30 tot 90 dagen per jaar (afhankelijk van of het land deel uitmaakt van het Schengengebied). Maar hoewel asynchroon werken de productiviteit verhoogt, kan het jongleren met grote tijdsverschillen de samenwerking vertragen en het team dwingen om op vreemde uren te werken om "synchrone" momenten (1:1s, werving) te garanderen, wat niet erg gezond is. Daarom beperken we ons "Work from Anywhere" (WFA ) beleid tot gebieden met ten minste 6 uur CET tijdsverschil tussen 9 uur 's ochtends en 6 uur 's avonds.

Voordat je het rekruteringsproces start of een jobaanbieding doet, en nadat je hebt gecontroleerd of je aanbod concurrerend is in het land in kwestie, is het verstandig om na te gaan welke impact je status heeft op elk van deze variabelen in het land in kwestie: ☑️ Immigratieverplichtingen als werkgever:

☑️ Naleving van de arbeidswetgeving :

☑️ Sociale zekerheid en verantwoordelijkheden op het gebied van gezondheid:

☑️ Inkomstenbelasting :

☑️ Compliance en salarisadministratie:

Al heel vroeg in de geschiedenis van Alan hebben we een cultuur van schrijven, transparantie, asynchronie en gedistribueerde verantwoordelijkheid opgebouwd om onze teams veel flexibiliteit te bieden bij het indelen van hun tijd. Het is deze cultuur die ons in staat heeft gesteld om ons "Werk overal vandaan"-beleid vanaf 2020 te veralgemenen.

Het principe van transparantie komt bij Alan in vele vormen voor, zoals schriftelijke besluitvorming en vergaderingen als laatste redmiddel, terwijl het principe van gedeelde verantwoordelijkheid de leidraad vormt voor de manier waarop we elke dag beslissingen nemen.

Deze manier van werken creëert een flexibele, krachtige en krachtige omgeving. Door informatie openbaar en toegankelijk te maken, vergemakkelijken we autonome (goede) besluitvorming.

Het helpt ook om dagelijkse handelingen en taken weer in een breder perspectief te plaatsen en zo het werk weer zin te geven - wat vooral belangrijk is in een hybride of externe werkomgeving.

Intern zijn we gewend om onze documenten breed en systematisch te delen:

Checklist: De juiste voorwaarden scheppen voor flexibel en asynchroon werken

Werken op afstand is niet altijd gemakkelijk, vooral voor werknemers die voor het eerst experimenteren. Bij Alan zijn we ervan overtuigd dat het niet alleen rituelen zijn die een band creëren binnen een team, maar dat het vooral een effectieve samenwerking is die is gebaseerd op transparantie, gedeelde verantwoordelijkheid, een duidelijke definitie van individuele en collectieve doelstellingen en vertrouwen, zoals besproken in de vorige paragraaf. Het blijft echter belangrijk om momenten en initiatieven in te voeren die bijdragen aan het smeden van sterke banden tussen teamleden, zodat iedereen zich in de best mogelijke omstandigheden bevindt om te slagen.

Als je meer wilt weten over dit onderwerp, raden we je de podcastaflevering "Valuing proximity at work to avoid feelings of isolation" aan, waarin Lydia Martin, de bedrijfspsycholoog van Alan, haar advies deelt met managers. U vindt het hier.

Hier zijn een aantal rituelen die je kunt invoeren om te zorgen voor sterke sociale banden, en hoe we ze bij Alan invoeren:

Het hele bedrijf regelmatig samenbrengen is een zeer krachtige manier om de betrokkenheid te versterken en de ontwikkeling van relaties tussen teams te stimuleren. Bij Alan organiseren we twee keer per jaar Check-Ins waar alle Alaners uit onze verschillende landen samenkomen. Hier houden we een grote presentatie om belangrijke updates te delen, successen te vieren en ervoor te zorgen dat de doelen/missie van het bedrijf voorop staan. Daarna hebben we breakout-sessies of activiteiten waar we Alaners uit verschillende teams en landen samenbrengen. Natuurlijk zijn deze evenementen niet compleet zonder een feest waar Alaners sociale contacten kunnen leggen en kunnen ontspannen met hun collega's.

Regelmatige contactmomenten binnen teams zijn ongelooflijk belangrijk wanneer leden verspreid zijn om ervoor te zorgen dat ze betrokken zijn en zich deel voelen van het team, het bedrijf, enz. Dit kan in de vorm van wekelijkse stand-ups waar teamleden kunnen delen hoe ze zich voelen, onderwerpen kunnen bespreken die ze liever mondeling uiten en obstakels kunnen benadrukken waarover ze graag de mening van het team willen horen.

Het oplossen van een bedrijfsbreed probleem en het werken met een groep mensen waar je normaal niet mee omgaat is erg stimulerend. Eens per jaar organiseert Alan een hackathon rond een specifiek thema. Het doel is om nieuwe perspectieven te identificeren, om ideeën te durven voorstellen waar we in eerste instantie niet aan gedacht zouden hebben, rond een 48-uurs uitdaging.

Twee keer per maand organiseren we een informele lunch waarbij een Alaner een onderwerp naar keuze presenteert - meestal een gebied waar hij of zij gepassioneerd over is - aan het voltallige personeel. Het idee is om te profiteren van de ervaring van onze Alaners, buiten hun leven bij Alan, en om te genieten van een atypisch moment van delen waarin we gemeenschappelijke punten ontdekken.

Slack is natuurlijk ons werkinstrument. Maar sommige gebieden zijn gewijd aan binding, een soort digitale koffiepauze. Liefhebbers van viervoeters, hardloopfans of liefhebbers van uit hun verband gerukte citaten vinden allemaal hun gading in onze vele affiniteitskanalen.

Tijdens onze sollicitatiegesprekken hebben we kunnen vaststellen dat telewerken voor sommige Alaners een reden kan zijn om te vertrekken. De flexibiliteit die het biedt, is niet zonder risico voor hun mentale welzijn: angst, hyperverbinding, isolement. Bij Alan hebben we een cultuur van waakzaamheid ingevoerd om bepaalde indicatoren in de gaten te houden, ondanks de afstand.

We nodigen elke Alaner, en vooral coaches, uit om op de volgende signalen te letten:

Als telewerken de oorzaak is van het ongenoegen van een Alaner, raden we aan :

Als de nieuwe medewerker zijn of haar wens heeft gedeeld om te kiezen voor hybride of 100% remote werken, raden we aan om een coach te kiezen die in een vergelijkbare configuratie werkt. Zoals het gezegde luidt: "Wie de hindernissen kent, overwint ze"; een coach die de bijzonderheden van telewerken heeft ervaren, zal in een betere positie zijn om zijn coachee effectief te adviseren, overeenstemming en onmiddellijke nabijheid te creëren - en tegelijkertijd de risico's van een "mismatch" tussen twee realiteiten met verschillende problemen (face-to-face en op afstand) te beperken.

We zijn ons ervan bewust dat ons Work from Anywhere-beleid niet perfect is, maar we hebben het zo eerlijk mogelijk ontworpen. Het is volledig gebaseerd op onze cultuur van vertrouwen en asynchronie, waarvan transparantie en gedistribueerde verantwoordelijkheid de hoekstenen zijn. We werken het voortdurend bij in overeenstemming met deze basisprincipes: