Cómo tener conversaciones difíciles en el trabajo. Mejorar la comunicación entre empresa y profesionales.

¿Cómo afronta tu empresa los problemas? Ante una situación difícil hay tres opciones: la inacción, la confrontación y el diálogo.

En el primer caso, se suele tener la creencia de que “el tiempo lo cura todo”. Sin embargo, dejar pasar las cosas, por vergüenza o por miedo al conflicto, provoca que los conflictos se enquisten y se vayan haciendo cada vez más grandes. En cuanto a la confrontación, podríamos definirla como un diálogo mal enfocado en el que una parte queda por encima de la otra, perdiendo el objetivo que es solucionar el problema. Ambas situaciones se pueden dar en cualquier contexto de la vida, y la empresa no es una excepción. 

El diálogo es, por tanto, la mejor forma para afrontar y solucionar un problema. No obstante, en Alan, como empresa radicalmente transparente, sabemos que no es fácil, pero también somos conscientes de los grandes beneficios que tiene el saber hablar ante situaciones difíciles, porque lo hemos vivido en nuestras propias carnes.

En este artículo queremos ayudarte a hacer de tu empresa un lugar más comunicativo, con consejos reales que a nosotros nos han servido para crecer y para estar donde estamos hoy junto a todo nuestro equipo.

La comunicación en una empresa no se debe basar únicamente en compartir datos y estadísticas sobre los resultados de un determinado proyecto. Comunicarse también conlleva comprender al otro y tomar decisiones oportunas y asertivas, por muy difíciles que estas sean. Las decisiones, aunque tengan un responsable,  no se deben tomar de manera unilateral, sino que lo mejor es compartir y contrastar diferentes opiniones a través del debate sano y generando espacios de conversación.

Según la docente e investigadora Elisabeth Ann Escobar Cazal, una buena comunicación en las organizaciones ayuda a:

🙋‍♂️ Generar mayor confianza entre las personas.

🙌 Potenciar el trabajo en equipo.

🚀 Cumplir los propósitos comunes.

💚 Mejorar la relación entre los diferentes equipos.

🏡 Crear un mejor clima laboral.

Escobar afirma que tener una cultura en la que se prime la comunicación hace de una organización un lugar con mayor capacidad de análisis y con mejorar capacidad de adaptación a los cambios.

📉 Estancamiento: lo que no se habla no se puede mejorar y, para crecer, hay que prestar mucha atención a los aspectos negativos y solucionarlos. No afrontar conversaciones difíciles será un lastre que te impedirá crecer humana y económicamente.

👩‍💼 Disminución de la retención del talento: las empresas que no hablan con un profesional (o profesionales) cuando no está llevando a cabo una buena praxis, provocan que el resto de compañeros pierdan la confianza que habían depositado en la organización, no se sientan cómodos y baje su nivel de fidelidad. Quizás esa persona que no está dando el 100% en el trabajo tenga algún problema personal o profesional que, hablando, se podría solucionar.

📊 Desmotivación y pérdida de productividad: en relación a la anterior, aquellas personas que tengan que seguir trabajando con compañeros que no respetan la cultura empresarial o que deberían mejorar su desempeño hace que su capacidad de trabajo baje y que no tengan la misma ilusión en el proyecto.

😒 Aumento de la desconfianza: si un problema no se sabe canalizar y hablar de la forma adecuada, es normal que se produzcan rumores y cuchicheos que no benefician para nada la cultura y el ambiente de una empresa.

Cuando hay un problema en una empresa, se puede solucionar de manera más vertical (en la que intervienen personas de la dirección o de Recursos Humanos) o de forma más horizontal (entre equipos). En ambos casos es difícil afrontar una conversación incómoda y los consejos que te damos a continuación sirven para ambas situaciones. De hecho,  se pueden aplicar en cualquier ámbito en el que haya que afrontar una conversación difícil, ya sea con un familiar o un amigo.

No empieces diciendo lo negativo. Para crear un ambiente agradable y conseguir que la persona se sienta cómoda y no vea la situación como una confrontación es muy interesante que destaques primero sus virtudes. Un ejemplo podría ser: “desde que formas parte del equipo hemos visto cómo has cumplido los objetivos productivos que íbamos marcando, algo que demuestra tu gran capacidad. Sin embargo, hemos visto dificultades a la hora de relacionarte con el equipo. ¿Qué quieres contarnos sobre ello? ¿Crees que estamos en lo cierto?”. Por otro lado, este tipo de respuestas finales ayudarán a que la persona se sume a la conversación con naturalidad y a que dé su punto de vista. No podemos olvidar que no conocemos la realidad total de quien tenemos delante.

En Alan creemos que las conversaciones difíciles es mejor tenerlas cara a cara, ya sea de forma presencial o remota, evitando el email o cualquier tipo de mensaje escrito. De esta forma, la persona se sentirá más arropada y podrá dar su punto de vista con mayor libertad. 

Esto no quiere decir que releguemos el lenguaje escrito las herramientas de comunicación digitales solo a las buenas noticias. Sin embargo, las malas noticias que transmitimos por escrito a distancia suelen estar más relacionadas con resultados a nivel de equipo o con problemas más generales que no atañen a una sola persona o a un grupo reducido de dos o tres profesionales. En estos casos más concretos, preferimos las reuniones en las ue ambas partes puedan verse presenciales.

“¿Por qué crees que no has podido llegar a este objetivo?” “¿Crees que hay algo en lo que podamos ayudarte para que mejores?” Hay que partir de la base de que es posible que la persona esté pasando por un problema personal, tenga un conflicto interno o no se sienta cómoda con algún aspecto de la cultura empresarial. No es positivo empezar una conversación pensando que tenemos la razón absoluta y que la otra persona es “la mala” o “la conflictiva”. Demos el beneficio de la duda y, después, saquemos las conclusiones. De lo contrario, podremos llegar a prescindir de un gran profesional solo porque no hemos tenido la sensibilidad suficiente como para comprender su problema.  

En Alan nos encantan los debates acalorados sobre ideas y aspectos de la empresa, pero sabemos poner nuestros límites, que son: la educación y la cortesía. 

Nuestros debates y conversaciones se limitan a conceptos y nunca se ataca a nadie a nivel personal. Hay que separar los hechos de las personas. Podemos ser duros con los hechos, pero somos amables con las personas. Esta es una de las mejores formas de conseguir controlar la situación y de no dejarnos llevar por sentimientos que eleven el tono de la conversación y nublen el raciocinio.

Ser amable no está reñido con decir la verdad y ser honesto. Por eso, una de nuestras claves para afrontar conversaciones difíciles en el trabajo es la asertividad y la transparencia. No ocultamos información y, aunque la verdad duela, preferimos pecar de honestos que decir verdades a medias. Vemos la verdad como un vehículo para ayudar a las personas, no para herirlas.

En definitiva, nuestro principal consejo es que digas las cosas de manera clara y constructiva, siguiendo un orden: primero indicar las cosas positivas, luego destacar el problema, más tarde añadir sugerencias de mejora y, al final, proponer las soluciones. 

Con la práctica, cada vez ganarás más destreza a la hora de enfrentarte a situaciones difíciles y conseguirás mejores resultados. Obviamente, estas conversaciones, no siempre acaban con un final feliz, pero sí con un final que es el mejor para ambas partes, tanto para la empresa como para la persona.