Een deep-dive in onze coaching filosofie

Bij Alan hebben we gekozen om de titel van manager te laten varen, hoewel we in "management" geloven.  

De meest succesvolle teams hebben allemaal één ding gemeen: vertrouwen. Het was deze observatie die de ontwikkeling van onze bedrijfscultuur stuurde. Bij de oprichting van Alan stelden we vijf kernwaarden op die beschrijven hoe we samenwerken, en van deze twee in het bijzonder - verdeelde verantwoordelijkheid en radicale transparantie - werkten niet goed samen met een traditioneel beeld van verticale hiërarchie.

Echter, terwijl Alaners geen manager hebben om hun doelstellingen te definiëren, deadlines te stellen, hun vakanties te valideren en hen te evalueren aan het einde van de cyclus, worden ze niet aan hun lot overgelaten. Ze profiteren zelfs van een uniek coaching systeem.

Hoewel het idee om operationele managers en individuele coaches te scheiden sommigen kan verbazen, eert deze beslissing één van onze kernwaarden: "de persoonlijke groei van elke Alaner is een prioriteit". Nog niet duidelijk? We leggen het in meer detail uit.

"We werven slimme mensen aan zodat ze ons kunnen vertellen wat we moeten doen." Zo zag Steve Jobs de werving bij Apple, en het is een visie die we bij Alan delen.

Bij Alan is onze eerste obsessie onze leden. We streven ernaar het zorgstelsel te revolutioneren, iedereen toegang te geven tot preventieve, gepersonaliseerde en holistische geneeskunde. Om dit te bereiken, moeten we de beste producten en diensten aanbieden aan onze leden en klanten.

Dit project is extreem ambitieus, en om het te bereiken moeten we onszelf gedurfde doelen stellen terwijl we uitzonderlijk hoge normen handhaven. Wat wij "fearless ambition" noemen.

Dit is alleen mogelijk door een team samen te stellen dat samenwerkt om keuzes te maken die tegen de norm ingaan en het onmogelijke te bereiken. We zoeken dus geen consensus met een eindeloze keten van validatie, omdat we de best mogelijke beslissingen willen nemen en snel willen itereren. Daarom hebben we een aanpak en organisatie opgezet die individueel en collectief risico nemen aanmoedigt.

Over het algemeen leggen managers hun beslissingen op aan hun teams. Hij heeft het laatste woord over projecten, beslist over deadlines, wijst projecten toe aan deze of die persoon... Naar onze mening belemmert dit model, naast het wegnemen van verantwoordelijkheid, de ontwikkeling van werknemers en leidt het soms tot besluitvorming die geen rekening houdt met de realiteit.

Daarom is het team van Alan vanaf het begin opgebouwd op basis van vertrouwen en zonder managers. We vertrouwen erop dat onze mensen de beste beslissingen nemen. 

Dit vertrouwensmodel is gebouwd op twee fundamenten:

1. Verdeelde verantwoordelijkheid Bij Alan zijn al onze werknemers autonoom, en het initiatief valt van nature toe aan degenen die het dichtst bij de situatie staan. Met andere woorden, de mensen met de meeste context nemen de beslissingen, ongeacht hun niveau van senioriteit.

2. Radicale transparantie Om de beste beslissingen te nemen, spreekt het voor zich dat je zo goed mogelijk geïnformeerd moet zijn: context, kwesties, precedenten, risico's, enzovoort. Door informatie openbaar en toegankelijk te maken, vergemakkelijken we ieders bijdrage, en dus samenwerking en het nemen van (goede) beslissingen. Geen kennis gaat verloren of wordt verborgen: alles is gecentraliseerd en binnen handbereik. Elk stukje kennis helpt ons om te groeien en te leren, zowel individueel als collectief.

De strategie wordt collectief gedefinieerd, en iedereen vertaalt deze in individuele doelstellingen, zonder de noodzaak van een manager. 

Alan's doelstellingen worden niet gedefinieerd door een minderheid, maar collectief. Hiervoor wordt de langetermijnstrategie gedurende het hele bedrijf gedeeld en elk kwartaal bijgewerkt. Elke "crew" past deze strategie vervolgens aan in doelstellingen. Aangezien elke Alaner lid is van een crew, is het zijn of haar verantwoordelijkheid om te beslissen, week na week, aan welke projecten hij of zij zal werken om de gestelde doelstellingen te bereiken. 

Alle crews hebben een "crew lead", d.w.z. een Alaner die de projecten controleert, het tempo bepaalt en ervoor zorgt dat de doelstellingen worden gehaald. Echter, de crew lead definieert geen individuele doelstellingen of deadlines. Noch is hij of zij de enige persoon die de prestaties van een Alaner beoordeelt. Al onze prestatie-evaluaties worden op een coöperatieve manier uitgevoerd. Hij is een operationeel manager, zonder de hiërarchische kant.

We houden ervan om kaders te gebruiken om ons te helpen sneller te werken. 

Het kaderen van een project of een discussie helpt ons betere beslissingen te nemen. Kaders zijn hulpmiddelen om te werken, niet om te denken. Ze zijn er om ons te helpen sneller en georganiseerder te worden. Op deze manier kaderen we ons denken over problemen en besluitvorming in een zeer eenvoudige architectuur: doelstellingen, context, voorstel, vragen. Dit stelt alle Alaners in staat hun denken te structureren en zo effectief mogelijk te communiceren. Deze structuur stelt ons in staat een niveau verder te gaan, terwijl we junior mensen leren een probleem af te breken.

We zijn ervan overtuigd dat teamwerk betere resultaten oplevert dan individueel werk.

Werken zonder manager betekent niet dat je alleen werkt - integendeel! We nemen onze beslissingen altijd openbaar, op Slack of Github, wat iedereen de kans geeft om in te grijpen en de argumenten positief uit te dagen. We beschrijven ons besluitvormingsproces in dit artikel.

Deze manier van werken moedigt onze werknemers aan om ambitieus en creatief te zijn, zonder angst voor mislukking, omdat het vertrouwen dat in elk individu wordt geplaatst, een gevoel van psychologische veiligheid creëert. Echter, om onze werknemers te kunnen volgen en hen te helpen vooruitgaan, is het essentieel om interne contacten te hebben. Daarom hebben we ons eigen coaching systeem gecreëerd.

Hoe ondersteun je de vooruitgang van elke Alaner als er geen manager is? Elke Alaner wordt begeleid door een coach vanaf het moment dat hij of zij bij Alan komt.

Het belangrijkste doel van de coach kan worden samengevat in twee punten: de persoonlijke en professionele toewijding en groei van de coachee. Hij helpt de coachee om vooruitgang te boeken terwijl hij in lijn blijft met zijn professionele ambities. Hij zorgt voor motivatie en benut sterke punten terwijl hij werkt aan verbeterpunten. Hij heeft vier belangrijke missies:

➡️ Het overbrengen van onze leiderschapsprincipes en cultuur: Hij zorgt ervoor dat de basisprincipes worden begrepen en belichaamd door de coachee, met het oog op het ontwikkelen van toekomstige leiders van Alan.

➡️ Het maximaliseren van impact en prestaties: Hoewel hij niet dagelijks met zijn coachee werkt, weet hij zijn sterke punten te identificeren en zoekt hij naar manieren om deze te maximaliseren om het bedrijf te helpen zijn doelstellingen te bereiken. Hij aarzelt niet om successen te vieren en verbeterpunten aan te wijzen.

➡️ Ondersteunen en begeleiden van carrièreontwikkeling: Coaches zijn geïnteresseerd in de langetermijnambities van hun coachee, bespreken proactief hun ambities en werken samen met hen uit hoe ze deze het beste kunnen bereiken.

➡️ Het vergroten van de betrokkenheid: De coach moet een ruimte van psychologische veiligheid creëren, bevorderlijk voor uitwisselingen in volledig vertrouwen. Hij beoordeelt het welzijnsniveau van zijn coachee en helpt hem om betekenis en erkenning te vinden in zijn werk. Kortom, hij is geen traditionele manager: zijn missie is om zijn coachee te helpen de beste versie van zichzelf te worden.

Concreet, om deze coaching effectief te implementeren, moet de coach 1:1 tijd besteden aan de coachee (45 minuten, elke twee weken, bijvoorbeeld). Hij moet ook de tijd nemen om de prestatiedoelstellingen te lezen en een 360° beeld te krijgen van het werk van de coachee (door te praten met de crew lead, feedback te analyseren, enz.).

Omdat het zijn van een coach een grote verantwoordelijkheid is, trainen en ondersteunen we onze coaches proactief via onze "Coaching Academy" (een online leerplatform), via een "Coach Forum" waar iedereen hulp kan krijgen met specifieke gevallen en, natuurlijk, door coaching zelf! In feite is elke coach een coachee op zichzelf. Het doel? Elke coach in staat stellen om met alle soorten situaties om te gaan, zelfs de moeilijkste, door een bepaalde houding te ontwikkelen:

✅ De coach bouwt een vertrouwensrelatie op: Hij is niet oordelend en empathisch met zijn coachee. Deze vertrouwensband is essentieel, omdat de coach zowel mislukkingen als successen moet kunnen aanspreken, niet moet aarzelen om open vragen te stellen en de coachee moet helpen om afstand te nemen van zijn dagelijkse leven. Hij of zij is ook bereid om kwetsbaarheid te tonen om een omgeving van psychologische veiligheid te creëren.

✅ Hij is een actieve luisteraar: hij weet hoe hij verbale en non-verbale signalen moet opvangen. Een goede coach weet dat het oplossen van een probleem vaak diepgaande reflectie vereist. Hij moet daarom open vragen stellen die de coachee aanmoedigen om zijn situatie vanuit verschillende invalshoeken te bekijken.

✅ Hij daagt de coachee op een positieve manier uit: Hij moedigt zijn coachee aan om initiatief te nemen en creatief te zijn in het bereiken van zijn doelen. Hij moedigt de coachee aan om verantwoordelijkheid te nemen en zelfvertrouwen op te bouwen. Hij weet ook hoe hij waarschuwingssignalen moet identificeren en moeilijke gesprekken moet voeren wanneer dat nodig is.

... En wat we proberen te vermijden

⛔️ De coach houdt zich niet bezig met het dagelijkse operationele werk van de coachee: De coach biedt geen "technische" hulp. Hij of zij wordt echter wel geacht contact te houden met de "Crew Lead" van de coachee om hem of haar te helpen vooruitgang te boeken.

⛔️ Hij is geen manager (in de traditionele, hiërarchische zin van het woord): Hij legt zijn coachee geen doelstellingen, deadlines of missies op. Hij kan hem echter wel adviseren bij het prioriteren van zijn taken en het definiëren van duidelijke doelstellingen.

⛔️ Hij is geen blinde beschermer: De coach blijft objectief en helder over de verbeterpunten van de coachee. Zijn rol is niet om hem te verdedigen. In het geval van moeilijkheden moet hij zijn feedback transparant en sympathiek delen, ook al kan dat moeilijk zijn om te horen.

⛔️ Hij legt zijn manieren van doen niet op: Hij mag niet arbitrair een manier van doen opleggen. Zijn rol is om zijn coachee in de juiste richting te wijzen, om hem te begeleiden in de juiste richting om het gewenste resultaat te bereiken.

Veel meer dan een operationeel model, stelt ons coaching systeem ons in staat om de motivatie, betrokkenheid en vooruitgang van onze Alaners te beoordelen en te bevorderen. Om je te helpen begrijpen hoe we onze coaching sessies uitvoeren, werken we aan een aankomende toolkit, dus blijf op de hoogte...